Keine OP
ohne grünes
Licht.
Die Dokumenten-Checkliste in AesthOS ist das Modul zur OP-Freigabe für ästhetische Privatkliniken in DACH. Zu jedem OP-Termin entsteht automatisch die Pflichtdokument-Liste, abhängig von der gewählten OP-Art. Der Empfang prüft die Vollständigkeit, der Arzt erteilt die Freigabe — zweistufig. Eine Status-Ampel auf der Terminkarte im Kalender zeigt, ob ein Eingriff startklar ist. Mit Fristen, Zusatzbefunden und lückenlosem Protokoll nach § 630e und § 630f BGB.
Aufklärung unterschrieben? Anamnese vollständig? Fotos da, Kostenvoranschlag akzeptiert? Am OP-Tag entscheidet ein fehlender Bogen über Verschiebung oder Eingriff. AesthOS legt zu jedem Termin automatisch die Pflichtliste an — der Empfang hakt ab, der Arzt gibt frei. Vollständig, oder es startet nicht.
Was ein fehlender Bogen kostet. Und wie AesthOS ihn findet.
OP verschoben,
wegen einem Blatt.
Der Patient liegt vorbereitet, das Team steht bereit — und der Aufklärungsbogen ist nicht unterschrieben. Rechtlich darf nicht geschnitten werden. Eine verschobene OP kostet Saalzeit, Team und Vertrauen. AesthOS zeigt die Lücke Tage vorher, nicht erst um 07:40 Uhr.
Wer prüft was?
Der Empfang denkt, der Arzt schaut drauf — der Arzt denkt, der Empfang hat es. Ohne klare Stufen fällt das Dokument zwischen die Stühle. AesthOS trennt sauber: Empfang hakt ab, der Arzt gibt frei.
Eine Liste für alles.
Eine Brust-OP braucht die Implantat-Aufklärung, Botox nur die Einwilligung. Eine starre Standardliste passt nie ganz. AesthOS lädt pro Eingriff genau die richtigen Dokumente.
Lag wirklich alles vor?
Im Streitfall fehlt der Nachweis, dass die Aufklärung rechtzeitig da war. AesthOS protokolliert jeden Haken mit Zeit und Person — lückenlos belegbar.
Einmal eingerichtet. Jede OP zieht ihre Liste.
Sie legen Ihre Dokumentenarten einmal an und sagen, welcher Eingriff welche braucht. Ab dann zieht jeder neue OP-Termin seine Pflichtliste von selbst — niemand muss daran denken, nichts wird vergessen.
Was geprüft wird,
definieren Sie.
Pro Dokument: muss der Arzt zusätzlich freigeben, ist es kritisch, ab wann fällig — und ob es entfallen darf.
Jeder Eingriff,
seine Pflichtliste.
- Brust-Augmentation→ 6 Dokumente
- Lidstraffung→ 4 Dokumente
- Botox→ 1 Einwilligung
Wann fällig,
in welcher Reihenfolge.
Die Reihenfolge im Termin entspricht Ihrer physischen OP-Mappe — oben das Blatt, das zuerst gebraucht wird.
Eine Standardliste für alle OP-Arten · Unterlagen manuell zusammensuchen · Am OP-Tag merken, was fehlt · Im Kopf behalten, wer prüft.
Zwei Haken, eine Freigabe.
Empfang prüft, der Arzt gibt frei — und alles dazwischen ist sichtbar: die Ampel im Kalender, die Frist pro Dokument, die begründete Ausnahme. Kein Eingriff startet, ohne dass es passt.
Empfang prüft. Arzt gibt frei.
Die MFA hakt ab, was physisch vorliegt — Aufklärung, Anamnese, Labor. Bei kritischen Dokumenten setzt der Arzt zusätzlich seine Freigabe. Erst wenn beide Stufen grün sind, gilt der Termin als OP-bereit.
Status-Ampel
Rot, gelb, grün direkt auf der Terminkarte im Kalender. Ein Blick genügt, um zu sehen, welche OP noch nicht startklar ist.
Fehlende Dokumente
Das Dashboard listet die nächsten Termine mit Lücken — sortiert nach Dringlichkeit, kritische zuerst.
Nicht erforderlich
Ein Befund, der für diesen Patienten klinisch nicht zählt? Als „Nicht erforderlich“ markieren — mit Protokoll, damit die Lücke begründet ist.
Frist-Warnung
Jedes Dokument bekommt ein Fälligkeitsdatum, abgeleitet vom OP-Termin. Wird es knapp, färbt sich der Eintrag — drei Tage vorher gelb, überfällig rot.
Ein Sonderfall? Arzt ergänzt selbst.
Ein Patient nimmt Blutverdünner, ein anderer braucht ein Kardiologen-Attest. Der Arzt fügt die individuelle Anforderung direkt am Termin hinzu — mit eigener Frist. Die Liste ist nie starr.
