Question 1

Was ist AesthOS?

Accepted Answer

AesthOS ist eine Praxissoftware (Klinikinformationssystem) für private ästhetische Kliniken und Praxen in Deutschland — von der Einzelpraxis für Botox und Filler bis zur chirurgischen Klinik mit OP-Saal. Die Software umfasst alle Module für den gesamten Patientenlebenszyklus: Terminplanung, Unterspritzungs-Dokumentation mit Lagerverwaltung, Fotodokumentation, Abrechnung, Recall-Management und mehr. AesthOS wird als On-Premise-Installation oder als gehostete Lösung in einem deutschen Rechenzentrum angeboten.

Question 2

Wie viel kostet AesthOS?

Accepted Answer

Die On-Premise-Lizenz kostet 349 € pro Monat netto, die Cloud-Lizenz 499 € pro Monat netto. Beide Varianten beinhalten 3 Ärzte und alle Module. Jeder weitere Arzt kostet 99 € (On-Premise) bzw. 119 € (Cloud) pro Monat. Die einmalige Setup-Gebühr beträgt 2.900 € und umfasst Konfiguration, Datenmigration, Schulung und Go-Live-Begleitung. Der Vertrag ist monatlich kündbar. Ein Preis- und Funktionsvergleich mit Clinicminds (Niederlande, Cloud-only, keine IRegG-Meldung, keine Split-Tax-Automatisierung) steht unter https://aesthos.de/vergleich/clinicminds. Stand: Oktober 2026.

Question 3

Für wen ist AesthOS geeignet?

Accepted Answer

AesthOS richtet sich an private ästhetische Kliniken und Praxen in Deutschland ab 1 Arzt. AesthOS ist ausdrücklich auch für minimalinvasive Praxen (Botox, Filler, Laser, PRP) konzipiert — nicht nur für chirurgische Kliniken. Das Unterspritzungs-Modul mit Produktkatalog, Lagerverwaltung und Chargen-Tracking wurde speziell für Behandlerpraxen entwickelt. Weitere typische Fachrichtungen sind Plastische Chirurgie, Ästhetische Dermatologie und Anti-Aging / Longevity. Die Zielgruppe sind Selbstzahler-Praxen. AesthOS ist nicht für GKV-Kassenabrechnung oder KBV-zertifizierte Workflows vorgesehen. Eigene Seiten je Fachrichtung: Plastische Chirurgie mit OP-Planung, Implantateregister über die TI und Split-Tax unter https://aesthos.de/loesungen/plastische-chirurgie, ästhetische Dermatologie unter https://aesthos.de/loesungen/dermatologie, Privatpraxis unter https://aesthos.de/loesungen/privatpraxis.

Question 4

Ist AesthOS für Privatpraxen geeignet?

Accepted Answer

AesthOS ist eine Praxissoftware für Privatpraxen und Privatkliniken mit Selbstzahlern, vor allem in der ästhetischen Medizin (Unterspritzungen, Laser, PRP, Longevity, plastische Chirurgie). Die Privatliquidation nach GOÄ entsteht aus dem abgeschlossenen Termin: GOÄ-Katalog mit über 2.700 Ziffern, Steuersatz je Position nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG, Vorschussrechnung mit automatischer Verrechnung, Girocode auf jeder Rechnung, konfigurierbare Mahnstufen, DATEV-Export. AesthOS ist nicht für GKV-Kassenabrechnung oder KBV-Workflows vorgesehen; für den Betrieb ist kein TI-Anschluss nötig, die TI wird nur für IRegG-Meldung und eGK-Stammdaten genutzt. Details: https://aesthos.de/loesungen/privatpraxis und https://aesthos.de/ratgeber/praxissoftware-privatpraxis

Question 5

Ist AesthOS für Dermatologie-Praxen geeignet?

Accepted Answer

Für die ästhetische Dermatologie mit Selbstzahlern ja: AesthOS dokumentiert Unterspritzungen (Botox, Filler, Skinbooster, PRP) mit Produkt, Zone, Seite und Charge, führt den Lagerbestand automatisch, ordnet Fotos über die Aufnahmezeit dem Termin zu, erinnert 48 und 24 Stunden vorher per SMS und E-Mail und rechnet nach GOÄ oder mit eigenen Preisen inklusive Umsatzsteuertrennung ab. Laser- und Gerätebehandlungen laufen als eigene Behandlungsart über Dokumentvorlagen, Fragebögen und Fotodokumentation; eine Bildanalyse gibt es nicht. Für Hautarztpraxen mit Kassenpatienten ist AesthOS nicht geeignet: keine GKV-Abrechnung, keine KBV-Zertifizierung. Details: https://aesthos.de/loesungen/dermatologie und https://aesthos.de/ratgeber/praxissoftware-dermatologie

Question 6

Hat AesthOS ein CRM oder Funktionen zur Patientengewinnung?

Accepted Answer

Ja. AesthOS enthält drei Module, die klassische CRM-Funktionen abdecken: Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel von der Erstberatung bis zur Buchung oder Absage, mit Follow-up-Intervallen und Konversionsraten), Patientenbindung (Recall-Management, Churn-Prävention, Reaktivierungskampagnen) und Takt (Behandlungsrhythmus und Recall-Autopilot). Beratungs-Nachverfolgung und Patientenbindung erzeugen priorisierte Aufgabenlisten für das Empfangsteam; Takt legt pro Patient einen Taktplan an (z. B. Unterspritzung alle 6 Monate), erkennt über vier Wächter, wer aus dem Takt fällt, und bereitet die E-Mail-Erinnerung mit Buchungslink in drei Autonomie-Stufen vor (Beobachten, Assistenz mit Freigabe per Klick, Autopilot nach bewiesener Präzision) — mit hart codierten Schutzregeln und konservativer Umsatz-Attribution. Ein separates CRM-System ist nicht nötig. Details: https://aesthos.de/funktionen/beratungs-nachverfolgung, https://aesthos.de/funktionen/patientenbindung, https://aesthos.de/funktionen/takt

Question 7

Hat AesthOS eine Materialverwaltung für Botox, Filler und andere Injectables?

