Eine Akte.
Jedes Recht.
Lückenlos.
Die Patientenverwaltung in AesthOS ist die zentrale digitale Akte für ästhetische Privatkliniken in DACH. Stammdaten, Termine, Rechnungen, Fotos, Einwilligungen und Behandlungs-Historie in einer Akte mit acht Tabs. Globale Schnellsuche in unter einer Sekunde. Vertrauliche Patienten schützen Sie über VIP-Markierung, Diskretions-Flag, Sperre nach Art. 18 DSGVO und rollenbasierte Sichtbarkeit. Jeder Zugriff wird mit Person, Zeit und IP-Adresse HMAC-versiegelt im Protokoll erfasst — GoBD- und DSGVO-konform.
Termine, OP-Protokolle, Notizen, KVAs, Rechnungen, Fotos, Dokumente, Wundinfektionen — die Patientenakte vereint die ganze Behandlungs-Historie chronologisch nach § 630f BGB. Vierzehn Tabs, jede Rolle sortiert ihre Sicht. Vertrauliche Akten geschützt. Jeder Zugriff HMAC-versiegelt.
- Dr. Wagner22. 05. 11:30·Beratung—Botox Glabella
- 4.250 €18. 05.·KVA #2026-014Angenommen
- 3 Tage später
- Dr. Müller14. 05. 09:00·Operation—Brustvergrößerung↳OP-ProtokollImplantat li.: SN-A4521 · LOT B-2026-08Wagner · 11:42
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- EXIF12. 05.·Foto Vorher—Brust 03/26
- Dr. Wagner03. 05. 14:20·Unterspritzung—Botox · 30 E · Stirn
Was die Akte heute kostet. Und wo Sie haftbar werden.
30 Sekunden,
fünf Klicks.
Sie suchen die Akte in drei verschiedenen Bereichen — währenddessen wartet der Patient. Mit globaler Schnellsuche tippen Sie den Namen, drücken Enter, und die Akte ist offen. In unter einer Sekunde.
VIP unsichtbar machen.
Prominente und VIP-Patienten sollen für Aushilfen nicht auftauchen — kein Vorname, kein Geburtsdatum, kein Termin. Bei uns ist das ein Häkchen, kein Workaround.
DSGVO-Auskunft in Minuten.
Patient verlangt nach Art. 15 DSGVO: wer hat wann meine Akte angesehen? Ein Klick — Sie bekommen alle Stammdaten, Termine, Rechnungen, Fotos als JSON.
Adresse aktuell halten.
Patient ändert Mobilnummer, Adresse, Versicherer — sonst läuft die Bestätigung ins Leere. Stammdaten editieren direkt aus der Termin-Detailseite per Sheet, ohne die Akte zu wechseln.
Akte führen. Akte schützen. Akte nachweisen.
Andere Anbieter geben Ihnen ein Patientenprofil. Wir geben Ihnen eine zentrale Akte mit acht Tabs, die jede DSGVO-Pflicht abdeckt — Schutz vertraulicher Patienten, Einwilligungen mit Versions-Historie und ein Zugriffs-Protokoll, das vor Gericht standhält.
Bis zu vierzehn Tabs,
Ihre Reihenfolge.
Empfang ordnet sich Termine und Rechnungen ganz vorne, Behandler hebt Fotos und Notizen hervor — jede Rolle sortiert per Klick auf das Stift-Symbol, drag & drop.
Acht Stellschrauben,
jede einzeln.
- „Diskret-Patient“(nur autorisierte Rollen)
- „Art. 18-Sperre“(Banner + Nachrichten-Block)
- „IBAN, KVNR“(AES-256-GCM)
Sechs Bereiche,
jede mit Verlauf.
Jede Erteilung und jeder Widerruf landet im Verlauf — wer, wann, mit welchem Text. Nachweisbar nach Art. 7 DSGVO.
Schutz und Verschlüsselung als Extra-Modul · Audit-Log nur in der Enterprise-Edition · Einwilligungen extern verwalten · DSGVO-Export per Support-Ticket.
Der ganze Patient. Eine Bildschirmseite.
Stammdaten, Kontakt, Bankverbindung, Hausarzt und Zuweiser, Einwilligungen — die Übersicht bündelt alles, was Empfang und Behandler vor dem Termin wissen müssen. Kein Klicken durch Reiter, kein Suchen.
- Stammdaten & KontaktAnrede, Geburtsdatum, Anschrift, bevorzugter Kanal — und die Bankverbindung feldverschlüsselt (AES-256-GCM) gleich daneben.
- Einwilligungen auf einen BlickSMS, E-Mail, Marketing und Datennutzung mit grünem oder rotem Status — sichtbar, bevor Sie zum Hörer greifen.
- Hausarzt & Zuweiser hinterlegtWer überwiesen hat, wer mitbehandelt — direkt in der Übersicht, für Arztbrief und Rückfrage.
Suchen, schützen, protokollieren.
Globale Schnellsuche für den Empfang, automatischer Status-Watermark für die Klinikleitung, lückenloses Zugriffs-Protokoll für die DSGVO — drei Anwendungsfälle, eine Akte.
Name tippen, Akte offen.
Drei Buchstaben in das Suchfeld oben — und Sie sehen Treffer mit Geburtsdatum, letztem Termin und Patientennummer. Enter, und die Akte öffnet sich. In unter einer Sekunde.
eGK-Einlesen
Versichertenkarte aufs Terminal — Versichertennr., Name, Geburtsdatum, Adresse automatisch erkannt. Bestehender Patient wird sofort identifiziert.
