Buchen,
bevor das
Telefon klingelt.
Die Online-Buchung in AesthOS ist das Patient-Self-Service-Buchungs-Modul für ästhetische Privatkliniken in DACH. Patientinnen buchen Termine selbst am Smartphone oder Browser — ohne Konto, ohne Cookie-Banner, mit SMS-Code als Identitätsnachweis. Die Klinikleitung steuert pro Behandlung im Web-Editor: welche Behandlerinnen, welche Zeiten, welche Vorab-Fragen, welche Anzahlung. Behandlungen mit Aufklärungspflicht nach § 630e BGB und Implantat-Meldepflicht nach IRegG werden für die Online-Buchung automatisch geblockt. Self-hosted oder in der deutschen EU-Cloud — Patientendaten verlassen die Klinik nicht.
Patientinnen suchen sich am Smartphone den passenden Termin aus, bestätigen per SMS-Code — und der Slot landet sofort als fester Eintrag in Ihrem Kalender. Sie entscheiden, welche Behandlungen online buchbar sind, welche Behandler dafür freigegeben sind und wie lange ein Slot reserviert bleibt. Kein Anruf-Pingpong am Morgen, kein Calendly-Klon ohne Klinik-Logik.
Was die Terminvergabe heute kostet. Und was AesthOS daraus macht.
20 Anrufe.
Ein Termin.
Erstanfragen blockieren den ganzen Vormittag — und am Ende steht ein einziger Termin im Kalender. Bei AesthOS buchen Patientinnen selbst, der Slot landet sofort als Eintrag in Ihrem Kalender — Sie sehen die Buchung, bevor das Telefon klingelt.
Generisch reicht nicht.
Universelle Buchungstools wissen nichts über Behandler-Whitelist, Implantat-Aufklärung oder Anzahlung pro Eingriff. AesthOS kennt die Logik einer ästhetischen Praxis.
Eine Telefonnummer, zwei Akten.
Familienanschlüsse sind Realität. Statt die Klinik beim Anlegen einer Doublette anrufen zu lassen, fragt der Wizard kurz nach Initiale und Geburtsdatum — die richtige Akte wird gefunden.
Patient buchen ohne Tracker.
Kein externer Captcha-Dienst, kein Drittanbieter-Cookie, kein US-Provider. Die Buchung läuft im selben Hosting wie Ihr KIS — Patientendaten verlassen die Klinik nicht.
Termin wählen. Identität bestätigen. Fertig.
Die Patientin durchläuft drei Schritte am Smartphone. Kein Konto, kein Cookie-Banner, kein Pingpong-Anruf. Während sie tippt, ist der Slot reserviert — die Klinik sieht die Buchung in dem Moment, in dem sie bestätigt wird.
Termin wählen,
Slot ist reserviert.
Slot bleibt 15 Minuten reserviert. Niemand sonst kann ihn buchen — selbst wenn die Mitarbeiterin am Telefon gleichzeitig denselben Termin verhandeln will.
Bestandskundin?
Schon ausgefüllt.
Die Telefonnummer reicht — bekannte Patientinnen werden anhand der Mobilnummer erkannt, Stammdaten füllen sich vor. Nur die Behandlung muss noch dazu.
SMS-Code,
Termin steht.
Sechsstelliger Code per SMS, der Slot wird zum festen Eintrag — Kalender-Datei wandert in die Mail, die Klinik sieht die Buchung in Echtzeit.
Drei Schritte — Slot, Daten, Code · Bei Bestandskundinnen oft nur ein einziges Tippen mehr · Slot 15 Minuten reserviert · Buchung in Echtzeit in Ihrem Kalender.
Die Patientin bucht. Die Klinik bleibt im Steuer.
Pro Behandlung legen Sie fest, welche Behandlerinnen dafür freigegeben sind, welche Vorab-Fragen die Patientin beantworten muss und welche Eingriffe gar nicht online angeboten werden. Konfiguration im Web-Editor — kein Entwickler, kein Ticket.
Pro Behandlung ein eigener Ablauf.