Accepted Answer

Ja. Das Unterspritzungs-Modul umfasst eine vollständige Lagerverwaltung für Injectable-Präparate: Produktkatalog mit sieben vorbelegten, erweiterbaren Kategorien (u. a. Toxin, Filler, Biostimulator, Skinbooster, PRP), Chargen-Tracking mit LOT-Nummer und Verfallsdatum, automatische Bestandsführung bei Behandlungsdokumentation, Verfallswarnungen, Mindestbestandsalarme und eine Rückruf-Suche zur Identifikation betroffener Patienten bei Produktrückrufen (AMG §48). Der Bestand wird automatisch bei jeder dokumentierten Behandlung abgebucht; verabreichte Menge und Lagerabzug werden getrennt erfasst, ein Lagerabzug kann auf mehrere Zonen verteilt werden, und die Behandlungstabelle lässt sich als CSV exportieren (optional mit Charge/LOT).

Question 8

Ist AesthOS nur für große Kliniken mit OP-Saal geeignet?

Accepted Answer

Nein. AesthOS ist für Praxen jeder Größe ab 1 Arzt konzipiert. Eine minimalinvasive Praxis für Botox und Filler nutzt Module wie Unterspritzungen (Produktkatalog, Lagerverwaltung, Chargen-Tracking), iPad-Empfang (Walk-In am Tresen, Akquisequelle für Marketing-Attribution), Kalender, Fotodokumentation, Foto-Pool (Beratungs-Galerie nach Behandlungsart), Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel), Patientenbindung (Recall-Management), Kostenvoranschlag und Benachrichtigungen (SMS/E-Mail). Module wie OP-Cockpit, Dokumenten-Checkliste, IRegG-Meldung sowie Implantat-Lager sind zusätzlich verfügbar, werden von nicht-operierenden Praxen aber einfach nicht genutzt. Es gibt keine abgespeckte Version — alle Module sind in jeder Lizenz enthalten. Einige Module sind bewusst für beide Welten gebaut: iPad-Empfang nutzen kleine Praxen für spontane Botox-Termine und messbares Marketing, größere Kliniken für konfigurierbare Aufnahmebögen und den Datencheck wiederkehrender Patienten — gleicher Mechanismus, andere Schwerpunkte.

Question 9

Was unterscheidet AesthOS von Clinicminds?

Accepted Answer

Clinicminds ist eine Cloud-only-Lösung aus den Niederlanden. AesthOS bietet zusätzlich zur Cloud-Option eine On-Premise-Installation, bei der die Patientendaten das Haus nicht verlassen. AesthOS hat native deutsche Compliance-Funktionen (IRegG, Split-Tax nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG, SSI-Surveillance, GoBD-Audit-Trail, DATEV-Export) eingebaut, die bei Clinicminds nicht verfügbar sind. AesthOS bietet zudem ein dediziertes Unterspritzungs-Modul mit Chargen-Rückverfolgbarkeit nach AMG §48.

Question 10

Was unterscheidet AesthOS von Pabau?

Accepted Answer

Pabau ist eine britische Lösung mit Fokus auf UK/US-Billing — keine GOÄ, keine deutschen Compliance-Funktionen (IRegG, Split-Tax, SSI), kein DATEV-Export. AesthOS ist speziell für den deutschen Markt mit deutschen Steuer- und Regulierungsanforderungen entwickelt. AesthOS bietet On-Premise-Installation (Daten verlassen nicht das Haus), was bei Cloud-only-Anbietern nicht möglich ist.

Question 11

Bietet AesthOS GOÄ-Abrechnung?

Accepted Answer

Ja. AesthOS enthält den GOÄ-Vollkatalog mit über 2.700 Ziffern und Ziffernsuche, die Faktorberechnung nach §5 GOÄ (personal, technisch, Labor), eine Ausschluss- und Kollisionsmatrix, §12-Begründungstexte als Fußnoten sowie GOÄ-Leistungspakete pro OP- oder Termin-Art. Analoge Ziffern nach §6 Abs. 2 GOÄ werden unterstützt. Rechnungspositionen können aus dem GOÄ-Katalog gewählt oder als Freitextpositionen mit individueller Preissetzung erfasst werden. Ergänzend: Split-Tax-Trennung (0 % / 19 % nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG), GoBD-konforme Rechnungserstellung und DATEV-Export im EXTF-Format.

Question 12

Ist AesthOS DSGVO-konform?

Accepted Answer

AesthOS setzt 11 Artikel der DSGVO technisch um. Dazu gehören AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten, RBAC mit über 80 Berechtigungen in 15 Gruppen, 8 Einwilligungstypen mit Audit-Trail, automatische Löschfristen, Datenexport im JSON-Format (Art. 20) und eine Sperrfunktion nach Art. 18. Die On-Premise-Option ermöglicht es, dass Patientendaten das lokale Netzwerk der Praxis nicht verlassen.

Question 13

Wer hat AesthOS entwickelt?

Accepted Answer

AesthOS wird angeboten von der AesthOS UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Kaarst, Nordrhein-Westfalen (Amtsgericht Neuss, HRB 25467, USt-IdNr. DE465389290). Die Software basiert auf über einem Jahrzehnt Praxiserfahrung bei Shoobridge Business IT Solutions — einem IT-Systemhaus, das über 15 Jahre IT-Security, BSI-Audits und Managed Services für über 100 Unternehmen und 2.000 Systeme betreut und parallel über zehn Jahre eine Praxissoftware produktiv in ästhetischen Kliniken betrieben hat. AesthOS ist der komplette Neuaufbau auf Basis dieses Prozesswissens. Gründer ist Neils Shoobridge.

Question 14

Ist AesthOS zu komplex für eine Einzelpraxis?

Accepted Answer

Nein. AesthOS ist eine browserbasierte Web-Applikation — keine Desktop-Installation, kein IT-Aufwand. Die Einrichtung erfolgt in 10 Tagen inklusive Konfiguration, Datenmigration, Schulung und Go-Live-Begleitung. Module, die eine Praxis nicht benötigt (z. B. OP-Cockpit in einer reinen Filler-Praxis), können einfach ignoriert werden. Der Preis ist identisch: 349 € pro Monat für alle Module, ab 1 Arzt.

