Der Termin,
an den sich
jeder erinnert.
Benachrichtigungen in AesthOS ist das Modul für automatische Patienten-Kommunikation per SMS und E-Mail in ästhetischen Privatkliniken und Praxen in DACH. Es verschickt Terminbestätigung, Erinnerung 24 und 48 Stunden vorher sowie Verschiebungs- und Zahlungs-Benachrichtigungen — mit geschlechtsspezifischer Anrede, Dreifach-Schutz vor versehentlichem Versand und automatischer Löschung nach 90 Tagen. Das Ergebnis: weniger No-Shows und weniger Bestätigungs-Telefonate für den Empfang.
Ihr Telefon klingelt seltener, weil die Erinnerungen von selbst rausgehen. Terminbestätigung, Erinnerung 24 und 48 Stunden vorher, Verschiebung und Zahlungseingang — automatisch per SMS und E-Mail. Mit der richtigen Anrede, Ihrem Klinik-Namen und Ihrem Ton. Sie schreiben den Text einmal, das System setzt die echten Daten ein.
Was leere Stühle wirklich kosten. Und was eine Erinnerung spart.
3 Termine
geplatzt.
Drei geplatzte Termine in der Woche — jeder leere Stuhl ist Zeit, die niemand zurückbekommt. Eine automatische Erinnerung 24 und 48 Stunden vorher gibt jedem Patienten die Chance, rechtzeitig zu erscheinen oder abzusagen. Ganz ohne Anruf von Ihrem Empfang.
Termin weg, Patient ahnungslos.
Sie buchen einen Termin um — der Patient steht trotzdem zur alten Zeit da. Die Verschiebungs-Nachricht geht automatisch raus, sobald Sie umbuchen.
Eine SMS wie von irgendwem.
Texte ohne Anrede und ohne Klinik-Namen wirken wie Spam. Hier steht die richtige Anrede, Ihr Name und Ihr Ton in jeder Nachricht — automatisch eingesetzt.
Versendet — und dann?
Jede Nachricht hat einen Zustell-Status. Am Termin im Kalender sehen Sie, ob Bestätigung und Erinnerung angekommen sind. Kein Blindflug.
Einmal eingestellt. Jede Nachricht klingt nach Ihnen.
Sie entscheiden, welche Anlässe eine Nachricht auslösen, über welchen Kanal sie geht und mit welchem Text. Anrede, Klinik-Name und Behandlung setzt das System automatisch ein — Sie schreiben den Ton, einmal. Geänderter Text ist nach dem Speichern sofort aktiv.
Sieben Anlässe,
zwei Kanäle.
Erinnerung lieber nur per E-Mail? Zahlung nicht per SMS? Pro Anlass entscheiden Sie, welcher Kanal greift.
Acht Platzhalter,
ein fertiger Text.
- {{Anrede}} {{Patient}}→Liebe Frau Berger
- {{Datum}} · {{Uhrzeit}}→Mi · 14:30 Uhr
- {{Behandlung}}→Faltenunterspritzung
Ihr Absender,
pro Standort.
SMS über Ihr Anbieter-Konto, E-Mail über SMTP oder Microsoft 365 — jeder Standort mit eigenen Absenderdaten.
Textvorlagen beim Anbieter bestellen · Auf das nächste Update warten · Anpassung stundenweise berechnet · Jeder Standort einzeln eingerichtet.
Sieben Anlässe, zwei Kanäle, kein Handgriff.
Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung und Zahlung gehen automatisch raus. Und wenn der Empfang doch selbst schreiben will, geht das mit einem Klick direkt aus dem Termin.
24 und 48 Stunden vorher.
Sobald ein Termin im Kalender steht, plant das System Bestätigung und Erinnerung. Der Patient bekommt sie automatisch — Sie müssen nichts anstoßen, nichts im Kalender abhaken.
Verschiebung erkannt
Buchen Sie einen Termin um, geht die neue Zeit automatisch raus. Drei Modi: automatisch, auf Nachfrage oder aus.
Zahlung bestätigt
Geht eine Zahlung ein oder wird erstattet, bekommt der Patient automatisch eine Quittung per SMS oder E-Mail.
Anrede passt von selbst
„Lieber Herr“, „Liebe Frau“ oder neutral „Guten Tag“ — automatisch passend, ohne dass jemand nachdenken muss.
Zustell-Status im Kalender
Kleine Symbole am Termin zeigen, ob Bestätigung und Erinnerung angekommen sind. Grün heißt zugestellt.
Eine Nachricht, ein Klick.
Patient fragt nach seinem Termin? Direkt aus der Terminansicht eine SMS oder E-Mail senden — mit Zeichenzähler, SMS-Längenanzeige und DSGVO-Prüfung im Dialog.
Nur an Handynummern
Das System erkennt Mobilnummern in DE, AT und CH und schickt SMS nur dorthin. Festnetz wird übersprungen.
