Kein Patient
geht Ihnen
verloren.
Die Patientenbindung in AesthOS ist das proaktive Recall- und Outreach-Modul für ästhetische Privatkliniken und Praxen in DACH. Das System erkennt automatisch überfällige Wiedervorstellungen, Storno- und No-Show-Risiken, drohende Abwanderung und ungenutztes OP-Potenzial. Daraus entsteht eine priorisierte Aufgabenliste; das Team kontaktiert per Telefon, SMS, E-Mail oder Brief — nur mit Einwilligung, jede Aktion protokolliert.
Patienten bleiben weg — und Sie merken es erst, wenn der Terminslot leer bleibt. AesthOS erkennt im Hintergrund, wer überfällig ist, wessen Termin zu kippen droht und bei wem aus der Beratung eine OP werden kann. Ihr Team bekommt morgens eine fertige Liste: ein Blick, ein Anruf, dokumentiert.
Was ein verlorener Patient kostet. Und was AesthOS zurückholt.
6 Monate
zu spät.
Frau Berger war seit dem Frühjahr nicht mehr da — aufgefallen ist es niemandem. Bis der Slot leer bleibt und die Patientin längst woanders behandelt wird. Was fehlt, ist nicht der gute Wille. Es ist der Hinweis zur richtigen Zeit.
Schon angerufen?
Empfang ruft an, Patient lehnt ab — und nächste Woche steht derselbe Name wieder auf der Liste. Ohne Verlauf weiß niemand, was schon lief.
Jede Absage überrascht.
Der Slot bleibt leer, weil niemand vorher anruft. Dabei kündigt sich ein kippender Termin oft an — man muss es nur rechtzeitig sehen.
Wirkt das überhaupt?
Wie viele Patienten kommen nach einem Anruf wirklich zurück? Ohne Zahlen bleibt Recall eine Vermutung — und das Budget ein Blindflug.
Keine Black-Box. Sie stellen den Kreislauf ein.
Andere verkaufen eine undurchsichtige Automatik. Bei AesthOS bestimmen Sie, welche Signale zählen, wie empfindlich das System meldet und welche Absage-Gründe es kennt. Eingestellt ist eingestellt — kein Entwickler nötig, kein anonymer Algorithmus.
Fünf Signale,
Sie wählen aus.
Reine Terminpraxis ohne OP? Storno und No-Show an, OP-Potenzial aus. Sie entscheiden.
Sie bestimmen,
ab wann es meldet.
- Höchstens 3 Kontaktversuche
- Aufgabe verfällt nach 90 Tagen
- Eine offene Aufgabe je Thema
Warum Termine
ausbleiben.
Eigenen Grund ergänzen — jeder Grund fließt in die Auswertung. Sie sehen, woran es liegt.
Automatik, die Sie nicht steuern · Kontakt ohne Ihre Regeln · keine Begründung · nicht abschaltbar.
Erkennen ist das eine. Dranbleiben das andere.
Die Liste sagt Ihrem Team, wen es heute kontaktieren sollte. Der Kontakt, das Ergebnis und die Wiedervorlage passieren an einer Stelle — ohne Programmwechsel, ohne doppelten Anruf.
Vier Wege, ein Klick.
Telefon, SMS, E-Mail oder Brief — direkt aus der Aufgabe. Die Vorlage ist mit Name und Klinikdaten vorbefüllt, der bisherige Verlauf steht dabei. Kein Copy-Paste, kein Programmwechsel.
Kein Doppel-Anruf
Pro Patient nur eine offene Aufgabe je Thema. Der Verlauf zeigt „2× Tel · 1× SMS“ — Ihr Team weiß sofort, was schon lief.
Wiedervorlage mit Uhrzeit
Patient will später angerufen werden? Wiedervorlage auf Tag und Uhrzeit — die Aufgabe taucht „Morgen 11:00“ wieder auf.
Ergebnis in einem Klick
Termin gebucht, abgelehnt mit Grund, nicht erreicht. Ein Klick — und der nächste Patient ist dran.
Absage-Gründe, die zählen
„Preis zu hoch“, „andere Klinik“, „weggezogen“ — aus Ihrem Katalog. Jeder Grund fließt in die Auswertung.
Termin gebucht — Aufgabe schließt sich.
Bucht der Patient von allein einen Termin — online oder am Telefon —, erkennt AesthOS das und schließt die Aufgabe. Kein überflüssiger Anruf, kein „haben wir den schon kontaktiert?“.
Begründung statt Bauchgefühl
Jede Aufgabe zeigt, warum sie entstand — die wichtigsten Faktoren als kurze Hinweise. Ihr Team weiß, was es ansprechen kann.
Serienbrief & Export
Mehrere Patienten auswählen, als Word-Serienbrief oder CSV exportieren. Für den Lettershop oder die Offline-Bearbeitung.
