Mails,
die ihren
Patienten finden.
Der Smarte Posteingang in AesthOS ist das zentrale Modul für Patientenmail-Verwaltung in ästhetischen Privatkliniken in DACH. Eingehende Mails von Microsoft 365 oder IMAP-Konten werden automatisch der richtigen Patientenakte zugeordnet, in einem Drei-Spalten-Cockpit angezeigt und können direkt mit Terminvorschlag, Verschiebung, Stornierung oder Anhang-Übernahme beantwortet werden. Reservierung verhindert Doppelantworten. Jeder Vorgang wird lückenlos nach § 630f BGB in der Akte protokolliert.
Statt Outlook und Akte parallel offen zu haben, sehen Sie die Patientin schon, wenn Sie die Mail öffnen. Antworten Sie mit drei Termin-Slots, einer Verschiebung oder einem abgelegten Vorbefund — direkt aus der Mail. Drei Kolleginnen am selben Postfach, ohne Doppel-Antworten.
Guten Tag,
ich würde gerne einen Termin zur Botox-Behandlung vereinbaren — am liebsten nächste Woche Donnerstag oder Freitag.
Viele Grüße, Marlene Schäfer
Was der Empfang heute mit Mails verliert. Und was AesthOS daraus macht.
200 Mails
kein Patient.
Outlook quillt über, jede Mail braucht Suche im KIS, jede Antwort ist Copy-Paste aus drei Tabs. Bei uns ist die Akte schon da, wenn Sie die Mail öffnen — und die Antwort eine Vorlage.
Wer kümmert sich?
Drei Kolleginnen, ein Postfach — und niemand weiß, wer was beantwortet. Mit „Ich kümmere mich" sehen alle sofort, dass der Vorgang reserviert ist.
Antwort verloren.
Antwort wird im privaten Outlook geschrieben, taucht nie in der Akte auf. Bei uns liegt jede Antwort am Patienten — Vertretung sieht den Stand sofort.
Vorbefund verschwunden.
PDF vom Hausarzt landet zwischen Newslettern. Bei uns landet der Anhang per Klick in der Akte — als Vorbefund, mit Datum und Quelle dokumentiert.
Eine Mail. Eine Aktion. Erledigt.
Drei echte Vorgänge, die Ihr Empfang jeden Tag bekommt — und wie sie im Posteingang aus einer Mail einen erledigten Punkt machen. Nicht acht Tabs. Nicht drei Kolleginnen, die parallel tippen. Eine Aktion in der Mail, fertig.
Botox-Anfrage
wird Terminvorschlag.
Guten Tag, ich würde gerne einen Termin zur Botox-Behandlung vereinbaren …
Patient erkannt — oder ein Vorschlag mit Häkchen-Bestätigung. Antwort mit drei reservierten Slots in einer Mail, alle 48 Stunden gehalten.
Hausarzt-PDF
landet in der Akte.
Anhang per Klick als Vorbefund in der Akte ablegen — mit Datum, Quelle und Mail-Verlauf als Nachweis. Kein Download auf den Desktop, kein Drag-and-Drop ins falsche Fenster.
Verschiebung
in einem Klick.
Hallo, leider muss ich den Termin am Donnerstag verschieben …
Der Termin in der Mail wird erkannt — eine Aktion verschiebt direkt im Kalender und schickt die Bestätigung mit neuem Slot. Patientin und Behandlerin sehen sofort den neuen Termin.
Anfrage · Vorbefund · Verschiebung · Stornierung · Frage zur Behandlung · Vorbereitungs-Hinweis. Heute: jede Mail ist Suchen, Tippen, Hoffen. Morgen: jede Mail ist eine Aktion.
Eine Mail-Strecke, ohne dass etwas verloren geht.
Vom automatischen Abruf der Mails bis zur dokumentierten Antwort am Patienten — alles passiert auf einem Bildschirm. Anfragen, Vorbefunde, Verschiebungen, Stornierungen — alle Vorgänge bleiben am Patienten, auch wenn die Kollegin wechselt.
Ihr Postfach bleibt Ihr Postfach.
Microsoft 365 oder beliebiges IMAP-Konto bei IONOS, Strato, Hetzner — einmal hinterlegen, fertig. Mails bleiben im Mail-Server, AesthOS holt sie ab. Antworten landen auch in Ihrem Gesendet-Ordner.
Akte sofort erkannt
Antwort auf eine vorige Klinik-Mail oder eine Mail-Adresse aus dem Patientenstamm: sofort zugeordnet, kein Suchen.
Ähnlicher Name? Vorschlag
Bei ähnlicher Schreibweise (z. B. „Schäfer“ vs. „Schaefer“) macht AesthOS einen Vorschlag — Sie bestätigen mit einem Häkchen.
Termin aus der Mail
Drei freie Slots aus dem Kalender direkt in die Antwort — 48 Stunden für die Patientin reserviert. Bestätigt sie, ist der Termin gebucht.
Anhang in die Akte
Vorbefund-PDF per Klick ablegen — mit Datum und Quelle dokumentiert. Kein Download, kein Drag-and-Drop ins falsche Fenster.