Test-SMS vorab
Vor dem ersten Versand eine Test-SMS an Ihre eigene Nummer — Sie sehen die Anbieter-Antwort, bevor Patienten etwas bekommen.
Nachrichten-Protokoll
Filterbar nach SMS und E-Mail: wann ging was an wen, mit Zustell-Status und Fehlermeldung auf einen Blick.
Guthaben im Blick
SMS-Guthaben jederzeit prüfen, damit keine Erinnerung an einem leeren Konto scheitert.
Vom Termin bis zur Erinnerung.
- 01
Termin entsteht
Sobald ein Termin im Kalender angelegt wird, plant das System die passenden Nachrichten ein — wenn Sie sie für diesen Termintyp aktiviert haben.
- 02
Text wird gefüllt
Ihre Vorlage bekommt die echten Daten: Anrede, Name, Datum, Uhrzeit, Behandlung, Klinik-Name. Aus der Vorlage wird eine fertige Nachricht.
- 03
Dreifach geprüft
Vor dem Versand prüft das System: Ist der Kanal aktiv? Ist die Erinnerung erlaubt? Sind Absender-Daten hinterlegt? Erst dann geht es raus.
- 04
Bestätigung & Erinnerung
Direkt nach dem Buchen die Bestätigung, dann 48 und 24 Stunden vor dem Termin die Erinnerung — automatisch, ohne Doppelung.
- 05
Zustellung sichtbar
Am Termin im Kalender zeigt ein Symbol: zugestellt, unterwegs oder fehlgeschlagen. Bei einem Fehler versucht es das System automatisch erneut.
- 06
Nach 90 Tagen gelöscht
90 Tage nach dem Versand werden Nachrichtentext und Kontaktdaten automatisch gelöscht. Das Protokoll bleibt, der persönliche Inhalt geht.
Keine Nachricht, die nicht raus soll. Und keine doppelt.
Drei unabhängige Prüfungen entscheiden, ob eine Nachricht rausgeht. Neue Kliniken starten mit allen Kanälen auf „aus“ — es geht nichts raus, solange Sie es nicht bewusst freischalten.
- Dreifach geprüftBeim Einplanen, beim Erinnern und im Moment des Versands wird jedes Mal geprüft, ob dieser Kanal für diesen Patienten erlaubt ist. Fehlt eine Freigabe, passiert nichts.
- Nie doppeltJede Nachricht hat einen eindeutigen Schlüssel aus Anlass, Termin und Datum. Wird umgebucht, entsteht ein neuer Schlüssel — die alte Bestätigung wird kein zweites Mal verschickt.
- Import löst nichts ausÜbernehmen Sie Alt-Daten aus Ihrer früheren Software, entstehen keine Nachrichten. Erinnerungen gibt es nur für Termine, die Sie in AesthOS anlegen.
Weniger Anrufe. Mehr Zeit am Patienten.
Wenn Erinnerungen von selbst rausgehen, klingelt das Telefon seltener für Terminbestätigungen. Ihr Empfang ist für die Menschen da, die gerade vor dem Tresen stehen.
Werbung nur mit Einwilligung. Erinnerung immer mit Protokoll.
Terminerinnerungen gehören zum Behandlungsvertrag. Werbliche Nachrichten — Newsletter, Marketing — gehen nur an Patienten, die eingewilligt haben. Beides sauber getrennt, beides dokumentiert.
- Rechtmäßig nach DSGVO (Art. 6)Terminbezogene Nachrichten stützen sich auf den Behandlungsvertrag. Für werbliche Inhalte gilt § 7 UWG: nur mit ausdrücklicher Einwilligung, die im iPad-Empfang erfasst und hier respektiert wird.
- Einwilligung wirkt durchHat ein Patient SMS-Werbung oder Newsletter nicht erlaubt, bekommt er sie nicht. Die Freigaben aus der Akte steuern jeden Versand — kein Umweg, keine Ausnahme.
- 90 Tage, dann gelöscht90 Tage nach dem Versand entfernt das System Nachrichtentext, Telefonnummer und E-Mail-Adresse automatisch. Das Protokoll bleibt für den Nachweis, der Inhalt verschwindet.
- Lückenloses ProtokollJede Nachricht: wann geplant, wann gesendet, an welchen Kanal, mit welchem Zustell-Status. Im Streitfall nachweisbar, wer wann welche Art von Nachricht bekommen hat.
- Mo 09:00 · Termin gebuchtFrau Berger bekommt einen Termin am Mi um 14:30. Das System plant Bestätigung und Erinnerungen ein.
- Mo 09:00 · Bestätigung rausSekunden später die Bestätigung: „Liebe Frau Berger, Ihr Termin am Mi um 14:30 ist gebucht." Zustellung: bestätigt.
