Buchen,
bevor das
Telefon klingelt.

AesthOS hat die Online-Terminbuchung direkt in der Praxissoftware integriert — kein Zusatz-Tool, kein separater Kalender-Abgleich. Patientinnen und Patienten buchen ohne Konto am Smartphone, bestätigen per SMS-Code, und der Termin steht sofort im Kalender der Praxis oder Klinik. Je Terminart legt die Praxis fest, welche Behandler:innen, Vorab-Fragen, Anzahlungen oder eine Online-Buchungsgebühr gelten; Behandlungen mit Implantat-Meldepflicht nach IRegG sind online nicht buchbar. Die Buchungsstrecke läuft im selben Hosting wie das KIS, ohne Cookie-Banner. Ob das zu Ihren Abläufen passt, klären die Fragen unten.

Die Online-Buchung in AesthOS läuft bewusst ohne Patienten-Konto und ohne Cookie-Banner. Statt Login bestätigt ein sechsstelliger SMS-Code die Identität. Bestandspatientinnen werden anhand der Telefonnummer erkannt — die Daten füllen sich automatisch vor. Neue Patientinnen tragen vier Felder ein: Name, Geburtsdatum, Mail-Adresse, Behandlungswunsch. Die Buchung ist in der Regel in zwei Minuten abgeschlossen, der Slot landet sofort als fester Eintrag im Klinik-Kalender.

Die Klinikleitung entscheidet das pro Termintyp im Web-Editor — ohne Entwickler. Pro Behandlung legen Sie fest: welche Behandlerinnen die Behandlung übernehmen dürfen, wie lange sie dauert, welche Vorab-Fragen gestellt werden, ob eine Anzahlung ausgewiesen wird und ob eine Online-Buchungsgebühr fällig ist. Behandlungen mit Implantat-Meldepflicht nach IRegG sind online nicht buchbar. Das Aufklärungsgespräch nach § 630e BGB bleibt bei jeder Behandlung persönlich; online buchen Patientinnen und Patienten die Erstberatung oder den Termin.

Familienanschlüsse sind Realität — Mutter und Tochter teilen sich eine Mobilnummer, das System darf keine Akten verwechseln. AesthOS fragt in diesem Fall gezielt nach dem ersten Buchstaben des Nachnamens und dem Geburtsdatum. Mehr nicht — die Patientin muss keine vollständigen Daten erneut eingeben, die Klinik muss nicht zurückrufen. Erst nach erfolgreicher Klärung wird die richtige Akte vorausgefüllt.

Ja, auf zwei Ebenen. Pro Behandlung können Sie eine Behandler-Whitelist setzen — Botox nur bei Dr. Müller, Lippen nur bei Dr. Weber. Behandlungen mit Implantat-Meldepflicht nach IRegG sind online grundsätzlich nicht buchbar — sie lassen sich im Editor gar nicht in einen Buchungs-Ablauf aufnehmen, Patientinnen sehen sie im Wizard nicht. Alle anderen Behandlungen steuern Sie selbst: Was nicht in einem Buchungs-Ablauf steht, ist nicht online buchbar. Das Aufklärungsgespräch nach § 630e BGB bleibt bei jeder Behandlung persönlich.

Sobald die Patientin die Buchung bestätigt, wird der Slot sofort fest in den Klinik-Kalender eingetragen — Doppelbuchung ist ausgeschlossen, weil der Kalender während des Bestätigungsschritts den Slot für 15 Minuten reserviert. Die Patientin bekommt eine Bestätigungs-Mail mit Kalender-Datei (.ics) zum Import in Apple Calendar, Google Calendar oder Outlook. In der Klinik landet die Buchung als neuer Termin im Kalender und als Eintrag in der Akte — mit allen Antworten aus dem Wizard.

Die Buchungsstrecke selbst läuft im selben Hosting wie Ihr Klinik-System — On-Premise oder in unserer deutschen Cloud, je nach Vertrag — ohne externen Captcha-Dienst, ohne Tracking-Cookies, ohne Drittanbieter-Skripte und ohne Cookie-Banner. Außerhalb dieses Hostings laufen nur zwei Dienste, die Ihre Praxis selbst aktiviert: der Versand des SMS-Codes über einen SMS-Dienstleister mit Sitz in Deutschland und, falls Sie eine Online-Buchungsgebühr einstellen, die Zahlseite des angebundenen Zahlungsanbieters mit Sitz in der EU. Kartendaten laufen dabei nie über AesthOS.