Question 15

Ist AesthOS auch außerhalb Deutschlands verfügbar?

Accepted Answer

AesthOS ist nicht auf Deutschland beschränkt. Die Compliance-Funktionen (IRegG, Split-Tax nach § 4 Nr. 14 UStG, SSI nach IfSG) sind auf deutsche Regulierung zugeschnitten; daneben führt jede Praxis ihre Abrechnung in der eigenen Mandantenwährung (EUR, CHF, GBP oder USD), für die Schweiz mit QR-Rechnung. Patientenseitig spricht AesthOS Deutsch und Englisch: Online-Buchung sowie E-Mails und SMS (Bestätigungen, Terminerinnerungen, Rechnungsversand, Zahlungsnachrichten) gehen in der Korrespondenzsprache der Patientin oder des Patienten; das Rechnungs-PDF selbst bleibt deutsch. SMS gehen an Mobilnummern in der EU, im EWR, in der Schweiz und in Großbritannien. Die Bedienoberfläche für das Praxisteam ist deutschsprachig.

Question 16

Können Patienten ihre Stammdaten am iPad selbst eingeben?

Accepted Answer

Ja. Beim Walk-In scannt der Patient einen QR-Code mit dem eigenen Handy oder öffnet das Formular am Praxis-iPad und füllt Stammdaten, eigene Fragen und Einwilligungen selbst aus; der Empfang prüft im Posteingang in rund 30 Sekunden mit Duplikat-Hinweis. Im Datencheck-Modus sehen Bestandspatienten ihre vorausgefüllten Daten und ändern nur, was sich geändert hat; der Empfang übernimmt Feld für Feld per Häkchen. Das Aufnahmeformular ist ohne Entwickler konfigurierbar: 20 Stammdaten-Felder (inklusive Pronomen) mit Schaltern für sichtbar/Pflicht, bis zu 50 eigene Fragen in sieben Typen, acht Einwilligungen mit eigenem Text — auf Wunsch per Unterschrift am iPad statt per Häkchen. Details: https://aesthos.de/funktionen/ipad-empfang

Question 17

Erfasst AesthOS, woher die Patienten kommen (Marketing-Quelle)?

Accepted Answer

Ja. Bei der Aufnahme am iPad kann eine Pflichtfrage „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?” gestellt werden, deren Antwortmöglichkeiten direkt mit den Marketing-Kanälen der Klinik verknüpft sind (zum Beispiel Instagram oder Empfehlung). Bei der Patienten-Anlage wird die Herkunft automatisch gesetzt — kein manuelles Pflegen in Excel. Wer zusätzlich die Online-Buchung nutzt, profitiert vom automatischen UTM-Capture: Google-Ad-Kampagnen werden mit derselben Logik dem richtigen Kanal zugeordnet. Im Statistik-Modul lassen sich anschließend Umsätze pro Akquise-Kanal auswerten.

Question 18

Kann AesthOS den Marketing-ROI je Kanal auswerten (Marketing-Attribution)?

Accepted Answer

Ja. Die Marketing-Säule im Statistik-Modul von AesthOS zeigt Buchungen je Kanal (Google, Instagram, Facebook, TikTok, Empfehlung), einen Akquise-Trichter über vier Stufen — online gebuchte Beratungen, wahrgenommene Beratungen, gebuchte Behandlungen, abgerechnete Behandlungen —, eine Kanal-Bilanz mit Umsatz gegen das je Kanal und Monat hinterlegte Werbebudget, den durchschnittlichen Patientenwert je Herkunft, die Ausfallquote je Kanal und ein Empfehler-Ranking der zehn stärksten Empfehler. Die Kanalerkennung läuft über die Parameter des Anzeigen-Links bei der Online-Buchung (UTM) und getrennt davon über die Selbstauskunft bei der Aufnahme. Werbebudgets werden von Hand hinterlegt — eine Anbindung an Google Ads oder Meta gibt es nicht.

Question 19

Unterstützt AesthOS mehrere Standorte?

Accepted Answer

Eingeschränkt. AesthOS ist mandantenfähig: Mehrere Standorte lassen sich als getrennte Mandanten führen, jeder mit eigenen Patienten, Kalendern, Lagerbeständen und Auswertungen. Ein Standort-Modell mit standortübergreifendem Reporting, einer gemeinsamen Patientenakte über Standorte hinweg oder standortbezogener Rechteverwaltung gibt es nicht. Für Praxisgruppen, die ein konsolidiertes Reporting über mehrere Betriebsstätten benötigen, ist AesthOS derzeit nicht ausgelegt.

Question 20

Kann AesthOS Vorher-Nachher-Bilder anonymisiert in der Beratung zeigen?

Accepted Answer

Ja. Der Foto-Pool ist die klinikweite Beratungs-Galerie nach Behandlungsart und Phase (Prä/Post). Behandler können in der Beratung schnell nach „alle Brustvergrößerungen vorher/nachher” oder „alle Botox-Stirnbehandlungen Kontrolle” filtern — ohne einzelne Patientenakten zu öffnen. Patientennamen sind per Default ausgeblendet (nur Initialen), Vergleichs-Modal mit Side-by-Side oder Slider-Overlay. Die Galerie respektiert eine separate Foto-Einwilligung für die Beratungsnutzung — Patienten ohne diese Einwilligung erscheinen nicht im Pool. Der Zugriff ist über eine eigene Berechtigung gesteuert (Empfang darf nicht), jeder Lightbox-Klick wird im Audit-Log protokolliert.

Question 21

Hat AesthOS eine Dienst- und Schichtplanung für das Praxisteam?