Botox, Filler, Erstberatung — jede Behandlung hat ihre eigene Logik. Im Web-Editor bauen Sie pro Termintyp einen eigenen Ablauf mit beliebig vielen Schritten. Sechs Frage-Typen, bedingte Schritte, eigene Antwort-Optionen.
Behandler-Whitelist pro Behandlung
Botox nur Dr. Müller, Lippen nur Dr. Weber. Die Patientin sieht im Wizard automatisch nur die freigegebenen Behandlerinnen — oder „erster freier Termin“.
Bedingte Schritte
Frage 3 nur zeigen, wenn in Frage 1 eine bestimmte Antwort gewählt wurde. Der Wizard passt sich der Antwort an — kein generischer Fragebogen.
Bestandskundin erkannt
Die Mobilnummer reicht — Stammdaten füllen sich vor. Wer schon einmal da war, tippt im Wizard fast nichts mehr.
SMS-Code statt Login
Sechsstelliger Code an die hinterlegte Mobilnummer — fünf Minuten gültig. Keine Passwörter, keine Account-Verwaltung, kein vergessenes Login.
Erstaufklärung bleibt persönlich.
Behandlungen mit Aufklärungspflicht — insbesondere alle implantatpflichtigen Eingriffe nach IRegG — werden für die Online-Buchung automatisch geblockt. Patientinnen sehen die Behandlung im Wizard gar nicht erst, das Erstgespräch findet vor Ort statt.
Slot 15 Min reserviert
Während der Bestätigungsschritte ist der Termin blockiert — keine Doppelbuchung, selbst wenn parallel angerufen wird.
Kalender-Datei in der Mail
Bestätigungs-Mail mit .ics-Anhang für Apple Calendar, Google Calendar und Outlook — kein Copy-Paste.
Ihr Logo, Ihre Farbe
Logo und Akzentfarbe der Klinik werden automatisch übernommen — der Kontrast wird optimiert, auch dunkle Brand-Farben bleiben lesbar.
Kein Tracker, kein Cookie
Bot-Schutz ohne externen Captcha-Dienst, ohne Tracking-Cookies, ohne US-Provider. Funktioniert ohne Cookie-Banner.
Vom Tippen bis in den Kalender.
- 01
Patientin tippt auf Buchen
Auf Ihrer Klinik-Website oder per Direkt-Link. Kein Konto, kein Login, kein Cookie-Banner — die Buchung startet sofort.
- 02
Behandlung & Zeit wählen
Kategorie wählen, Vorab-Fragen beantworten, Behandlerin aussuchen — oder „erster freier Termin". Der Slot wird für 15 Minuten reserviert.
- 03
SMS-Code bestätigen
Sechsstelliger Code an die hinterlegte Mobilnummer. Statt Passwort — die Patientin tippt den Code ein, fertig.
- 04
Daten — neu oder schon da
Bekannte Patientinnen werden anhand der Telefonnummer erkannt. Daten sind vorausgefüllt — nur Behandlungswunsch ergänzen.
- 05
Termin steht im Kalender
Slot wird sofort fest in Ihrem Kalender eingetragen — Doppelbuchung ausgeschlossen. Die Klinik sieht die Buchung in Echtzeit.
- 06
Bestätigung & Erinnerung
Patientin bekommt Mail mit Kalender-Datei. Vor dem Termin eine Erinnerung — über Mail oder Praxis-SMS, je nach Einstellung.
Eine Nummer, zwei Patientinnen. Das System klärt’s.
Drei Wege, wie das System die richtige Patientin findet — abhängig davon, ob sie schon einmal da war und ob mehrere Akten unter derselben Mobilnummer geführt werden.
- Unbekannte MobilnummerNeue Patientin — vier Felder ausfüllen (Name, Geburtsdatum, Mail, Behandlung). Die Akte wird beim Bestätigen frisch angelegt.
- Eindeutige BestandskundinMobilnummer ist in genau einer Akte — Stammdaten füllen sich automatisch vor. Die Patientin sieht „Schön, Sie wiederzusehen" und ergänzt nur den Behandlungswunsch.