Acht Aktionen, eine Vorlage, eine Mail.
Termin vorschlagen, bestätigen, verschieben, stornieren · Anhang ablegen · Notiz an den Patienten · Aufgabe an die Kollegin · als erledigt schließen. Jede Aktion hat ihre Antwort-Vorlage — anpassen, senden.
Reservierung gegen Doppelantwort
„Ich kümmere mich“ sperrt den Antwort-Knopf für die anderen Kolleginnen. Sichtbar mit Name — keine doppelte Antwort an die Patientin.
Schichtwechsel mit Notiz
Vorgang an eine Kollegin übergeben mit einer kurzen Notiz — sie sieht den Stand sofort. Kein Telefonat, keine Übergabe-Mail.
Vorlagen Ihrer Praxis
Antwort-Vorlagen mit Platzhaltern für Name, Termin, Behandlung — Sie hinterlegen sie einmal, jede Kollegin antwortet im gleichen Stil.
Erledigt heißt erledigt
Drei Schluss-Status: „beantwortet“, „informativ“, „Spam“. Der Vorgang liegt sauber in der Akte — mit Verlauf und Antwort.
Von der Mail bis erledigt.
- 01
Mail kommt rein
Der Posteingang ruft Mails automatisch alle paar Minuten von Microsoft 365 oder Ihrem IMAP-Konto ab. Anhänge werden direkt mit gespeichert.
- 02
Akte erkannt
Antwort auf vorige Klinik-Mail oder bekannte Absender-Adresse: sofort an die Akte angehängt. Ähnlicher Name: als Vorschlag, nicht automatisch.
- 03
Mein Vorgang
Eine Klick auf „Ich kümmere mich" — die Kollegin sieht, dass Sie dran sind. Schichtwechsel mit Notiz möglich, kein Doppel-Beantworten.
- 04
Akte direkt daneben
Beim Öffnen der Mail steht rechts die Patientin: nächste Termine, letzter Kontakt, offene Rechnungen, medizinische Hinweise — alles auf einem Bildschirm.
- 05
Antwort mit Aktion
Termin vorschlagen, bestätigen, verschieben, stornieren — alles aus der Mail. Anhang als Vorbefund ablegen. Vorlage einsetzen, anpassen, senden.
- 06
Erledigt
Status auf erledigt, der Vorgang liegt in der Akte mit dem gesamten Mailverlauf. Beim nächsten Mal: alles wieder da, auch für die Vertretung.
Drei Spalten. Alles auf einem Blick.
Liste links, Mail-Detail mit Aktionen in der Mitte, Patientenakte rechts. Sie öffnen die Mail — die Akte ist schon da. Wer noch in zwei Programmen gleichzeitig arbeitet, verliert pro Mail eine Minute.
- Liste · TriageFilter für meine Vorgänge, neue Mails, mit Anhang, dringend. Sektionen sortiert nach Patient oder Datum.
- Mail-Detail · AktionMail-Text, Anhänge, automatisch erkannte Termine — und die acht Aktionen als Schnellauswahl direkt unter der Mail.
- Patientenakte · KontextNächste Termine, letzter Kontakt, medizinische Hinweise, offene Rechnungen, aktive Kostenvoranschläge — kompakt, ohne weiteren Klick.
Das Cockpit am Marmor-Tresen.
„Alle“ zeigt das gesamte Postfach der Klinik. „Meine“ zeigt, was Sie selbst reserviert haben. Zwischen den Tabs wechseln Sie mit einem Klick — der Verlauf bleibt erhalten.
Jeder Vorgang am Patienten, mit Nachweis.
Mailverkehr ist medizinische Kommunikation — und gehört nach § 630f BGB lückenlos in die Akte. Im Posteingang ist das nicht ein zusätzlicher Schritt, sondern automatisch.
- Mailverkehr in der Akte (§ 630f BGB)Jede eingehende und ausgehende Mail liegt am Patienten in der Akte — mit Zeitpunkt, Verfasserin und Inhalt. Auch zehn Jahre später noch nachvollziehbar.
- Lückenloses ProtokollZuordnung, Schichtwechsel, Antwort, Mark-erledigt — jeder Schritt mit Person und Zeit dokumentiert. Im Streitfall bleibt nichts unklar.
- Mail-Zugang verschlüsseltZugangsdaten für Ihr Mail-Konto sind ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Nur AesthOS spricht mit Microsoft 365 oder Ihrem IMAP — keine Drittanbieter.
- Antwort nur einmalReserviert eine Kollegin den Vorgang, wird der Antwort-Knopf für alle anderen gesperrt — Doppelantworten ausgeschlossen.
- 08:12 · Mail kommt reinAnfrage einer Patientin: Termin Botox nächste Woche. Im Hintergrund abgerufen, sofort im Posteingang sichtbar.
- 08:13 · Patientin erkanntMail-Adresse stimmt mit Akte überein — als „zugeordnet" angezeigt. Klick auf die Mail, Akte erscheint rechts.