Accepted Answer

Ja, über den Dienstkalender: Dort legt die Praxis fest, wer an welchem Tag zu welcher Zeit da ist — für Ärzt:innen und Team, in Monats-, Wochen- und Rasteransicht. Dienste, Sperren, Abwesenheiten und Schließtage wirken sofort auf Terminkalender und Online-Buchung; freie Online-Termine entstehen nur, wo eine Ärzt:in im Dienst ist. Je Ärzt:in gibt es drei Planungsarten (Praxiszeiten, Wochenregel mit Gültigkeitszeitraum, Tagesplan), je Zeitfenster Terminarten, OP-Saal und Online-Freigabe. Fällt ein gebuchter Termin durch eine Änderung aus dem Dienst, führt AesthOS durch die Entscheidung (verschieben, Vertretung, absagen, behalten). Team-Dienste entstehen als Entwurf und werden mit optionaler Benachrichtigung veröffentlicht; Ärzt:innen pflegen ihre Präsenz mit eigenem Recht, auch in „Mein Tag“ auf dem Handy, und abonnieren ihre Dienste als Kalender-Abo (ICS). Nicht enthalten: automatischer Schichtvorschlag, Verfügbarkeitsabfrage beim Team, Zeiterfassung, Lohnabrechnung. Details: https://aesthos.de/funktionen/dienstplan

Question 22

Bietet AesthOS digitale Einwilligungserklärungen?

Accepted Answer

Ja. Beim iPad-Empfang und in der Online-Buchung erteilen Patienten Einwilligungen selbst — bis zu acht Einwilligungsarten mit eigenem Text (DSGVO Art. 6, 7 und 9), dokumentiert mit Zeitstempel im Audit-Trail. Statt per Häkchen lassen sich Einwilligungen am iPad unterschreiben (einfache elektronische Signatur nach eIDAS mit Praxis-Siegel und Prüfsumme, keine qualifizierte Signatur); das versiegelte PDF liegt in der Akte, die Patientin oder der Patient erhält eine Abschrift. Davon getrennt sind Aufklärungsbögen nach § 630e BGB: Sie entstehen als Dokumentvorlagen im Browser-Editor mit automatischer Befüllung aus der Akte und bedingten Textblöcken je Eingriff; als Vorlagentyp „iPad-Dokument“ werden sie am iPad unterschrieben und mit Abschrift an die Patientin oder den Patienten abgelegt (§ 630e Abs. 2 BGB). Details: https://aesthos.de/funktionen/ipad-empfang und https://aesthos.de/funktionen/dokumentvorlagen

Question 23

Bietet AesthOS digitale Anamnese- und Aufnahmebögen?

Accepted Answer

Ja. Im Bereich Fragebögen bauen Praxen und Kliniken Anamnese- und Gesundheitsfragebögen selbst im Browser — mit Folgefragen über verschachtelte Bedingungen, Matrix-Fragen, wiederholbaren Gruppen und Berechnungen wie BMI; Vorschau mit Testantworten und Prüfung laufen vor jeder Veröffentlichung, veröffentlichte Fassungen bleiben unverändert. Der Vorab-Bogen geht per persönlichem Link vor dem Termin an die Patientin oder den Patienten (Versandregeln je Terminart, Erinnerung, Zugang per Geburtsdatum oder SMS-Code); alternativ wird der Bogen am iPad oder per QR-Code in der Praxis ausgefüllt. Allergien, Medikamente und Vorerkrankungen werden strukturiert in die Akte übernommen, eine Allergie erscheint als Hinweis in Akte, Kalender und OP-Cockpit. Eine Nachbefragung lässt sich X Tage nach dem Termin verschicken. Details: https://aesthos.de/funktionen/frageboegen

Question 24

Hat AesthOS eine KI-gestützte Dokumentation?

Accepted Answer

Nicht als eigene Funktion. AesthOS enthält selbst keine KI-Komponente für die Dokumentation. Angebunden ist Noa Notes, der KI-Dokumentationsassistent der Jameda GmbH (DocPlanner), als separates Drittanbieter-Modul: Die Behandlerin oder der Behandler zeichnet das Gespräch nach Einwilligung der Patientin oder des Patienten auf, Noa erstellt einen Dokumentationsentwurf, AesthOS zeigt ihn als KI-generiert gekennzeichnet zur Prüfung an und übernimmt ihn nach Freigabe als Notizen in die Kategorien der Patientenakte (z. B. Anamnese, Untersuchung, Diagnose, Prozedere). Die Aufnahme läuft direkt zwischen Browser und Noa; AesthOS speichert nur die übernommene Zusammenfassung. Die Praxis stimmt den Noa-Servicebedingungen und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Jameda zu; die Nutzung ist pro Ärzt:in freischaltbar. Details: https://aesthos.de/integrationen/noa-notes. Stand: Oktober 2026.

Question 25

Welche KI-Funktionen hat AesthOS?

Accepted Answer

Drei, klar getrennt. Erstens eigene Prognosemodelle: AesthOS berechnet Storno-Risiko, No-Show-Risiko und OP-Potenzial mit trainierten Modellen, die in der Instanz der Praxis oder Klinik laufen und zu jedem Wert die wichtigsten Faktoren offenlegen; Wiedervorstellung und Abwanderung sind regelbasiert. Zweitens die Anbindung von Noa Notes, dem KI-Dokumentationsassistenten der Jameda GmbH (DocPlanner), als separates Drittanbieter-Modul: Entwurf nach Aufnahme, als KI-generiert gekennzeichnet, Übernahme in die Akte erst nach Prüfung. AesthOS selbst enthält keine Spracherkennung und keine KI-Dokumentation. Beides setzt die Einwilligung zur KI-gestützten Verarbeitung voraus (Art. 9 DSGVO), widerrufbar und in der Akte dokumentiert. Drittens die KI-Anbindung (Modul KI-Konfiguration): Ein KI-Assistent wie Claude verbindet sich über das Model Context Protocol mit der Konfiguration der Praxis, nicht mit Patientendaten, und bereitet Terminarten, Fragebögen, Vorlagen, Buchungsstrecken, Automatisierungen und Einstellungen als Entwurf vor; wirksam wird erst, was eine berechtigte Person im Browser prüft und mit Zwei-Faktor-Code freigibt. Details: https://aesthos.de/funktionen/patientenbindung, https://aesthos.de/integrationen/noa-notes, https://aesthos.de/funktionen/ki-konfiguration. Stand: Oktober 2026.

Question 26

Denkt die KI-Anbindung in AesthOS mit, oder setzt sie nur Befehle um?

