Der Termin,
an den sich
jeder erinnert.

AesthOS verschickt SMS-Terminerinnerungen direkt aus der Praxissoftware — ohne Zusatz-Tool: 48 und 24 Stunden vor dem Termin, je Anlass und Kanal einzeln schaltbar, mit eigenen Vorlagen auf Deutsch und Englisch. Erinnerungen gehen nur an Patient:innen mit SMS-Einwilligung, Festnetznummern werden übersprungen, und ein eindeutiger Schlüssel je Termin und Datum verhindert Doppel-Sendungen. Terminbestätigung, Verschiebung, Absage und Zahlungsnachrichten laufen über denselben Weg. Ob das zu Ihrer Praxis oder Klinik passt, klären die Fragen unten.

Zweistufig: 48 Stunden vor dem Termin und noch einmal 24 Stunden vorher. Dazu kommen die Terminbestätigung, Nachrichten bei Verschiebung und bei Zahlungseingang sowie Absage, Reservierung und Rechnungsversand — jede Nachrichtenart kann Ihre Praxis oder Klinik je Kanal einzeln an- und abschalten. Der Versand läuft im Hintergrund: Niemand am Empfang muss daran denken, eine Liste abarbeiten oder abends nachtelefonieren.

AesthOS verspricht keine feste Quote — das wäre unseriös. Was die Benachrichtigungen leisten: eine automatische Erinnerung 24 und 48 Stunden vor dem Termin per SMS und E-Mail. Jeder Patient hat damit die Chance, rechtzeitig zu erscheinen oder abzusagen, und niemand kann mehr sagen, er habe den Termin schlicht vergessen. Ob ein Termin platzt, hängt von vielen Faktoren ab — aber die häufigste Ursache, das Vergessen, fällt weg.

Beides. Pro Anlass steuern Sie, welcher Kanal genutzt wird. SMS geht ausschließlich an Mobilnummern — aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ebenso wie aus allen Ländern der EU und des EWR sowie Großbritannien. Festnetz wird automatisch übersprungen. E-Mail läuft über Ihr eigenes Konto, per SMTP oder Microsoft 365, damit der Absender nach Ihrer Klinik aussieht und im gesendeten Ordner landet.

Ja. Für jeden Anlass gibt es eine Vorlage mit Platzhaltern — unter anderem für Anrede, Name, Datum, Uhrzeit, Behandlung, Klinik-Name, Telefonnummer und Betrag. Sie schreiben den Ton einmal, das System setzt die echten Daten automatisch ein. Bei SMS sehen Sie einen Zeichenzähler und die Segment-Anzeige, damit eine Nachricht nicht unnötig in mehrere Teile zerfällt. Geänderter Text ist nach dem Speichern sofort aktiv.

Sie wählen pro Klinik, wie verschoben wird: automatisch eine Nachricht senden, vor dem Senden gefragt werden oder gar nicht benachrichtigen. Verschieben Sie einen bereits bestätigten Termin, erkennt das System das und verschickt die neue Zeit — ohne die alte Bestätigung ein zweites Mal zu schicken. Auch beim Verschieben per Drag-and-Drop im Kalender greift diese Logik.

Nein. Terminnachrichten und Werbung sind streng getrennt. Newsletter oder Marketing-SMS gehen nur an Patienten, die ausdrücklich eingewilligt haben — so verlangt es § 7 UWG. Hat ein Patient nicht zugestimmt, bekommt er ausschließlich Nachrichten zu seinem eigenen Behandlungsvertrag, etwa Bestätigung, Verschiebung oder Absage; Terminerinnerungen setzen eine SMS- bzw. E-Mail-Einwilligung voraus. Die Einwilligungen werden im iPad-Empfang oder in der Online-Buchung erfasst und bei jedem Versand geprüft.

Eine zentrale Prüfung entscheidet über jede automatische Nachricht, in fester Reihenfolge: Ist diese Nachrichtenart für den Kanal eingeschaltet, ist der Kanal aktiv, liegt die nötige Einwilligung vor? Ist etwas davon nicht erfüllt, entsteht gar keine Nachricht, auch kein Standardtext als Ersatz. Neue Kliniken starten mit allen Kanälen auf „aus" — es geht nichts raus, bis Sie es bewusst freischalten. Eine übernommene Alt-Datenbank löst keine Nachrichten aus. Und eine Test-SMS an Ihre eigene Nummer zeigt vorab die Anbieter-Antwort, bevor der erste Patient etwas bekommt.

AesthOS ist an einen SMS-Dienstleister angebunden — Sie brauchen also keinen eigenen Anbieter zu suchen und keine Schnittstelle zu programmieren. Das Versandkonto läuft auf Ihre Praxis oder Klinik, Zugangsdaten und Absendername werden in den Einstellungen hinterlegt. So steht Ihr Klinik-Name im Display des Patienten, nicht eine anonyme Nummer. E-Mail läuft unabhängig davon über Ihr eigenes SMTP- oder Microsoft-365-Konto.

Die SMS laufen über das Konto Ihrer Praxis oder Klinik beim SMS-Dienstleister; die Kosten richten sich nach dessen Tarif, nicht nach AesthOS. Ihr Guthaben prüfen Sie jederzeit direkt in den Einstellungen, damit keine Erinnerung an einem leeren Konto scheitert. E-Mails verschicken Sie über Ihr bestehendes SMTP- oder Microsoft-365-Konto — dafür fallen keine zusätzlichen Versandkosten an.

90 Tage nach dem Versand löscht das System Nachrichtentext, Telefonnummer und E-Mail-Adresse automatisch. Was bleibt, ist ein Protokoll-Eintrag für den Nachweis: wann ging welche Art von Nachricht an welchen Kanal, mit welchem Zustell-Status — ohne den persönlichen Inhalt. So bleibt die Klinik auskunftsfähig, ohne unnötig Patientendaten vorzuhalten.

Ja, wenn Ihre Praxis oder Klinik die Online-Absage einschaltet. Dann enthält die E-Mail an den Patienten einen Absage-Link. Sie legen fest, bis wie viele Stunden vor dem Termin abgesagt werden kann, für welche Terminarten der Link gilt und ob ein Absagegrund Pflicht ist. Erst ein Klick auf der Absage-Seite sagt den Termin ab; das bloße Öffnen des Links, etwa durch eine Link-Vorschau im Mailprogramm, ändert nichts. Der Patient bekommt eine Bestätigung seiner Absage, Ihr Team auf Wunsch eine E-Mail, und der Slot ist wieder frei.

Ja. Am Patienten hinterlegen Sie die Korrespondenzsprache, Deutsch oder Englisch. Bucht jemand online auf Englisch, wird sie automatisch vorbelegt. Terminbestätigung, Erinnerungen, Verschiebung, Absage, Reservierung, Rechnungsversand und Zahlungsnachrichten gehen dann auf Englisch raus. Für jede Nachricht gibt es eine englische Standardvorlage, die Sie im Reiter Englisch anpassen. Die Rechnungs-PDF selbst bleibt deutsch.

Ja. Neben jeder Vorlage steht ein Schalter je Kanal: Die Erinnerung 48 Stunden vorher geht zum Beispiel nur per E-Mail, die Terminbestätigung weiter per SMS. Ist ein Schalter aus, entsteht keine Nachricht, auch kein Standardtext als Ersatz. Jedes Umschalten steht im Protokoll. Standard ist: alles an, ohne Ihr Zutun ändert sich nichts.