Lernt mit jeder Rückmeldung
Jedes Ergebnis fließt zurück. Die Prognosemodelle für Storno, No-Show und OP-Potenzial werden mit der Zeit treffsicherer.
Lückenloses Protokoll
Anruf, Nachricht, Ergebnis, Verwerfen — jeder Schritt mit Zeit, Person und Grund. DSGVO-konform nachweisbar.
Vom Hinweis bis zum Termin.
- 01
Im Hintergrund rechnen
Das System sichtet laufend Termine und Behandlungsverläufe — mehrmals täglich. Überfällige Kontrollen, Storno-Muster, ausgebliebene OPs nach der Beratung.
- 02
Aufgabe entsteht
Nur wenn die Einwilligung vorliegt, wird daraus eine Aufgabe — mit Patient, Thema und einer kurzen Begründung, warum gerade jetzt.
- 03
Morgens auf der Liste
Ihr Team öffnet die Liste und sieht sofort: Wer braucht heute einen Anruf? Sortiert nach Dringlichkeit — Hoch vor Mittel vor Niedrig.
- 04
Kontakt aufnehmen
Telefon, SMS, E-Mail oder Brief — direkt aus der Aufgabe, mit vorbefüllter Vorlage. Der bisherige Verlauf steht dabei: „2× Tel · 1× SMS".
- 05
Ergebnis festhalten
Ein Klick: Termin gebucht, abgelehnt mit Grund, nicht erreicht. Oder Wiedervorlage auf einen Tag und eine Uhrzeit.
- 06
Gebucht — fertig
Bucht der Patient, schließt sich die Aufgabe von selbst. Das Ergebnis fließt ins Dashboard: kontaktiert, gebucht, geschätzter Umsatz.
Jede Aufgabe sagt Ihnen, warum. Nicht nur, wen.
Zwei Signale sind regelbasiert, drei berechnen trainierte Prognosemodelle. Zu jeder Aufgabe stehen die wichtigsten Gründe in Klartext — damit der Anruf nicht ins Leere geht.
- Wiedervorstellung fälligNach Ihrem Behandlungsintervall überfällig — z. B. die Auffrischung neun Monate nach dem letzten Filler. Regelbasiert berechnet, keine Black-Box.
- Storno-RisikoEin gebuchter Termin der nächsten 14 Tage droht zu kippen — erkannt an Mustern wie kurzfristiger Buchung oder früheren Absagen.
- No-Show-RisikoDer Patient erscheint wahrscheinlich nicht. Ein kurzer Anruf am Vortag rettet den Slot — und den Tagesplan.
- AbwanderungDeutlich über dem üblichen Intervall, kein neuer Termin — der Kontakt reißt ab. Jetzt zurückholen, bevor der Patient ganz weg ist.
- OP-PotenzialAus der Beratung der letzten Monate wurde keine OP. Der Anruf, der über mehrere tausend Euro entscheidet — bei uns mit ~2.500 € hinterlegt.
Sehen Sie, ob es wirkt. Schwarz auf weiß.
Ein Blick aufs Dashboard: wie viele Patienten kontaktiert, wie viele Termine daraus wurden, die Erfolgsrate und der geschätzte Umsatz — je Zeitfenster von 7 bis 365 Tagen, aufgeschlüsselt nach Signal-Typ.
Proaktiv ansprechen — nur mit Einwilligung.
Patientenbindung ist Werbeansprache — und sie nutzt eine KI-gestützte Auswertung. Beides braucht die ausdrückliche Einwilligung des Patienten. AesthOS prüft das vor jeder Aufgabe und vor jeder Nachricht, automatisch.
- Kontakt nur mit doppelter EinwilligungEine Aufgabe entsteht nur, wenn der Patient sowohl der Werbeansprache als auch der KI-gestützten Verarbeitung zugestimmt hat (Art. 6 DSGVO). Fehlt ein Häkchen: kein Kontakt.
- Jederzeit widersprechenPatienten können der automatischen Auswertung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — ein Schalter in der Akte. Danach taucht der Patient in keiner Aufgabe mehr auf.
- Eingeschränkte Verarbeitung respektiertIst die Verarbeitung eines Patienten eingeschränkt (Art. 18 DSGVO), wird er automatisch von der Analyse und vom Versand ausgenommen.
- Jede Aktion protokolliertAnruf, Nachricht, Ergebnis, Verwerfen — jeder Schritt mit Zeit, Person und Grund. Im Streitfall lückenlos nachweisbar.
- 06:00 · System rechnetIm Hintergrund werden Termine und Verläufe gesichtet. A. Berger: Kontrolle seit sieben Monaten überfällig.
- 08:12 · Aufgabe auf der ListeEinwilligung liegt vor — die Aufgabe erscheint mit Priorität „Mittel" und kurzer Begründung.
- 09:30 · Empfang ruft anDirekt aus der Aufgabe. Ergebnis: „Rückruf gewünscht" — Wiedervorlage auf morgen 11:00.