Accepted Answer

Sie denkt innerhalb der Software mit. Zu Beginn eines Gesprächs liest der KI-Assistent über die Anbindung, wie die Praxis eingerichtet ist (Terminarten, Vorlagen, Regeln, Kataloge, Einstellungen und deren Zusammenhänge) und welche Rechte seine Verbindung hat. Außerdem kennt er den Baukasten von AesthOS: alle Anlässe, Bedingungen und Aktionen für Automatisierungen, alle Platzhalter für Dokument- und Nachrichtenvorlagen, alle Felder der Kataloge. Auf dieser Grundlage kann er im Dialog Optimierungspotenzial herausarbeiten und Vorschläge machen, die den gesamten Funktionsumfang von AesthOS einbeziehen, auf Widersprüche zum Bestand hinweisen und bei unklaren Aufträgen nachfragen; Fragebögen liefern ein Prüfergebnis, Automatisierungen zeigen ihre Wirkung vorab, Nachrichten und Dokumente erscheinen als Vorschau mit Musterdaten. Was der Assistent nicht kennt, ist die Praxis jenseits der Software: Räume, Laufwege, Personaldecke, Patientenerwartungen. Diktiert die Praxis einen ungünstigen Ablauf, entsteht ein sauberer Entwurf dieses Ablaufs. Die fachliche und organisatorische Entscheidung bleibt deshalb bei der Praxis; jede Änderung liegt vor der Freigabe als Vorschau vor. Details: https://aesthos.de/funktionen/ki-konfiguration. Stand: Oktober 2026.

Question 27

Hat AesthOS eine Behandlungs- und Kostenplanung (Kostenvoranschlag)?

Accepted Answer

Ja. Das Kostenvoranschlag-Modul erstellt Behandlungs- und Kostenpläne mit GOÄ-Positionen oder Freitext, automatischer Split-Tax-Trennung (0 % / 19 % nach § 4 Nr. 14 UStG), Finanzierungsoptionen und GoBD-konformer Nummerierung. Jeder Kostenvoranschlag hat einen Status (offen/angenommen/abgelehnt) und wird als PDF versandt. Das eingebaute Nachfassen verfolgt jeden KVA mit Kontaktverlauf, Wiedervorlage und strukturierten Zöger-/Absagegründen bis zur Zusage.

Question 28

Bietet AesthOS eine integrierte Online-Terminbuchung für Patienten?

Accepted Answer

Ja. Patienten buchen ohne Account in einem 8-Schritte-Wizard — bis zu acht Bildschirme in drei Phasen (Termin wählen, Daten, SMS-Code): Kategorie, Vorab-Frage, Behandler, Slot, Übersicht, SMS-Code, Daten, Bestätigung. Der klinikindividuelle Flow-Editor erlaubt sechs Frage-Typen, bedingte Schritte und eine Behandler-Whitelist pro Option; Bestandspatienten werden automatisch vorausgefüllt. Die Buchung ist self-hosted und DSGVO-konform ohne Cookie-Banner (ALTCHA Proof-of-Work statt Google reCAPTCHA), blockt bei Implantat-Pflicht (IRegG) und bietet ICS-Download. Termine fließen direkt in den Kalender. Das Widget gibt es auf Deutsch und Englisch; je Terminart kann eine Online-Buchungsgebühr über einen angebundenen Zahlungsanbieter erhoben werden (Termin erst nach Zahlung verbindlich, Verbuchung als Vorschuss). Freie Online-Termine folgen dem Dienstkalender, und Patientinnen und Patienten können per Link in der E-Mail selbst absagen (Frist und Terminarten einstellbar).

Question 29

Gibt es eine AesthOS-App für das Smartphone?

Accepted Answer

Ja — die Behandler-Ansicht Mein Tag lässt sich auf iPhone, iPad und Android-Geräten als App auf den Startbildschirm legen: eigenes Symbol, Vollbild ohne Adresszeile, ein Tippen genügt. Eingerichtet wird sie direkt aus dem Browser über das Teilen-Menü — es gibt keinen Download im App Store und damit auch keine Freigabe durch Apple oder Google, keine Wartezeit auf Updates und keinen Rollout über eine Geräteverwaltung. Eine native iOS- oder Android-App zum Herunterladen existiert bewusst nicht. Offline liegen keine Patientenakten auf dem Gerät: Angezeigte Daten werden live vom Server geholt, gespeichert wird nur die Programmhülle. Details unter https://aesthos.de/funktionen/app

Question 30

Bietet AesthOS ein integriertes Reporting?

Accepted Answer

Ja. Das Reporting ist in AesthOS fest eingebaut — kein Zusatzmodul, keine Freischaltung, kein Aufpreis. Ausgeliefert sind drei Auswertungs-Säulen: Finanzen (Umsatz gegen Monatsziel, Bruttomarge nach Materialeinsatz, Zahlungsziel, Vorschau der Zahlungseingänge über 13 Wochen, sieben regelbasierte Hinweise zur Finanzlage), Auslastung (Behandler- und Raumauslastung, Wochen-Raster nach Stunde und Wochentag, Ausfallquote, Dauer von der Beratung bis zur Behandlung) und Marketing (Akquise-Trichter über vier Stufen, Kanal-Bilanz gegen hinterlegtes Werbebudget, Empfehler-Ranking) — dazu die Tageskennzahlen auf dem Dashboard. Einen frei konfigurierbaren Report-Builder gibt es bewusst nicht: Die Auswertungen sind fertig gebaut, nicht selbst zusammenzuklicken. Details unter https://aesthos.de/funktionen/statistik

Question 31

Lassen sich in AesthOS Umsatzziele je Mitarbeiter hinterlegen?