Die Buchung ist eine öffentliche Schicht — sie braucht eigenen Schutz, getrennt vom internen Klinik-System. Aus Gründen der Betriebssicherheit teilen wir die genaue Architektur nicht öffentlich. Was wir öffentlich sagen können: Patientendaten verlassen Ihre Klinik nicht, jede Buchung wird audit-sicher protokolliert (manipulationssicher nach § 630f BGB), und die Sicherheits-Schichten greifen ohne externe Dienste. Eine ausführliche Sicherheits-Auskunft für Ihre IT bekommen Sie im Rahmen einer NDA-geschützten Auditpräsentation.

Ja. Pro Behandlung können Sie eigene Vorab-Fragen einbauen — sechs Frage-Typen stehen zur Verfügung (Einzel-Auswahl, Mehrfach-Auswahl, Bilderauswahl, Zahleneingabe, Freitext, OP-Auswahl). Fragen lassen sich auch bedingt einblenden: Frage 3 zeigt sich nur, wenn in Frage 1 eine bestimmte Antwort gewählt wurde. Das gesamte Konfigurieren passiert im Web-Editor in den Einstellungen — speichern, fertig, die nächste Buchung sieht die Änderung.

Ja. Ihre Praxis oder Klinik schaltet Englisch als zweite Sprache frei; die Patientin wechselt im Widget, oder der Link von Ihrer Website gibt die Sprache vor. Fragen, Hilfetexte, Antwortoptionen und den Einwilligungstext pflegen Sie im Editor in einem eigenen Reiter auf Englisch, fehlende Übersetzungen werden angezeigt. Die Bestätigung per Mail und SMS kommt in der Sprache, in der gebucht wurde, und auch spätere Nachrichten zu diesem Termin wie Erinnerungen folgen dieser Sprache, solange in der Akte keine andere Korrespondenzsprache hinterlegt ist.

Ja. Für jede Terminart lässt sich eine Online-Buchungsgebühr festlegen. Die Patientin zahlt sie direkt nach der Buchung auf der Zahlseite des angebundenen Zahlungsanbieters; Kartendaten laufen nicht über AesthOS. Erst die bestätigte Zahlung macht den Termin verbindlich; die Online-Buchungsgebühr wird als Vorschuss auf die Behandlung verbucht. Wird nicht bezahlt, verfällt die Reservierung automatisch und der Slot wird wieder frei. Ohne Gebühr bleibt die Buchung wie gewohnt.

Aus dem Dienstkalender. Freie Online-Termine entstehen nur dort, wo eine Ärzt:in laut Dienstkalender im Dienst ist und das Zeitfenster online buchbar ist. Sperren, Abwesenheiten und Schließtage nehmen die Zeit sofort aus der Online-Buchung, Dienste im Entwurf gelten erst nach dem Veröffentlichen. Das Zeitraster der Online-Termine stellen Sie auf 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten ein, bei 10- und 20-Minuten-Behandlungen bleiben so keine Lücken.

Ja, über die Einstellung „Vergabe der Online-Termine“. Bei „Nahtlos – streng“ sehen Patientinnen und Patienten je freier Lücke nur die Uhrzeit direkt nach dem vorherigen Termin und die direkt vor dem nächsten, eingestellte Puffer eingerechnet. Bei „Nahtlos – flexibel“ kommen Zeiten mitten in der Lücke dazu, wenn davor und danach mindestens der Mindestrest frei bleibt. Die Füllrichtung (von beiden Seiten, von vorne, von hinten) und der Mindestrest lassen sich je Ärzt:in abweichend einstellen. Ohne Behandlerwahl bekommt die Ärzt:in den Termin, bei der am wenigsten Restzeit übrig bleibt. Ganz ohne Reste geht es nicht immer: Ist eine Lücke etwas größer als die Behandlung, bleibt ein kleiner Rest, den das Team intern mit Kurzterminen füllen kann. Voreingestellt ist „Alle Zeiten“, also jede freie Uhrzeit im Raster.