- Mo 14:30 · Erinnerung 48 Std.Zwei Tage vorher die erste Erinnerung per E-Mail — mit Datum, Uhrzeit und Behandlung.
- Di 14:30 · Erinnerung 24 Std.Einen Tag vorher die zweite Erinnerung per SMS. Falls etwas nicht passt, kann sie jetzt noch absagen.
- Mi 14:30 · TerminFrau Berger erscheint. Am Termin im Kalender stehen alle Symbole auf Grün — zugestellt.
Häufige Fragen zu Benachrichtigungen.
Wie viele No-Shows verhindern automatische Erinnerungen?
AesthOS verspricht keine feste Quote — das wäre unseriös. Was die Benachrichtigungen leisten: eine automatische Erinnerung 24 und 48 Stunden vor dem Termin per SMS und E-Mail. Jeder Patient hat damit die Chance, rechtzeitig zu erscheinen oder abzusagen, und niemand kann mehr sagen, er habe den Termin schlicht vergessen. Ob ein Termin platzt, hängt von vielen Faktoren ab — aber die häufigste Ursache, das Vergessen, fällt weg.
Per SMS, E-Mail oder beides?
Beides. Pro Anlass steuern Sie, welcher Kanal genutzt wird. SMS geht ausschließlich an Mobilnummern (Deutschland, Österreich, Schweiz) — Festnetz wird automatisch übersprungen, damit kein Anruf-Roboter scheitert. E-Mail läuft über Ihr eigenes Konto, per SMTP oder Microsoft 365, damit der Absender nach Ihrer Klinik aussieht und im gesendeten Ordner landet.
Kann ich die Texte selbst schreiben?
Ja. Für jeden Anlass gibt es eine Vorlage mit Platzhaltern für Anrede, Name, Datum, Uhrzeit, Behandlung, Klinik-Name und Telefonnummer. Sie schreiben den Ton einmal, das System setzt die echten Daten automatisch ein. Bei SMS sehen Sie einen Zeichenzähler und die Segment-Anzeige, damit eine Nachricht nicht unnötig in mehrere Teile zerfällt. Geänderter Text ist nach dem Speichern sofort aktiv.
Was passiert, wenn ich einen Termin verschiebe?
Sie wählen pro Klinik, wie verschoben wird: automatisch eine Nachricht senden, vor dem Senden gefragt werden oder gar nicht benachrichtigen. Verschieben Sie einen bereits bestätigten Termin, erkennt das System das und verschickt die neue Zeit — ohne die alte Bestätigung ein zweites Mal zu schicken. Auch beim Verschieben per Drag-and-Drop im Kalender greift diese Logik.
Bekommt ein Patient versehentlich Werbung?
Nein. Terminnachrichten und Werbung sind streng getrennt. Newsletter oder Marketing-SMS gehen nur an Patienten, die ausdrücklich eingewilligt haben — so verlangt es § 7 UWG. Hat ein Patient nicht zugestimmt, bekommt er ausschließlich die terminbezogenen Nachrichten zu seinem eigenen Behandlungsvertrag. Die Einwilligungen werden im iPad-Empfang erfasst und hier bei jedem Versand geprüft.
Wie ist sichergestellt, dass nichts ungewollt rausgeht?
Drei unabhängige Prüfungen entscheiden über jeden Versand: beim Einplanen, beim Erinnern und im Moment des Sendens. Neue Kliniken starten mit allen Kanälen auf „aus" — es geht nichts raus, bis Sie es bewusst freischalten. Eine übernommene Alt-Datenbank löst keine Nachrichten aus. Und eine Test-SMS an Ihre eigene Nummer zeigt vorab die Anbieter-Antwort, bevor der erste Patient etwas bekommt.
Was kostet der SMS-Versand?
Die SMS laufen über Ihr eigenes Konto bei einem SMS-Anbieter; die Kosten richten sich nach dessen Tarif, nicht nach AesthOS. Ihr Guthaben prüfen Sie jederzeit direkt in den Einstellungen, damit keine Erinnerung an einem leeren Konto scheitert. E-Mails verschicken Sie über Ihr bestehendes SMTP- oder Microsoft-365-Konto — dafür fallen keine zusätzlichen Versandkosten an.
Werden die verschickten Nachrichten gespeichert?
90 Tage nach dem Versand löscht das System Nachrichtentext, Telefonnummer und E-Mail-Adresse automatisch. Was bleibt, ist ein Protokoll-Eintrag für den Nachweis: wann ging welche Art von Nachricht an welchen Kanal, mit welchem Zustell-Status — ohne den persönlichen Inhalt. So bleibt die Klinik auskunftsfähig, ohne unnötig Patientendaten vorzuhalten.
Ihre nächste Erinnerung schreibt sich selbst.
30 Minuten Demo. Wir zeigen das echte System mit Ihren Vorlagen — Anlässe, Anrede, Zustell-Status und der Dreifach-Schutz vor versehentlichem Versand.