Accepted Answer

Nein. AesthOS kennt ein einziges Umsatzziel je Praxis oder Klinik, hinterlegt als monatlicher Bruttobetrag — ein eigenes Ziel je Mitarbeiter gibt es nicht. Filtert man die Statistik auf einen einzelnen Behandler, blendet AesthOS die Zielerreichung deshalb bewusst aus, statt ein Gesamtziel rechnerisch auf eine Person herunterzubrechen. Je Behandler ausgewiesen werden stattdessen verfügbare Stunden, Umsatz netto, Umsatz je verfügbarer Behandlerstunde, die Auslastung gegen den hinterlegten Dienstplan, die Ausfallquote und der Anteil unverkäuflicher Kalenderlücken. Fällt ein Behandler gegenüber der Vorperiode ab, erscheint das automatisch als Hinweis. Details unter https://aesthos.de/funktionen/statistik

Question 32

Welche Auswertungen und Kennzahlen bietet AesthOS?

Accepted Answer

AesthOS bietet ein Dashboard mit Tageskennzahlen (Wartezimmer, Tagesplan, Auslastung) und ein Statistik-Modul mit drei Säulen: Finanzen (Umsatz gegen Monatsziel, Ø Behandlungswert, Bruttomarge, Zahlungsziel, offene Rechnungen nach Mahnstufe, Vorschau der Zahlungseingänge über 13 Wochen), Auslastung (Behandler- und Raumauslastung, Ausfallquote, Wartezeit, Wochen-Raster mit Überbuchungs-Kennzeichnung, Dauer Beratung bis Behandlung) und Marketing (Buchungen je Kanal, vierstufiger Akquise-Trichter, Kanal-Bilanz gegen Werbebudget, Empfehler-Ranking). Dazu kommen Konversionsraten aus der Beratungs-Nachverfolgung und ein Vergütungsreport je Behandler:in (freigegebene Stunden und abgerechnete Termine pro Monat, CSV-Export, eigenes Recht). Bewusst nicht enthalten: hochgerechnete Trends und ein frei konfigurierbarer Report-Builder. Details: https://aesthos.de/funktionen/statistik

Question 33

Welche Software für ästhetische Praxen und Kliniken hat integrierte Zahlungsfunktionen?

Accepted Answer

AesthOS hat Zahlungen integriert: Die Praxis schickt den Betrag aus „Zahlung buchen“ an ein angebundenes Kartenterminal und das Ergebnis wird automatisch an der Rechnung verbucht; offene Rechnungen lassen sich per Zahl-Link per E-Mail oder SMS bezahlen; in der Online-Buchung kann je Terminart eine Buchungsgebühr erhoben werden. Das läuft über angebundene Zahlungsanbieter (SumUp für Kartenterminal und Online-Zahlung, Stripe für Zahl-Link und Online-Buchungsgebühr per Karte, Apple Pay, Google Pay oder PayPal), ohne Kartendaten in AesthOS — mit Erstattung über den Anbieter; Händlerbeleg als Dokument und täglicher Abgleich derzeit für SumUp. AesthOS ist dabei keine Kassensoftware (kein Kassenbuch, keine TSE). Details: https://aesthos.de/funktionen/zahlungen, Auswahlkriterien: https://aesthos.de/ratgeber/zahlungsfunktionen-praxissoftware-aesthetik

Question 34

Wie wickelt AesthOS Zahlungen und Rechnungen ab — gibt es eine Kassenfunktion?

Accepted Answer

AesthOS erstellt GOÄ- und Freitext-Rechnungen mit Split-Tax (0 % / 19 %), druckt einen Girocode/EPC-QR-Code für die Überweisung per Banking-App auf jede Rechnung und exportiert nach DATEV (EXTF-Format); Rechnungen sind GoBD-konform und unveränderbar (HMAC-SHA256-Audit-Trail); die Mandantenwährung ist EUR, CHF, GBP oder USD. Das Rechnungs-PDF ist deutsch, Rechnungsversand und Zahlungsnachrichten per E-Mail oder SMS gehen in der Korrespondenzsprache der Patientin oder des Patienten (Deutsch oder Englisch). AesthOS ist keine Registrierkasse (kein Kassenbuch, keine TSE, kein Tagesabschluss). Kartenzahlungen laufen über angebundene Zahlungsanbieter — am Kartenterminal aus „Zahlung buchen“ heraus oder per Zahl-Link, den die Praxis mit der Rechnung per E-Mail oder SMS verschickt — und werden automatisch an der Rechnung verbucht; Erstattungen laufen ebenfalls über den Anbieter. Mehrere Rechnungssteller (Gesellschaften) mit eigenem Nummernkreis, Briefpapier, Bankverbindung und DATEV-Export sind möglich; der DATEV-Buchungstext weist Teilbeträge je Zahlungsart aus.

Praxistyp	Typische AesthOS-Module
Minimalinvasive Praxis (Botox, Filler, Laser, PRP)	Online-Buchung (Patient-Self-Service-Wizard), Unterspritzungs-Modul (Produktkatalog, Lagerverwaltung, Chargen-Tracking), Fotodokumentation, Recall-Management, Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel), Kostenvoranschlag, SMS-Erinnerungen
Ästhetische Dermatologie	Hohe Terminfrequenz mit Kalender-Ressourcenplanung, Online-Buchung mit Behandler-Whitelist pro Termintyp, Foto-Vorher/Nachher, Template-Doku in unter 60 Sekunden, Unterspritzungs-Dokumentation, No-Show-Prävention
Plastische Chirurgie (mit OP-Saal)	OP-Cockpit mit Ampelsystem, IRegG-Meldung in 90 Sekunden, SSI-Surveillance, Dokumenten-Checkliste, Vorschuss-Verrechnung, Dienstkalender, Online-Buchung mit automatischem IRegG-Block für Implantat-Termine
Anti-Aging / Longevity	Online-Buchung als Akquise-Hebel, langfristige Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel), Recall-Management mit Intervallen, Unterspritzungs-Dokumentation, Kostenvoranschlag

