Kein Angebot
bleibt
liegen.
Die Beratungs-Nachverfolgung in AesthOS ist das Follow-up-Modul für ästhetische Privatkliniken und Praxen in DACH. Nach jeder Beratung verfolgt es den Kostenvoranschlag automatisch nach — Kontaktversuche werden dokumentiert, Wiedervorlagen gesetzt, Absage- und Zögergründe strukturiert erfasst. Bucht der Patient die Operation, schließt sich der Vorgang automatisch als konvertiert. Conversion-Rate, überfällige Follow-ups und offenes Angebotsvolumen sieht die Klinikleitung auf einen Blick.
Ein Patient war zur Beratung, hat den Kostenvoranschlag — und meldet sich nicht. Wochen später fragt der Arzt: Hat sie gebucht? AesthOS verfolgt jede Beratung automatisch nach: Wer ist fällig, wer wurde schon kontaktiert, warum zögert jemand. Sie fassen gezielt nach — und kein Angebot über mehrere tausend Euro bleibt liegen.
Was eine vergessene Beratung kostet. Und was AesthOS daraus macht.
Hat sie gebucht?
Keiner weiß es.
Der Arzt fragt beim Mittagessen nach einer Patientin von vor vier Wochen. Der Empfang zuckt mit den Schultern — nachgefasst hat niemand. Das Angebot über 8.500 € liegt seit Wochen unbeantwortet. Mit AesthOS sieht jeder sofort: fällig, kontaktiert oder erledigt.
Wie viele werden zur OP?
Wie viele Beratungen führen zu Operationen — und bei welchem Behandler? Ohne Zahlen bleibt es Bauchgefühl. AesthOS zeigt die Conversion-Rate live, auf Wunsch pro Behandler.
Nachfassen von Hand.
Wer hat wen wann angerufen? Klebezettel am Monitor, eine Excel-Liste, die niemand pflegt. AesthOS hält jeden Kontaktversuch fest — mit Kanal, Ergebnis und Wiedervorlage.
Warum sagen sie ab?
Preis? Andere Klinik? Falscher Zeitpunkt? Wenn Absagegründe nirgends landen, lernt die Klinik nie dazu. AesthOS erfasst sie strukturiert — auswertbar.
Einmal eingestellt. Die Strecke läuft von selbst.
Die Klinikleitung legt nur Frist und Gründe-Katalog fest — den Rest erledigt AesthOS: Die Nachverfolgung startet ab der Beratung, fällige Follow-ups erscheinen automatisch, gebuchte Operationen schließen den Vorgang.
Ab der Beratung,
ohne Zutun.
Standard sind 28 Tage — vier Wochen. Die Frist stellen Sie pro Klinik selbst ein.
Kanal und Ergebnis,
in einem Klick.
- Notiz pro Versuch
- Wiedervorlage +1 / +2 / +4 Wochen
- Jeder Versuch wird gezählt
Warum jemand zögert
— oder absagt.
Bei „Patient überlegt“ ist ein Grund Pflicht — den Katalog passen Sie frei an, Freitext bleibt immer möglich.
Klebezettel am Monitor · Excel, das keiner pflegt · „Ich dachte, du rufst an“ · Angebote, die verfallen.
Nachfassen, ohne nachzudenken.
Vom ersten Anruf bis zur gebuchten OP — jeder Schritt ist dokumentiert, jede Wiedervorlage terminiert, jede Zahl auswertbar.
Angerufen? Festgehalten.
Ein Klick öffnet den Dialog: Ergebnis wählen — erreicht, nicht erreicht, angeschrieben oder „Patient überlegt“ — Kanal dazu, kurze Notiz, fertig. Jeder Versuch wird gezählt und ins Protokoll geschrieben.
Wiedervorlage
Mit einem Klick +1, +2 oder +4 Wochen — oder ein eigenes Datum. Der nächste Anruf ist terminiert, nichts wird vergessen.
Verlauf am Vorgang
Jeder Kontakt und jede Statusänderung in einer Zeitleiste — wer, wann, welcher Kanal, welches Ergebnis.
Auto-Konvertierung
Bucht der Patient die OP, schließt sich der Vorgang automatisch als konvertiert. Keine Doppelpflege, keine vergessenen Häkchen.
Dashboard-Widget
„Offene KVAs“ auf der Startseite zeigt, was fällig ist. Die Schicht beginnt mit der Liste, nicht mit der Suche.