- 08:14 · Vorgang reserviertM. Schäfer · Klinikleitung klickt „Ich kümmere mich". Für andere Kolleginnen jetzt als „in Bearbeitung" sichtbar.
- 08:16 · Drei Slots vorgeschlagenAus dem Kalender drei freie Botox-Slots auswählen — Mail-Vorlage füllt sich automatisch. Slots sind 48 Stunden reserviert.
- 08:17 · Antwort rausMail versendet, am Patienten dokumentiert, Vorgang auf erledigt. Beim Rückblick: alles da — Anfrage, Antwort, gewählter Slot.
Häufige Fragen zum Posteingang.
Welche Mail-Anbieter werden unterstützt?
Der Posteingang in AesthOS verbindet sich mit Microsoft 365 (Outlook / Exchange Online) und beliebigen IMAP-Konten (z. B. eigene Praxis-Domain bei IONOS, Strato oder Hetzner). Die Zugangsdaten werden einmal in den Einstellungen hinterlegt und verschlüsselt gespeichert. Mails werden alle paar Minuten automatisch im Hintergrund abgerufen — Sie müssen nicht aktualisieren.
Was passiert mit Mails von Patientinnen, die wir noch nicht in der Datenbank haben?
Mails von unbekannten Absendern landen im Posteingang als nicht zugeordnet. Sie sehen alle relevanten Informationen — Absender, Betreff, Anhänge — und können entscheiden: einen neuen Patienten anlegen (mit Vorbefüllung aus der Mail), die Mail als informativ markieren oder als Spam ablegen. Patientenanlage per Rechtsklick auf den Mail-Text übernimmt Namen direkt.
Wie wird verhindert, dass zwei Kolleginnen dieselbe Mail beantworten?
Sobald jemand auf „Ich kümmere mich" klickt, sehen alle anderen Kolleginnen den Vorgang als reserviert — mit Foto und Name der Bearbeiterin. Der Antwort-Knopf bleibt für die anderen sichtbar, aber gesperrt. Bei Schichtwechsel können Sie den Vorgang freigeben oder mit einer kurzen Notiz an eine Kollegin übergeben.
Werden Mails auch im Outlook weiter angezeigt oder nur in AesthOS?
Mails bleiben im Mail-Server (Microsoft 365 oder IMAP) erhalten — sie werden in AesthOS abgerufen, aber nicht gelöscht. Bearbeitete Mails markieren wir bei Microsoft 365 als gelesen, bei IMAP nutzen wir einen separaten Ordner zur Markierung. Wenn jemand parallel im Outlook arbeitet, sieht er den aktuellen Stand. Die Antwort, die Sie aus AesthOS schicken, landet auch in Outlook im Gesendet-Ordner.
Was passiert mit Anhängen — landen die direkt in der Patientenakte?
Anhänge werden mit der Mail in einer Zwischenablage gespeichert. Sie entscheiden pro Anhang: in die Akte als Vorbefund ablegen (mit Datum und Quelle), als Foto zur Behandlung speichern, ignorieren. Bis zur Entscheidung bleibt der Anhang verschlüsselt — er taucht erst dann in der Akte auf, wenn Sie ihn dort wirklich haben wollen.
Kann ich Antwort-Vorlagen für meine Praxis hinterlegen?
Ja — Vorlagen mit Platzhaltern (Patientenname, Termin, Behandlung) legen Sie selbst in den Einstellungen an, drag-and-drop für die Reihenfolge. Vorlagen können an eine Aktion gebunden werden — z. B. „Antwort auf Verschiebungs-Anfrage" zeigt nur passende Vorlagen. Beim Versand werden Platzhalter ersetzt, Sie können vor dem Senden noch anpassen.
Wie wird die Identität des Mail-Absenders verifiziert?
Bei Antworten auf eine vorige Klinik-Mail (über die technische Antwort-Kennung in der Mail) ist der Verlauf eindeutig zugeordnet. Bei einer bekannten Adresse im Patientenstamm ebenso. Bei ähnlichem Namen aber unbekannter Adresse macht AesthOS einen Vorschlag — Sie müssen aktiv bestätigen. Eine wirkliche Identitätsprüfung (z. B. SMS-Code) gibt es im Posteingang nicht, weil Mail-Adressen kein verlässlicher Identitätsnachweis sind.
Was passiert, wenn eine Kollegin krank wird mitten in einem Vorgang?
Reservierte Vorgänge, an denen länger nichts passiert ist, gibt AesthOS automatisch wieder frei — der Vorgang taucht wieder im Posteingang aller Kolleginnen auf. Wenn die Kollegin geplant abwesend ist, können Vorgänge auch manuell mit einer Notiz an jemanden anderen übergeben werden. Der Mail-Verlauf und alle Notizen bleiben für die Vertretung sichtbar.
Ihre Mails finden ihre Akte.
30 Minuten Demo. Wir zeigen den Posteingang am echten System — mit Anbindung an Ihr Postfach, drei Use-Cases live, Patientenakte daneben.