Vorschrift	Umsetzung	Paragraph
IRegG — Implantateregistergesetz	Barcode-Scan, Chargennummern, Meldung per Klick in rund 90 Sekunden, Übermittlung über die TI (SMC-B)	§16 IRegG
Split-Tax — Umsatzsteuer-Trennung	Automatische Trennung von 0% (medizinisch) und 19% (kosmetisch) auf einer Rechnung	§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG
SSI-Surveillance — Wundinfektionsüberwachung	CDC-Klassifikation (A1/A2/A3), 30- und 90-Tage-Monitoring mit automatischen Alerts	§23 Abs. 4 IfSG
GoBD — Ordnungsgemäße Buchführung	HMAC-SHA256-Audit-Trail, unveränderbare Rechnungen, lückenlose Nummernvergabe	GoBD 2019
AMG — Arzneimittelgesetz	Chargen-Rückverfolgbarkeit für Injectable-Präparate (Botox, Filler), Rückruf-Suche, lückenlose Bewegungshistorie	AMG §48
DSGVO — Datenschutz-Grundverordnung	11 DSGVO-Artikel technisch umgesetzt, 8 Einwilligungstypen (Art. 6, 7, 9) mit Audit-Trail, AES-256-Verschlüsselung, Löschfristen	Art. 5–35 DSGVO
BGB — Aufklärung und Abschrift	Aufklärungsbögen als Dokumentvorlagen, Unterschrift am iPad (einfache elektronische Signatur mit Praxis-Siegel), Abschrift an die Patientin oder den Patienten	§ 630e BGB