Automatisch angelegt
Sobald der OP-Termin steht, erstellt AesthOS die Checkliste aus den Pflichtdokumenten der gewählten Eingriffe.
Mehrere Eingriffe
Werden zwei OP-Arten kombiniert, führt AesthOS beide Listen zusammen — jedes Dokument erscheint nur einmal.
Kritisch zuerst
Fehlende Dokumente werden sortiert: kritische ganz oben, dann nach Fälligkeit. Das Wichtigste sticht heraus.
Lückenloses Protokoll
Jeder Haken, jede Freigabe, jedes „Nicht erforderlich“ — mit Zeit und Person festgehalten. Nachweis für die Betriebsprüfung.
Vom OP-Termin bis grünes Licht.
- 01
Termin anlegen
Sie buchen den OP-Termin und wählen die Eingriffe. AesthOS legt sofort die passende Dokumenten-Checkliste an — ohne dass jemand daran denken muss.
- 02
Zusatzbefunde ergänzen
Braucht dieser Patient mehr? Der Arzt fügt individuelle Anforderungen mit eigener Frist hinzu — schon beim Anlegen des Termins.
- 03
Dokumente sammeln
In den Tagen vor der OP trägt das Team die Unterlagen zusammen. Die Frist pro Dokument zeigt, was zuerst dran ist.
- 04
Empfang hakt ab
Liegt ein Dokument vor, setzt die MFA den Haken. Die Ampel auf der Terminkarte rückt Richtung Grün.
- 05
Arzt gibt frei
Bei kritischen Dokumenten prüft der Arzt zusätzlich und erteilt die Freigabe. Die zweite Stufe — dokumentiert mit Zeit und Person.
- 06
OP-bereit
Alle Haken gesetzt, alle Freigaben erteilt — der Termin steht auf Grün. Der Eingriff kann ohne Risiko starten.
Ein Blick auf die Terminkarte. Und Sie wissen Bescheid.
Die Checkliste lebt nicht in einem versteckten Menü. Ihr Status sitzt direkt auf der Terminkarte im Kalender — und im Dashboard, das die nächsten Lücken vorzeigt.
- Grün — OP-bereitAlle Haken gesetzt, alle Freigaben erteilt. Der Termin trägt das grüne Symbol — der Eingriff kann starten.
- Orange — noch LückenMindestens ein Dokument fehlt oder eine Arzt-Freigabe steht aus. Die Karte zeigt den Stand, etwa 4 von 6.
- Kein Symbol — nichts nötigFür Termine ohne Pflichtdokumente bleibt die Karte schlicht. Nur dort, wo es zählt, erscheint die Ampel.
Aus der Liste in den OP-Saal.
Steht der Termin auf Grün, ist die Übergabe an den OP-Tag eindeutig: Jedes Pflichtdokument liegt vor, jede Freigabe ist erteilt, jeder Schritt ist protokolliert. Die digitale Liste und Ihre physische OP-Mappe tragen dieselbe Reihenfolge.
Jeder Haken bleibt nachweisbar.
Die Checkliste ist nicht nur Erinnerung — sie ist Ihr Nachweis. Wer wann welches Dokument geprüft und freigegeben hat, hält AesthOS lückenlos fest. Die Aufklärung liegt vor dem Eingriff vor, nicht erst im Nachhinein.
- Aufklärung nach § 630e BGBDie Aufklärung muss rechtzeitig und dokumentiert erfolgen. Die Checkliste erzwingt, dass der Bogen vor dem Eingriff vorliegt — mit Frist und Freigabe.
- Lückenloses ProtokollJeder Haken, jede Arzt-Freigabe, jedes „Nicht erforderlich" wird mit Zeitstempel und Person festgehalten. Im Streitfall belegbar.
- Zwei-Stufen-PrinzipVier-Augen-Prinzip aus dem System: Empfang prüft die Vollständigkeit, der Arzt gibt frei. Keine OP startet, ohne dass beide Stufen grün sind.
- Begründete AusnahmeEin Dokument entfällt? Die Markierung „Nicht erforderlich" wird protokolliert — die Lücke ist begründet, nicht übersehen.
- 12.06. · 14:02 · Termin angelegtOP Brust-Augmentation gebucht. AesthOS legt 6 Pflichtdokumente an — Aufklärung, Anamnese, Labor, Foto-Einwilligung, Implantat-Aufklärung, Einwilligung.
- 12.06. · 14:05 · Zusatzbefund ergänztDie Patientin nimmt Blutverdünner. Der Arzt fügt „Kardiologen-Attest" mit eigener Frist hinzu.
- 18.06. · 09:30 · Empfang hakt abAufklärung und Anamnese liegen vor. M. Schäfer setzt die Haken — Stand 4 von 7.
