Mehr als Posteingang — ein Vorgangs-Cockpit

Ja. Wir binden alle gängigen Mail-Anbieter an: Microsoft 365 / Exchange Online direkt, sowie IMAP-Postfächer bei 1&1, IONOS, Strato, eigenen Domains und Google Workspace. Sie konfigurieren das einmalig in den Einstellungen — danach läuft der Mail-Abruf automatisch. Pro Praxis können auch mehrere Postfächer parallel angebunden werden.

Eingehende Mails landen alle 5 Minuten automatisch im Posteingang. Bei Microsoft 365 sogar fast in Echtzeit. Im Posteingang sehen Sie immer den Zeitpunkt des letzten Abrufs — wenn etwas hängt, fällt das sofort auf.

AesthOS prüft drei Dinge: Ist die Mail eine Antwort auf eine vorher verschickte Mail (Thread)? Steht die Absender-Adresse in einer Patientenakte? Kommt der Name im Patientenstamm vor — dann nur als unsicherer Vorschlag, niemals automatisch zugeordnet. Sichere Treffer werden zugeordnet, alles andere bleibt als zu prüfen markiert. Eine bestehende Zuordnung können Sie jederzeit per Pencil-Icon ändern oder ganz aufheben — bereits abgelegte Dokumente werden dabei sauber aus der alten Akte gelöst und auf den neuen Patienten übertragen. So entstehen keine falschen Patientenakten, auch wenn ein Empfangsteam einen Treffer korrigieren muss.

Eingehende und ausgehende Nachrichten zum gleichen Anliegen werden zu einem Vorgang gebündelt — Sie sehen den Verlauf, alle Anhänge, den Status und wer gerade dran ist auf einen Blick. Lange Mailverläufe werden gekürzt dargestellt und per Mehr anzeigen aufgeklappt, damit Signaturen und alte Quotes den Workflow nicht verstopfen. Aus jedem Vorgang lassen sich direkt Aktionen anstoßen: antworten, Termin vorschlagen, Aufgabe für Kolleg:innen erstellen, Notiz zur Akte hinterlegen, erledigen.

Ja. Jede Mail kann mit Ich-kümmere-mich für eine Person reserviert werden. Andere Teammitglieder sehen den Status sofort und greifen nicht ein. Bei Bedarf kann der Vorgang an Kolleg:innen weitergegeben oder freigegeben werden. Das verhindert Doppelantworten und vergessene Mails — und ist auch im Vier-Augen-Setup sauber abbildbar (z.B. Auszubildende reviewt, Praxismanager:in versendet).

AesthOS übernimmt die Vorgaben aus der Patientenakte: bevorzugter Behandler, zuletzt gebuchter Termintyp, übliche Tageszeit. Automatisch wird auch geprüft, ob Raum, Gerät und Bett im gewählten Zeitfenster frei sind — fehlt etwas, wird der Termin gar nicht erst angeboten. Die ausgewählten Termine werden für 48 Stunden reserviert, damit niemand sie in der Zwischenzeit doppelt verplant.

Ja. In den Einstellungen verwalten Praxisleitung oder Admin alle Vorlagen zentral — Text, Betreff, aktiv/inaktiv und Bindung an eine Termin-Aktion (Vorschlag, Bestätigung, Verschiebung, Absage) oder frei ohne Bindung. Pro Termin-Aktion ist genau eine Vorlage aktiv, damit alle Mitarbeitenden mit der gleichen Stimme antworten. Variablen wie Anrede oder Klinikname fügen Sie per Klick aus einer Liste ein — Tippfehler sind ausgeschlossen.

Bewusst nicht. Anhänge bleiben im Vorgang sichtbar — mit Vorschau und Download — und werden erst dann in die Akte übernommen, wenn ein Patient zugeordnet ist und Sie aktiv auf In Akte ablegen klicken. Dabei wählen Sie pro Anhang einen Dokumenttyp (z.B. Vorbefund, Laborwert, Aufklärungsbogen) und können eine Notiz ergänzen. So landet ein Vorbefund nie versehentlich in der falschen Akte — und falls eine Mail später umgewidmet werden muss, wandern die abgelegten Dokumente sauber mit. Jede Übernahme ist GoBD-konform protokolliert.

Jede Aktion — Mail-Zuordnung, Antwort, Storno, Vorlagen-Änderung — wird manipulationssicher protokolliert (GoBD-konform). Mandanten sind in der Datenbank strikt voneinander getrennt. Mail-Inhalte werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert, der Prüfungs-Nachweis bleibt erhalten. Beim Versenden zieht der Server die Patientendaten direkt aus der Akte — niemand kann versehentlich oder absichtlich die Daten einer anderen Patientin in die Antwort einschleusen.

Nein — er ergänzt es. Allgemeine Praxis-Mails (Lieferanten, Steuerberater, interne Kommunikation) bleiben weiterhin in Outlook. Der Posteingang übernimmt alles, was patientenbezogen ist: Anfragen, Bestätigungen, Verschiebungen, Vorbefunde. Antworten gehen über Ihre normale Praxis-Mail-Adresse raus und landen im Outlook-Sent-Folder — wer in Outlook reinschaut, sieht alles, als wäre die Antwort dort geschrieben worden.