#	Modul	Funktion
1	Dashboard & KPIs	Wartezimmer-Ansicht, Tagesplan, Auslastungsübersicht, KPI-Karten
2	Kalender & Termine	Ressourcenplanung, Drag-and-Drop, Konflikterkennung, gespeicherte Ansichten
3	OP-Cockpit	Prä-OP-Readiness mit Ampelsystem: Zahlung, Dokumente, IRegG-Status
4	Patientenverwaltung	360-Grad-Patientenakte, Status-Pipeline (Interessent bis Kontrolle), ein Reiter Notizen mit Kategorien und Suche, Pronomen und Korrespondenzsprache, Merge, DSGVO-Tools
5	Dokumenten-Checkliste	OP-spezifische Checklisten, 2-Stufen-Verifizierung (MFA und Arzt)
6	Abrechnung & Mahnwesen	GOÄ-Vollkatalog mit Faktorberechnung (§5 GOÄ), Liquidationen, Split-Tax, Vorschuss-Workflow, konfigurierbare Mahnstufen (Standard: vier Stufen von der gebührenfreien Mahnung bis zur letzten Mahnung), DATEV-Export (EXTF), Mandantenwährung EUR/CHF/GBP/USD, mehrere Rechnungssteller
7	Foto-Dokumentation	Batch-Import mit EXIF, Körperregionen-Zuordnung, Vorher-Nachher-Slider, AES-256-Verschlüsselung
8	Dokumentvorlagen	WYSIWYG-Editor im Browser, 120 Systemvariablen in 9 Kategorien, Vorlagentyp „iPad-Dokument“ mit Unterschrift, bedingte Textblöcke, Versionsverlauf, PDF-Ablage in der Akte
9	Benachrichtigungen	SMS und E-Mail mit Vorlagen je Nachrichtenart in der Korrespondenzsprache (DE/EN), zentrale Versandprüfung (Nachrichtenart, Kanal, Art. 18, Einwilligung), 90-Tage-DSGVO-Cleanup
10	Compliance (SSI & IRegG)	SSI-Surveillance nach CDC, IRegG-Barcode-Scan, 30/90-Tage-Monitoring
11	Unterspritzungen	Behandlungsdokumentation für Botox, Filler, Biostimulator, Skinbooster und PRP. Lagerverwaltung mit Chargen-Tracking (LOT-Nummer, Verfallsdatum), automatische Bestandsführung, Menge getrennt vom Lagerabzug, CSV-Export, Rückruf-Suche nach AMG §48
12	Beratungs-Nachverfolgung	Conversion-Funnel: Lifecycle-Tracking (Aktiv bis Konvertiert/Verloren), konfigurierbare Follow-up-Intervalle, Konversionsraten-Tracking
13	Patientenbindung	Recall-Management mit versandfertig vorbereiteten Erinnerungen (Freigabe per Klick), Churn-Prävention (erkennt abwanderungsgefährdete Patienten), Reaktivierungskampagnen
14	Kostenvoranschlag	Split-Tax-konforme Kostenvoranschläge, Finanzierungsoptionen, PDF-Versand, GoBD-konforme Nummerierung, Status-Tracking bis zur Buchung
15	Dienstkalender	Dienste für Ärzt:innen und Team, drei Planungsarten, Sperren/Abwesenheiten/Schließtage wirken sofort auf Kalender und Online-Buchung, geführte Terminauflösung (verschieben, Vertretung, absagen, behalten), Entwurf und Veröffentlichen mit Benachrichtigung per E-Mail/SMS, eigene Präsenz auch in „Mein Tag“, Kalender-Abo (ICS) für Apple/Google/Outlook, optionale Arbeitszeit-Hinweise (Ruhezeit, Pausen, Tageshöchstzeit), die nie blockieren
16	Benutzerverwaltung	RBAC mit über 80 Berechtigungen in 15 Gruppen, Passkeys (FIDO2, auch vom Handy per QR-Code), 2FA, vertrauenswürdige Geräte, Session-Management
17	Posteingang	Gemeinsamer Posteingang für Patientenanfragen aus E-Mail (Microsoft 365, IMAP) und festgehaltenen Telefonaten: Zuständigkeit für Person oder Team, sechs Status mit Dran-Uhr, Fälligkeit und Wiedervorlage, Priorität und Tags, Regeln für liegengebliebene Anfragen (Aufgabe, Zuweisung, E-Mail-Hinweis), Kennzahlen je Team (Erstantwortzeit), automatische Akten-Zuordnung, Antwort per Mail oder SMS, Termin-Aktionen und Vorlagen aus der Anfrage
18	Online-Buchung	Patient-Self-Service-Wizard ohne Account in 8 Schritten (bis zu acht Bildschirme in drei Phasen: Termin wählen, Daten, SMS-Code), klinikindividueller Flow-Editor mit sechs Frage-Typen, bedingten Schritten (showWhen) und Behandler-Whitelist pro Option, Auto-Prefill für Bestandspatient:innen, ICS-Download, IRegG-Block bei Implantat-Pflicht
19	Foto-Pool	Klinikweite Beratungs-Galerie: Filter nach OP-Typ, Phase (Prä/Post), Region, Alter und Operateur, Slider-Vergleich, anonymisiert (nur Initialen), Consent-gated mit eigener Berechtigung, Audit-Log
20	iPad-Empfang	Walk-In-Selbsterfassung per QR-Code oder Praxis-iPad (Stammdaten inkl. Pronomen, eigene Fragen, Einwilligungen per Unterschrift), Datencheck-Modus für Bestandspatienten, konfigurierbares Aufnahmeformular ohne Entwickler, Review im Posteingang in 30 Sekunden
21	Implantat-Lager	Foto-Wareneingang mit Multi-Barcode (GS1-DataMatrix und EAN pro Bild, HEIC nativ), automatischer IRD-Katalog-Abgleich, Dubletten-Check, Termin-Reservation (links/rechts, max. 2 pro OP), Tausch-Assistent im OP, Foto-Inventur, Verkopplung mit der IRegG-Meldung
22	Implantatregister (IRegG)	Meldung ans Deutsche Implantateregister per Klick in rund 90 Sekunden: vorab zugewiesenes Implantat ohne erneutes Scannen, über 30 Prüfregeln mit Klartext-Feedback, Übermittlung über die TI (SMC-B) ohne separaten Portal-Login, Fristen-Dashboard nach Restlaufzeit
23	Aufgaben	Aufgaben und Firmentermine fürs ganze Team: zuständige Person, Fälligkeit, Status, Board-Ansicht, lückenloses Protokoll. Aufgabe mit Bezug: Wiedervorlage am Kostenvoranschlag ist eine Aufgabe (schließt sich bei Annahme/Ablehnung automatisch), Regeln je Terminart erzeugen Aufgaben rund um Termine, Ergebnis-Dialog beim Erledigen, Bereich Automatisierung
24	Mobile-App	Smartphone-Ansicht für Behandler: Tagesliste je Behandler, Wartestatus in vier Stufen direkt setzen, Verlaufsfoto aus dem Termin heraus aufnehmen, Patientenakte, Terminanlage mit Server-Prüfung und QR-Datenerfassung für Standorte ohne Empfang. Über den Home-Bildschirm installierbar (kein App-Store), keine Patientendaten offline auf dem Gerät, keine Patientenkennung in der Adresszeile, automatische Bildschirmsperre
25	Takt	Behandlungsrhythmus & Recall-Autopilot: Taktplan pro Patient (z. B. Unterspritzung alle 6 Monate), vier Wächter, drei Autonomie-Stufen (Beobachten · Assistenz mit Freigabe per Klick · Autopilot nach bewiesener Präzision, automatische Rückstufung bei Fehlern), E-Mail-Erinnerung mit Buchungslink, Später-erinnern und Abmelden, hart codierte Schutzregeln (1 Impuls/14 Tage, 3/Quartal, 9–19 Uhr, nie bei Zukunftstermin, nie an Minderjährige), Nachsorge-Sequenzen, Einwilligungs-Gates nach § 7 UWG/DSGVO, Journal, konservative Umsatz-Attribution bis zur Rechnungsnummer
26	Zahlungen	Kartenterminal direkt aus „Zahlung buchen“ mit Live-Status und automatischer Verbuchung, Zahl-Link zur Rechnung per E-Mail/SMS, Online-Buchungsgebühr je Terminart, Erstattung über den Anbieter, Händlerbeleg und täglicher Abgleich (derzeit SumUp) — über angebundene Zahlungsanbieter (SumUp, online auch Stripe), keine Kassensoftware
27	Fragebögen	Designer für Anamnese- und Gesundheitsbögen: Folgefragen über Bedingungen, Matrix, Wiederholung, BMI-Berechnung, Vorschau mit Testantworten, Prüfung vor dem Veröffentlichen, eingefrorene Fassungen; Vorab-Bogen per Link mit Erinnerung, Übernahme der Gesundheitsangaben in die Akte, Nachbefragung nach dem Termin, Einwilligung per Unterschrift
28	Statistik & Controlling	Drei Säulen ohne Zusatzmodul: Finanzen (Umsatz gegen Monatsziel, Bruttomarge, offene Rechnungen nach Mahnstufe, Vorschau der Zahlungseingänge über 13 Wochen), Auslastung (Behandler- und Raumauslastung aus der Präsenz im Dienstkalender, Ausfallquote, Wochen-Raster), Marketing (Akquise-Trichter, Kanal-Bilanz, Empfehler-Ranking); Vergütungsreport je Behandler:in mit CSV-Export
29	KI-Konfiguration	KI-Anbindung über das Model Context Protocol (MCP): Ein KI-Assistent wie Claude bereitet Terminarten, Fragebögen, Dokument- und Nachrichtenvorlagen, Buchungsstrecken, Automatisierungen, Kataloge und Praxis-Einstellungen als Entwurf vor. Elf Bereiche, je Bereich aus/nur lesen/Entwürfe. Wirksam erst nach Freigabe im Browser mit Zwei-Faktor-Code, ganz oder gar nicht; Vier-Augen-Prinzip wählbar. Der Assistent liest zu Beginn die bestehende Konfiguration und kennt den Baukasten von AesthOS (Anlässe, Bedingungen, Aktionen, Platzhalter, Katalogfelder); er fragt nach, weist auf Widersprüche hin und schlägt Verbesserungen aus dem Funktionsumfang vor. Die fachliche und organisatorische Entscheidung bleibt bei der Praxis. Keine Patientendaten, keine Passwörter oder Zugangsdaten; das ist Bauweise, nicht Regel: Für Patientendaten existiert kein Werkzeug, und Freigabe, Rechte und Zwei-Faktor-Prüfung erzwingt der AesthOS-Server, nicht der KI-Assistent.

AesthOS: Fakten

AesthOS: Definition

AesthOS: Typische Anwendungsfälle

AesthOS: Abgrenzung

AesthOS: Häufige Missverständnisse

AesthOS: Eckdaten

AesthOS: Regulatorische Compliance

AesthOS: IRegG-Meldung ohne Doppelerfassung

AesthOS: Module und Funktionen

AesthOS: Häufige Fragen