- Familienanschluss (Mehrfachtreffer)Mehrere Akten unter derselben Nummer (Mutter + Tochter, Geschäftsanschluss). Der Wizard fragt nach Initiale + Geburtsdatum — gezielt, ohne dass die Klinik anrufen muss.
Buchung in Echtzeit im Kalender.
Sobald die Patientin den SMS-Code eintippt, erscheint der Termin als fester Eintrag im Klinik-Kalender — am Empfang, im Backoffice, auf dem Tablet des Behandlers. Ohne Schaltzeit, ohne Mail-Weiterleitung.
Patientendaten verlassen die Klinik nicht.
Die Online-Buchung läuft im selben Hosting wie Ihr KIS — On-Premise oder in unserer deutschen EU-Cloud. Kein externer Cloud-Anbieter zwischen Patientin und Klinik, kein Drittanbieter-Captcha, keine Tracking-Cookies.
- Rechtmäßig nach DSGVO (Art. 6)Die Buchung ist vertragsanbahnender Datenverkehr — rechtmäßig nach Art. 6 Abs. 1 lit. b. Pro Buchung wird der Zweck dokumentiert, die Einwilligung in den Wizard integriert.
- Lückenloses Buchungs-ProtokollJede Buchung — Antworten der Patientin, gewählter Slot, Bestätigungs-Code — wird als Audit-Eintrag in der Akte hinterlegt. Mindestfrist nach § 147 AO, GoBD-konform.
- OP-Aufklärung bleibt persönlichBehandlungen mit Aufklärungspflicht nach § 630e BGB und Implantat-Meldepflicht nach IRegG werden für die Online-Buchung automatisch geblockt — Erstgespräch bleibt vor Ort.
- Keine externe Cloud, kein TrackerDie Buchung läuft im selben Hosting wie Ihr KIS — On-Premise oder in unserer EU-Cloud. Kein Drittanbieter-Captcha, keine Tracking-Cookies, keine Auswertung außerhalb.
- 07:42 · Patientin öffnet Buchen-LinkAuf der Praxis-Website. Logo und Akzentfarbe der Klinik sind automatisch übernommen — sie fühlt sich heimisch.
- 07:43 · Behandlung & Slot gewähltBotox · „Dienstag 10:15" — der Slot wird in der Kalender-Software für 15 Minuten reserviert. Niemand sonst kann ihn buchen.
- 07:44 · SMS-CodeCode an +49 *** **67. Patientin tippt ein, der Anbieter prüft den Code — die Identität ist bestätigt.
- 07:45 · Bestandsdaten erkanntDie Nummer ist in der Akte — Daten füllen sich vor. Nur den Behandlungswunsch ergänzt sie.
- 07:46 · Termin stehtEintrag im Kalender, Bestätigungsmail mit Kalender-Datei verschickt. In der Klinik sehen wir die neue Buchung — bevor das Telefon klingelt.
Häufige Fragen zur Online-Buchung.
Wie buchen Patientinnen die Online-Buchung in AesthOS — mit oder ohne Konto?
Die Online-Buchung in AesthOS läuft bewusst ohne Patienten-Konto und ohne Cookie-Banner. Statt Login bestätigt ein sechsstelliger SMS-Code die Identität. Bestandspatientinnen werden anhand der Telefonnummer erkannt — die Daten füllen sich automatisch vor. Neue Patientinnen tragen vier Felder ein: Name, Geburtsdatum, Mail-Adresse, Behandlungswunsch. Die Buchung ist in der Regel in zwei Minuten abgeschlossen, der Slot landet sofort als fester Eintrag im Klinik-Kalender.
Wer entscheidet, welche Behandlungen online buchbar sind?
Die Klinikleitung entscheidet das pro Termintyp im Web-Editor — ohne Entwickler. Pro Behandlung legen Sie fest: welche Behandlerinnen die Behandlung übernehmen dürfen, wie lange sie dauert, welche Vorab-Fragen gestellt werden und ob eine Anzahlung fällig ist. Behandlungen mit Aufklärungspflicht nach § 630e BGB oder Implantat-Meldepflicht nach IRegG werden für die Online-Buchung automatisch geblockt — die persönliche Aufklärung im Erstgespräch ist gesetzlich vorgeschrieben.