- 11:04 · Termin gebuchtDie Patientin bucht eine Kontrolle. Die Aufgabe schließt sich automatisch.
- 11:04 · Dashboard aktualisiertEin Termin mehr in der Monatsbilanz — kontaktiert, gebucht, geschätzter Umsatz verbucht.
Häufige Fragen zur Patientenbindung.
Woher weiß AesthOS, welche Patienten Aufmerksamkeit brauchen?
Die Patientenbindung in AesthOS sichtet im Hintergrund — mehrmals täglich — Termine und Behandlungsverläufe Ihrer Klinik. Zwei Signale sind regelbasiert: „Wiedervorstellung fällig" und „Abwanderung" ergeben sich aus Ihrem Behandlungsintervall. Drei Signale berechnen trainierte Prognosemodelle: Storno-Risiko, No-Show-Risiko und OP-Potenzial. Daraus entstehen Aufgaben — aber nur für Patienten, die der Werbeansprache und der KI-gestützten Verarbeitung zugestimmt haben.
Bekommt der Patient automatisch eine SMS oder E-Mail?
Nein. AesthOS verschickt nichts von allein. Jede Aufgabe legt Ihrem Team einen Patienten vor — Ihr Team entscheidet, ob und wie es kontaktiert. SMS und E-Mail gehen nur raus, wenn der jeweilige Kanal freigegeben ist und der Patient dafür eingewilligt hat. Briefe werden lokal als Kontakt erfasst und über Serienbrief gedruckt, nicht automatisch versendet.
Was bedeuten die fünf Signale genau?
Wiedervorstellung: eine fällige Kontrolle oder Auffrischung. Storno-Risiko: ein gebuchter Termin der nächsten 14 Tage droht zu kippen. No-Show-Risiko: der Patient erscheint wahrscheinlich nicht. Abwanderung: deutlich über dem üblichen Intervall ohne neuen Termin. OP-Potenzial: aus einer Beratung wurde keine Operation. Jedes Signal ist mit einem geschätzten Umsatz hinterlegt (von ~300 € bis ~2.500 €), damit Ihr Team weiß, wo sich der Anruf am meisten lohnt.
Braucht das eine zusätzliche Einwilligung der Patienten?
Ja. Für die Patientenbindung gilt eine doppelte Einwilligung: die Werbeansprache und die KI-gestützte Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Fehlt eine der beiden, taucht der Patient in keiner Analyse und in keiner Aufgabe auf. Beide Einwilligungen lassen sich bei der Aufnahme abfragen und jederzeit widerrufen — der Patient kann der automatischen Auswertung auch ausdrücklich widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Was passiert, wenn ein Patient mehrfach nicht erreichbar ist?
Sie legen fest, wie oft kontaktiert wird — standardmäßig höchstens drei Versuche (zwischen 1 und 20 einstellbar). Danach schließt die Aufgabe automatisch als „nicht erreichbar". Bleibt eine Aufgabe lange offen, verfällt sie nach 90 Tagen (ebenfalls einstellbar). So bleibt die Liste sauber und Ihr Team verliert keine Zeit mit aussichtslosen Fällen.
Ruft mein Team denselben Patienten versehentlich doppelt an?
Nein. Pro Patient gibt es nur eine offene Aufgabe je Thema. Jede Aufgabe zeigt den bisherigen Kontaktverlauf — etwa „2× Tel · 1× SMS" —, damit klar ist, was schon lief. Und bucht der Patient von allein einen Termin, erkennt AesthOS das und schließt die Aufgabe automatisch. So entsteht kein überflüssiger Anruf.
Können wir sehen, ob sich der Aufwand lohnt?
Ja. Das Dashboard der Patientenbindung zeigt für jeden Zeitraum (7, 30, 90 oder 365 Tage): wie viele Aufgaben bearbeitet wurden, wie viele Termine daraus gebucht wurden, die Erfolgsrate und den geschätzten Umsatz. Dazu die Erfolgsquote je Signal-Typ und die häufigsten Absage-Gründe. Recall wird damit messbar — statt Bauchgefühl gibt es Zahlen.
Können wir Patienten auch per Serienbrief erreichen?
Ja. Wählen Sie mehrere Patienten aus und exportieren Sie sie als Word-Serienbrief oder als CSV-Liste — letztere mit UTF-8-Kennung, sodass Excel Umlaute korrekt anzeigt. Der Serienbrief-Export enthält Anrede, Name und Adresse für den Lettershop; der Kontakt-Export zusätzlich Telefon, E-Mail und „fällig seit". So lässt sich auch offline gezielt nachfassen.
Holen Sie zurück, was Ihnen entgeht.
30 Minuten Demo. Wir zeigen das echte System mit Ihrer Klinik-Logik — Prognosen, Aufgabenliste, Dashboard und die DSGVO-Einstellungen.