Zahlungsfunktionen der Praxissoftware für Ästhetikkliniken: an der Rechnung, nicht daneben

Warum Zahlungsfunktionen in der Ästhetik an der Rechnung hängen müssen

In einer ästhetischen Praxis oder Privatklinik ist jede Behandlung eine Selbstzahlerleistung mit eigener Rechnung nach GOÄ. Bei der Unterspritzung wird am selben Tag bezahlt, bei der Lidstraffung geht eine Vorschussrechnung voraus, beim Longevity-Check hängt die Zahlung an einem online gebuchten Termin. Die Frage ist deshalb nicht, ob eine Praxis Karten annimmt, sondern ob jede Zahlung ohne zweites Eintippen an der richtigen Rechnung landet. Genau dort entscheidet sich, ob der Abend am Empfang mit dem letzten Patienten endet oder mit dem Abgleich von Terminalbelegen gegen Rechnungsliste beginnt.

Das Problem mit der Zahlung neben der Software: zwei Systeme, ein Abend

In vielen Praxen leben Zahlung und Rechnung in getrennten Welten. Das Kartenterminal kennt einen Betrag, den jemand eingetippt hat. Die Praxissoftware kennt die Rechnung, an der dieselbe Zahlung noch einmal von Hand gebucht wird. Dazwischen liegen ein Zahlendreher, eine vergessene Buchung oder eine Erstattung, die im Portal des Anbieters ausgelöst und in der Software getrennt storniert wurde. Jeder Übergang ist eine Stelle, an der Terminalbeleg und Rechnung auseinanderlaufen. Und wer am Monatsende dem Steuerbüro erklären muss, warum die Kartenumsätze nicht zu den Rechnungen passen, sucht in zwei Systemen nach einem Fehler, den keines von beiden sieht.

Drei Zahlwege, ein Ziel: Kartenterminal, Zahl-Link, Online-Buchungsgebühr

Zahlungsfunktionen in einer Praxissoftware für die Ästhetik lassen sich an drei Alltagssituationen messen: am Empfang nach der Behandlung, zu Hause bei einer offenen Rechnung und bei der Online-Buchung eines Termins. Für alle drei gilt derselbe Maßstab: Der Betrag kommt aus der Rechnung, die Zahlung läuft über einen angebundenen Zahlungsanbieter, und das Ergebnis wird automatisch verbucht.

Mehr dazu: Zahlungen in AesthOS: Kartenterminal, Zahl-Link, Buchungsgebühr

Überweisung ohne Tippfehler: der Girocode auf der Rechnung

Nicht jede Rechnung wird am Terminal oder per Link bezahlt. Wer überweist, tippt IBAN, Betrag und Verwendungszweck ab, und ein Zahlendreher reicht, damit das Geld nicht ankommt oder nicht zugeordnet werden kann. Der Girocode (EPC-QR-Code nach dem Standard EPC069-12) löst dieses Problem auf der Rechnung selbst: Die Banking-App scannt den Code und füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck aus. Eine Praxissoftware sollte ihn auf jede finalisierte EUR-Rechnung drucken und die Bankverbindung dabei aus dem Briefpapier des Rechnungsstellers lesen. Für die Schweiz gilt dasselbe Prinzip mit der QR-Rechnung (Swiss QR-Bill).

Mehr dazu: Abrechnung in AesthOS: Girocode auf jeder Rechnung

Vorschuss, offene Posten, Mahnung: Zahlungen als Teil der Abrechnung

Zahlungsfunktionen enden nicht mit dem Zahlungseingang. Vor einer Behandlung mit Anzahlung stellt die Praxis eine Vorschussrechnung; die Anzahlung ist je Behandlungsart als Prozentsatz oder fester Betrag hinterlegt. In der Abschlussrechnung wird sie automatisch verrechnet, und zwar mit dem Steuersatz der Hauptleistung, sodass nur der offene Rest erscheint. Alle offenen Forderungen stehen in einer Liste mit Fälligkeit und Mahnstufe; der Status springt auf bezahlt, sobald die Zahlung eingeht, egal über welchen Weg. Bleibt eine Rechnung offen, greifen konfigurierbare Mahnstufen mit eigenen Fristen, Gebühren und Texten, als E-Mail oder Brief. Und zu jeder Zahlung gehört auf Wunsch eine Zahlungsbestätigung, getrennt von der Rechnung, die verrechnete Anzahlungen mit ausweist.

Was die Buchhaltung braucht: Nachweise, Steuer-Trennung, DATEV

Für das Steuerbüro zählt nicht, wie bequem eine Zahlung war, sondern ob sie belegt, richtig versteuert und ohne Nacharbeit übergeben wird.

Warum keine generische Kassen- oder Zahlungslösung neben der Praxissoftware

Eine Kassen-App, ein Terminal mit eigener Verwaltung oder ein Bezahl-Link-Dienst kennt Beträge, aber keine Rechnungen. Er weiß nicht, dass 1.000 € Anzahlung zu einer Operation gehören, die in drei Wochen abgerechnet wird, dass eine Position steuerfrei und die nächste steuerpflichtig ist, dass zwei Gesellschaften mit zwei Bankverbindungen abrechnen oder dass eine Online-Buchung erst mit der Zahlung verbindlich wird. Diese Zusammenhänge entstehen in der Praxissoftware und lassen sich nachträglich nicht sauber hineinkopieren. Das Ergebnis einer getrennten Lösung ist immer dasselbe: eine zweite Erfassung, ein zweiter Ort für Erstattungen, ein zweiter Abgleich und Belege, die zu Beträgen passen, aber nicht zu Rechnungen.

Was Zahlungsfunktionen in der Praxissoftware NICHT sind

Ehrliche Abgrenzung gehört zur Auswahl. Eine Praxissoftware mit angebundenen Zahlungsanbietern ist keine Kassensoftware: kein Kassenbuch, kein Tagesabschluss, keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Barzahlungen werden wie bisher als Zahlung an der Rechnung gebucht; welche Pflichten für eine Kasse gelten, klärt die Praxis mit ihrer Steuerberatung. Sie speichert auch keine Kartendaten, denn Kartennummer und PIN bleiben beim Terminal und auf der Zahlseite des Anbieters.

Wie AesthOS das löst

AesthOS bucht Zahlungen dort, wo die Rechnung entsteht. Aus dem Dialog „Zahlung buchen“ geht der offene Betrag an das Kartenterminal, der Zahl-Link zur Rechnung wird per E-Mail oder SMS aus dem Rechnungsdetail verschickt, und die Online-Buchungsgebühr je Terminart wird nach Zahlungseingang als Vorschuss verbucht. Alle drei Wege laufen über angebundene Zahlungsanbieter (aktuell angebunden ist SumUp, weitere sind vorgesehen), je Kanal getrennt wählbar; ohne Anbieter verhält sich AesthOS wie bisher.

Mehr dazu: Das Modul Zahlungen im Detail