Patient überlegt? Sagen Sie, warum.
Wählt der Empfang „Patient überlegt“, ist ein Grund Pflicht — aus Ihrem Katalog oder als Freitext. Nach ein paar Wochen sehen Sie, woran Abschlüsse wirklich hängen.
Conversion-Rate
Beratungen, die zur OP werden — als Quote, live. Auf Wunsch pro Behandler: Wer überzeugt, wo ist Luft.
Offenes Volumen
Die Summe aller offenen Angebote in Euro. Sie sehen, wie viel Umsatz gerade in der Nachverfolgung steht.
Absagegründe
Warum Patienten abspringen — als Verteilung über alle Absagen. Die Grundlage fürs nächste Preisgespräch.
Überfällige Follow-ups
Was die Frist überschritten hat, wird hervorgehoben. Kein Vorgang verschwindet still in der Liste.
Von der Beratung bis zur Entscheidung.
- 01
Beratung abgeschlossen
Sobald die Beratung als erledigt markiert ist, startet die Nachverfolgung automatisch — ohne zusätzlichen Klick.
- 02
Kostenvoranschlag raus
Der KVA geht per E-Mail oder Brief an den Patienten. Die Frist läuft, der Vorgang ist offen.
- 03
Follow-up fällig
Bleibt die Buchung aus, erscheint der Vorgang nach Ablauf der Frist als fällig — im Dashboard und in der Liste.
- 04
Nachfassen
Empfang ruft an, schreibt oder mailt. Ergebnis und Kanal werden festgehalten, eine Wiedervorlage gesetzt.
- 05
Patient entscheidet
Bucht er die OP, konvertiert der Vorgang automatisch. Sagt er ab, wählt der Empfang einen Grund aus dem Katalog.
- 06
Auswertung
Conversion-Rate, offenes Volumen und Absagegründe fließen in die Auswertung — pro Klinik und pro Behandler.
Jeder Anruf endet mit einem Ergebnis.
Vier Ergebnisse stehen zur Wahl. Drei davon sind ein Klick — beim vierten fragt AesthOS nach, warum der Patient noch zögert.
- Erreicht / Nicht erreichtDer Normalfall: Sie haben telefoniert, geschrieben oder gemailt. Ergebnis und Kanal sind festgehalten, der Versuch zählt.
- AngeschriebenBrief oder E-Mail raus, noch keine Reaktion. Der Vorgang bleibt offen, die Wiedervorlage erinnert ans Nachhaken.
- Patient überlegt — mit GrundHier ist ein strukturierter Grund Pflicht: Preis, Zeitpunkt, Zweitmeinung. So wird aus „mal sehen" eine auswertbare Information.
Die Pipeline, als Bild.
Der Conversion-Funnel zeigt, wie viele Beratungen zu Operationen werden. Daneben: offene Follow-ups, überfällige Vorgänge und das offene Angebotsvolumen in Euro.
Nachfassen, im Rahmen der Einwilligung.
Bevor ein Patient kontaktiert wird, prüft AesthOS die Einwilligung. Jeder Kontaktversuch ist protokolliert — und Freitext-Notizen sind beim Löschen oder Anonymisieren geschützt.
- Einwilligung zuerst (DSGVO Art. 6 & 7)Vor jeder Kontaktaufnahme prüft das System die Werbe- bzw. Marketing-Einwilligung des Patienten. Wer nicht eingewilligt hat, wird nicht angeschrieben.
- Lückenloses ProtokollJeder Kontaktversuch, jede Statusänderung und jeder Grund wird mit Zeit, Person und Kanal festgehalten — im Streitfall nachweisbar (§ 630f BGB).
- Notizen DSGVO-geschütztFreitext-Notizen zu einem Kontakt enthalten oft persönliche Angaben. Bei Löschung oder Anonymisierung eines Patienten werden sie zuverlässig entfernt.
- Getrennt nach KlinikJede Klinik sieht nur ihre eigenen Vorgänge. Gründe-Kataloge, Fristen und Auswertungen sind sauber pro Praxis getrennt.
- 12. 03. · Beratung abgeschlossenFrau Weber war zur Brust-Beratung. Die Nachverfolgung startet automatisch, Frist 28 Tage.
