Der Posteingang,
in dem nichts
liegen bleibt.

Ein gemeinsames Postfach zeigt, was angekommen ist. Der Posteingang in AesthOS zeigt, wer sich kümmert und seit wann die Praxis dran ist. Jede Anfrage hat genau eine Zuständigkeit (eine Person oder ein Team), einen Status, auf Wunsch ein Fälligkeits- oder Wiedervorlage-Datum, eine Priorität und Tags. Dazu kommen Regeln für den Fall, dass etwas liegen bleibt, und Kennzahlen wie die Zeit bis zur ersten Antwort. Die Patientenakte steht direkt daneben.

E-Mails werden automatisch aus Microsoft 365 oder einem IMAP-Postfach abgeholt, standardmäßig alle fünf Minuten (einstellbar von 1 bis 60 Minuten). Telefonate von Patient:innen, die schon eine Akte haben, halten Sie mit einem Klick als Anfrage fest, mit Rückruf-Datum, Dringlichkeit und auf Wunsch einer Aufgabe. SMS nutzen Sie als Antwortweg, wenn keine E-Mail-Adresse vorliegt. Eine Anbindung an Telefonanlagen, eingehende SMS oder Messenger wie WhatsApp gibt es im Posteingang nicht.

Über die Zuständigkeit. Kümmert sich bereits eine Kollegin, können andere nicht dazwischen antworten. Sie sehen den Namen und übernehmen bei Bedarf ausdrücklich. Nur wer das Recht zum Verteilen hat, etwa die Praxisleitung, kann trotzdem antworten oder den Status ändern. Wer eine noch nicht zugewiesene Anfrage beantwortet, wird automatisch zuständig. Wer verteilen darf, gibt Anfragen per Knopf oder per Ziehen auf den Namen weiter, auf Wunsch mit einer kurzen Übergabe-Notiz.

Sie legen Regeln fest, zum Beispiel: Offen ohne Antwort seit 24 Stunden, niemand kümmert sich seit zwei Stunden oder sobald fällig. Die Regel legt dann eine Aufgabe an, weist die Anfrage einer Person oder einem Team zu oder schickt einen Hinweis per E-Mail. Jede Regel greift pro Anfrage genau einmal und nur während der Praxiszeit. Bis zu 20 Regeln sind möglich, drei Vorschläge sind hinterlegt.

Sie landen im Posteingang für Nachrichten ohne Patientenbezug. Von dort wählen Sie eine bestehende Akte (mit Vorschlägen), legen eine neue Patientin an (Name und E-Mail-Adresse werden aus dem Absender übernommen, weitere Felder per Markieren und Rechtsklick aus dem Mailtext), legen die Nachricht intern ab, etwa vom Labor oder Lieferanten, oder verwerfen sie als Spam, auf Wunsch künftig automatisch.

Ja. AesthOS holt die Mails ab und lässt sie auf dem Mailserver. Abgeholte Mails werden dort als gelesen markiert. Antworten aus AesthOS landen zusätzlich im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs; das lässt sich abschalten. Die Zugangsdaten hinterlegen Sie einmal in den Einstellungen, danach werden sie nur noch maskiert angezeigt.

Die Steuerung zeigt, was heute Aufmerksamkeit braucht, und die Last je Team: zu tun, fällig, wartend, ohne zuständige Person und wie lange die älteste Anfrage wartet. Umverteilen geht direkt in der Zeile. Der Überblick zeigt für sieben oder 30 Tage die Zeit bis zur ersten Antwort (Median), den Anteil der Anfragen, die innerhalb von vier Stunden beantwortet wurden, die erledigten Anfragen und alles, was seit über drei Tagen offen ist. Beides ist über eigene Rechte geschützt.

Kein separates Vertriebs-CRM, aber die Bausteine, die eine Praxis dafür braucht, greifen ineinander: Der Posteingang sorgt dafür, dass jede Anfrage eine zuständige Person hat. Die Beratungs-Nachverfolgung begleitet Patient:innen von der Beratung bis zur Entscheidung, der Kostenvoranschlag mit Wiedervorlage bis zur Zusage. Takt holt Patient:innen für Folgebehandlungen zurück, und die Marketing-Auswertung zeigt, woher sie kommen. Alles hängt an derselben Patientenakte.