- 19.06. · 11:15 · Arzt gibt freiImplantat-Aufklärung und Labor geprüft. Der Arzt erteilt die Freigabe — die zweite Stufe wird grün.
- 20.06. · 07:50 · OP-bereitAlle Haken gesetzt, alle Freigaben erteilt. Die Terminkarte steht auf Grün. Der Eingriff startet planmäßig.
Häufige Fragen zur Dokumenten-Checkliste.
Wie entsteht die Checkliste für einen OP-Termin?
Die Dokumenten-Checkliste in AesthOS entsteht automatisch, sobald Sie einen Termin mit einem oder mehreren Eingriffen anlegen. Für jede OP-Art ist hinterlegt, welche Dokumente Pflicht sind — diese werden zur Liste hinzugefügt. Bei mehreren Eingriffen führt AesthOS die Listen zusammen, jedes Dokument nur einmal. Niemand muss daran denken: Die Liste steht im selben Moment wie der Termin.
Was bedeutet die zweistufige Freigabe?
Die zweistufige Freigabe trennt zwei Verantwortlichkeiten. Der Empfang oder die MFA prüft, ob ein Dokument physisch vorliegt, und setzt den Haken. Bei Dokumenten, die Sie als arztpflichtig markiert haben, erteilt zusätzlich der Arzt seine Freigabe. Ein Termin gilt erst dann als OP-bereit, wenn alle Empfangs-Haken und alle Arzt-Freigaben gesetzt sind. So fällt kein Dokument zwischen Empfang und Behandler durch.
Brauchen verschiedene Eingriffe verschiedene Dokumente?
Ja. In AesthOS legen Sie pro OP-Art fest, welche Dokumente Pflicht sind. Eine Brust-Augmentation verlangt eine Implantat-Aufklärung und ein Gerinnungs-Labor, eine Botox-Behandlung nur die Einwilligung. Sie definieren das einmal in den Einstellungen — danach lädt jeder Termin genau die richtige Liste, ohne starre Standardvorlage.
Kann ein Arzt patientenspezifische Dokumente ergänzen?
Ja, über Zusatzbefunde. Wenn ein Patient eine individuelle Anforderung hat — etwa ein Kardiologen-Attest bei Blutverdünnern —, fügt der Arzt sie direkt am Termin hinzu, mit eigenem Namen und eigener Frist. Diese Zusatzbefunde erscheinen in derselben Checkliste wie die Pflichtdokumente und werden genauso geprüft und protokolliert.
Was passiert, wenn ein Dokument nicht gebraucht wird?
Dokumente, die Sie dafür freigegeben haben, lassen sich als „Nicht erforderlich" markieren. Das ist sinnvoll, wenn ein Befund für diesen Patienten klinisch nicht relevant ist. Die Markierung zählt als erledigt, wird aber mit Zeit und Person protokolliert — die Lücke ist damit begründet und nicht übersehen. Zusatzbefunde lassen sich bewusst nicht als „Nicht erforderlich" markieren.
Wo sehe ich, ob eine OP startklar ist?
Der Status sitzt direkt auf der Terminkarte im Kalender. Ein grünes Symbol bedeutet: alle Dokumente vorhanden, alle Freigaben erteilt. Orange zeigt offene Punkte mit Stand, etwa 4 von 6, und bei arztpflichtigen Dokumenten zusätzlich den Arzt-Stand. Termine ohne Pflichtdokumente bleiben schlicht. Zusätzlich listet das Dashboard die nächsten Termine mit fehlenden Dokumenten — kritische zuerst.
Erinnert mich AesthOS an Fristen?
Jedes Dokument bekommt ein Fälligkeitsdatum, das AesthOS vom OP-Termin aus zurückrechnet — Sie hinterlegen pro Dokumentenart, wie viele Tage vorher es vorliegen muss, bis zu 90 Tage. Wird es knapp, färbt sich der Eintrag: drei Tage vor Fälligkeit gelb, danach überfällig rot. Fehlende Dokumente werden kritisch zuerst sortiert, damit das Wichtigste nicht untergeht.
Ist die Checkliste ein Nachweis für Prüfungen?
Ja. Jeder Prüfschritt — Empfangs-Haken, Arzt-Freigabe, „Nicht erforderlich" — wird mit Zeitstempel und verantwortlicher Person protokolliert. Im Streitfall oder bei einer Betriebsprüfung lässt sich lückenlos belegen, dass die Pflichtdokumente rechtzeitig vorlagen und freigegeben wurden. Das ergänzt die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB.
Ihre nächste OP startet auf Grün.
30 Minuten Demo. Wir zeigen das echte System mit Ihrer OP-Logik — Dokumentenarten, OP-Art-Zuordnung, Zwei-Stufen-Freigabe und die Ampel im Kalender.