- 12. 03. · Kostenvoranschlag rausDer KVA über 8.500 € geht per E-Mail. Vorgang offen, im Protokoll: angelegt von M. Schäfer.
- Tag 28 · Follow-up fälligKeine Buchung. Der Vorgang erscheint im Dashboard-Widget „Offene KVAs".
- Tag 29 · Angerufen, Patient überlegtEmpfang erreicht Frau Weber. Ergebnis: überlegt, Grund: Zeitpunkt. Wiedervorlage in zwei Wochen.
- Tag 43 · OP gebuchtFrau Weber bucht. Der Vorgang konvertiert automatisch — 8.500 € aus der Nachverfolgung gewonnen.
Häufige Fragen zur Nachverfolgung.
Wie startet die Nachverfolgung einer Beratung?
Die Beratungs-Nachverfolgung in AesthOS startet automatisch, sobald eine Beratung als abgeschlossen markiert ist. Es entsteht ein Vorgang mit Frist — standardmäßig 28 Tage. Bleibt eine OP-Buchung aus, erscheint er nach Ablauf als „Follow-up fällig" im Dashboard. Sie müssen nichts manuell anlegen.
Was passiert, wenn der Patient die OP bucht?
Sobald für den Patienten ein OP-Termin gebucht wird, schließt AesthOS den offenen Vorgang automatisch als „konvertiert" — mit Zeitpunkt und Verknüpfung zum Termin. Wird die Beratung dagegen storniert, gilt der Vorgang als verloren. Den Status pflegen Sie nicht von Hand.
Wie dokumentiere ich einen Kontaktversuch?
Im Vorgang öffnen Sie „Kontakt dokumentieren": Sie wählen das Ergebnis (erreicht, nicht erreicht, angeschrieben oder „Patient überlegt"), den Kanal (Telefon, E-Mail, SMS oder Brief), optional eine Notiz und eine Wiedervorlage — mit einem Klick +1, +2 oder +4 Wochen oder ein eigenes Datum. Jeder Versuch wird gezählt und in der Zeitleiste protokolliert.
Warum muss ich bei „Patient überlegt" einen Grund angeben?
Damit aus „meldet sich nochmal" eine auswertbare Information wird. Wählt der Empfang „Patient überlegt", verlangt AesthOS einen Grund aus dem konfigurierbaren Katalog — etwa Preis, Zeitpunkt oder Zweitmeinung — oder als Freitext. Über alle Vorgänge hinweg sehen Sie so, woran Abschlüsse am häufigsten hängen.
Welche Auswertungen bekomme ich?
Die Beratungs-Nachverfolgung zeigt die Conversion-Rate (Beratungen zu Operationen), die Zahl offener und überfälliger Follow-ups, das offene Angebotsvolumen in Euro sowie die Verteilung der Absagegründe. Die Conversion-Rate lässt sich pro Behandler aufschlüsseln — ohne Excel, ohne Nachpflege.
Darf ich jeden Patienten einfach kontaktieren?
Nein — und AesthOS achtet darauf. Vor einer Kontaktaufnahme prüft das System, ob der Patient in Werbung bzw. Marketing eingewilligt hat. Ohne Einwilligung wird nicht angeschrieben. Jeder Kontaktversuch wird protokolliert; Freitext-Notizen werden bei Löschung oder Anonymisierung eines Patienten entfernt (DSGVO Art. 6, Art. 7).
Kann ich Frist und Gründe selbst anpassen?
Ja. Die Follow-up-Frist stellen Sie pro Klinik ein — Standard sind 28 Tage. Den Katalog der Absage- und Zögergründe pflegen Sie selbst: Gründe hinzufügen, umbenennen oder entfernen. Ein Freitext-Eintrag bleibt immer als Auffangoption erhalten.
Für wen lohnt sich die Beratungs-Nachverfolgung?
Für ästhetische Praxen und Kliniken, in denen Beratungen zu hochpreisigen Selbstzahler-Leistungen führen und nicht jeder Patient sofort bucht. Schon wenige zusätzlich gewonnene Operationen pro Monat — Angebote über mehrere tausend Euro — rechtfertigen einen strukturierten Follow-up-Prozess.
Aus der Beratung wird eine Buchung.
30 Minuten Demo. Wir zeigen die echte Nachverfolgung mit Ihrer Klinik-Logik — vom Kostenvoranschlag über das Nachfassen bis zur automatischen Konvertierung.