Was passiert, wenn unter einer Mobilnummer mehrere Patientinnen bekannt sind?
Familienanschlüsse sind Realität — Mutter und Tochter teilen sich eine Mobilnummer, das System darf keine Akten verwechseln. AesthOS fragt in diesem Fall gezielt nach dem ersten Buchstaben des Nachnamens und dem Geburtsdatum. Mehr nicht — die Patientin muss keine vollständigen Daten erneut eingeben, die Klinik muss nicht zurückrufen. Erst nach erfolgreicher Klärung wird die richtige Akte vorausgefüllt.
Können wir verhindern, dass eine bestimmte Behandlung online gebucht wird?
Ja, auf zwei Ebenen. Pro Behandlung können Sie eine Behandler-Whitelist setzen — Botox nur bei Dr. Müller, Lippen nur bei Dr. Weber. Behandlungen mit Aufklärungspflicht nach § 630e BGB (insbesondere alle implantatpflichtigen Eingriffe nach IRegG) werden für die Online-Buchung automatisch geblockt. Patientinnen sehen die Behandlung nicht im Wizard — die Erstberatung bleibt persönlich, weil das Aufklärungsgespräch nicht digital ersetzbar ist.
Was passiert mit dem Termin nach der Buchung?
Sobald die Patientin die Buchung bestätigt, wird der Slot sofort fest in den Klinik-Kalender eingetragen — Doppelbuchung ist ausgeschlossen, weil der Kalender während des Bestätigungsschritts den Slot für 15 Minuten reserviert. Die Patientin bekommt eine Bestätigungs-Mail mit Kalender-Datei (.ics) zum Import in Apple Calendar, Google Calendar oder Outlook. In der Klinik landet die Buchung als neuer Termin im Kalender und als Eintrag in der Akte — mit allen Antworten aus dem Wizard.
Werden Patientendaten in einer fremden Cloud verarbeitet?
Nein. Die Online-Buchung läuft im selben Hosting wie Ihr Klinik-System — On-Premise oder in unserer deutschen EU-Cloud, je nach Vertrag. Es gibt keinen externen Cloud-Anbieter zwischen Patientin und Klinik. Auch der Schutz gegen Bots arbeitet ohne externen Captcha-Dienst, ohne Tracking-Cookies und ohne JavaScript-Tracker. Der Wizard funktioniert ohne Cookie-Banner — DSGVO-freundlich von der Architektur her, nicht über nachträgliche Banner.
Wie sicher ist der öffentliche Buchungs-Layer?
Die Buchung ist eine öffentliche Schicht — sie braucht eigenen Schutz, getrennt vom internen Klinik-System. Aus Gründen der Betriebssicherheit teilen wir die genaue Architektur nicht öffentlich. Was wir öffentlich sagen können: Patientendaten verlassen Ihre Klinik nicht, jede Buchung wird audit-sicher protokolliert (manipulationssicher nach § 630f BGB), und die Sicherheits-Schichten greifen ohne externe Dienste. Eine ausführliche Sicherheits-Auskunft für Ihre IT bekommen Sie im Rahmen einer NDA-geschützten Auditpräsentation.
Kann die Klinik selbst Vorab-Fragen ergänzen?
Ja. Pro Behandlung können Sie eigene Vorab-Fragen einbauen — sechs Frage-Typen stehen zur Verfügung (Einzel-Auswahl, Mehrfach-Auswahl, Bilderauswahl, Zahleneingabe, Freitext, OP-Auswahl). Fragen lassen sich auch bedingt einblenden: Frage 3 zeigt sich nur, wenn in Frage 1 eine bestimmte Antwort gewählt wurde. Das gesamte Konfigurieren passiert im Web-Editor in den Einstellungen — speichern, fertig, die nächste Buchung sieht die Änderung.
Ihr nächster Termin bucht sich selbst.
30 Minuten Demo. Wir zeigen den echten Wizard, den Web-Editor und wie eine Buchung in Echtzeit im Kalender landet — mit Ihrer Praxis-Logik.