Bearbeiten aus dem Termin
Stammdaten direkt aus der Termin-Detailseite per Sheet ändern — kein Akten-Wechsel. Schließen, weiterarbeiten.
Acht Tabs, ein Patient
Übersicht, Termine, Rechnungen, Fotos, Dokumente, Einwilligungen, Historie, Aktivitäten — jeder Bereich ein Klick entfernt.
Status, der mitwächst
„Interessent“ wird automatisch zu „Beratung“, dann „Behandelt“, dann „Operiert“. Nicht manuell. Immer korrekt.
Wer darf rein — und wer nicht.
Drei Stufen kombinierbar pro Patient: VIP-Hinweis im Header, Diskret macht den Patienten für unautorisierte Rollen unsichtbar, Sperre nach Art. 18 stoppt jede Verarbeitung sofort.
Bildschirmsperre
Cmd + L sperrt den ganzen Bildschirm — Patient kann nicht sehen, was auf dem iMac läuft. Entsperren nur mit Passwort. DSGVO Art. 32.
Kontakthistorie
Jede SMS, E-Mail und jeder Anruf landet pro Patient in der Akte — mit Zeit, Verfasser und Status. Im Streitfall nachweisbar.
DSGVO-Export
Patient bittet um Auskunft? Ein Klick — alle Daten als JSON. Export ist im Protokoll erfasst, mit Person und Zeit.
Felder verschlüsselt
Versichertennr., IBAN, BIC, Kontoinhaber liegen feldverschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank. Schlüssel separat verwahrt.
Jeder Termin. Direkt am Patienten.
Beratung, Unterspritzung, Operation — die Termin-Liste in der Akte zeigt jeden vergangenen und geplanten Termin mit Typ, Status und zugeordneten Ressourcen. Den nächsten buchen Sie aus dem Patienten-Header heraus, ohne ins Kalender-Modul zu wechseln.
- Typ & Status sofort erkennbarFarbpunkt pro Termin-Art, „Bestätigt“ grün, „Geplant“ blau — die ganze Behandlungsfolge auf einen Blick.
- Ressourcen pro TerminBehandler, Behandlungsraum, OP-Saal mit Zimmer — jeder Termin trägt, womit und mit wem er stattfindet.
- Neuer Termin aus der AkteEin Klick auf „Neuer Termin“ im Header — der Patient ist schon gewählt, kein Modul-Wechsel.
Vom ersten Tippen bis ins Protokoll.
- 01
Patient erkannt
eGK am Kartenterminal — Versichertennr. erkannt, Stammdaten übernehmen oder neu anlegen. Alternativ Walk-In aus dem Aufnahmeformular.
- 02
Akte in unter einer Sekunde
Globale Suche im Header. Name tippen, Enter — Akte öffnet sich. Treffer mit Geburtsdatum und letztem Termin als Vorschau.
- 03
Header zeigt alles Wesentliche
Initialen, Status (Interessent → Operiert), Nächster Termin, Letzter Kontakt. VIP- und Diskretions-Markierung als farbiges Badge sichtbar.
- 04
Acht Tabs, eine Akte
Übersicht · Termine · Rechnungen · Fotos · Dokumente · Einwilligungen · Historie · Aktivitäten. Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab.
- 05
Aktion direkt aus der Akte
Neuer Termin, Kostenvoranschlag, Nachricht, Stammdaten ändern, Sperren nach Art. 18, Auskunfts-Export — alles ein Klick aus dem Patienten-Header.
- 06
Lückenlos protokolliert
Jeder Zugriff — auch nur Ansehen — landet im Protokoll mit Person, Zeit und IP. HMAC-versiegelt, manipulationssicher, GoBD- und DSGVO-konform.
Jeder sieht nur, was er sehen darf. Und Sie wissen, wer es sah.
Drei Schutz-Mechanismen pro Patient — jeder einzeln einstellbar. Plus ein Protokoll, das jeden Zugriff lückenlos festhält. Auch das reine Ansehen.
- VIP-MarkierungStern-Badge im Header. Markiert Stammkunden und Prominente — sichtbar für alle berechtigten Behandler, betont die Priorität ohne den Patienten zu verstecken.
- Diskretion-FlagOrange-Schloss-Badge. Patient erscheint nur in den Listen von Rollen mit explizitem Recht — Aushilfen, Auszubildende sehen ihn gar nicht.
- Sperre nach Art. 18 DSGVOOrangefarbener Banner über der ganzen Akte, automatische Nachrichten-Blockade, Termin-Warnung. Aufhebbar jederzeit.
Akte führen heißt heute: Akte beweisen.
Eine moderne Patientenakte muss nicht nur Daten halten, sie muss jedes Recht abdecken — Auskunft, Sperre, Verschlüsselung — und gegenüber Aufsichtsbehörde und Steuerprüfung lückenlos nachweisbar sein.
- DSGVO-Auskunft (Art. 15/20)Patient verlangt seine Daten? Ein Klick auf „Daten exportieren" liefert Stammdaten, Termine, Rechnungen, Dokumente, Fotos und Kommunikation als strukturiertes JSON. Export ist selbst im Protokoll erfasst.
- Sperre nach Art. 18 DSGVOPatient widerspricht der Verarbeitung? Sperre mit Begründung in einem Dialog. Orangefarbener Banner über der Akte, Nachrichten werden blockiert, Termine zeigen Warnung. Aufhebbar, jederzeit.
- Felder verschlüsselt (AES-256-GCM)Versichertennr., IBAN, BIC und Kontoinhaber liegen feldverschlüsselt in der Datenbank. Auch wer Lese-Zugriff auf die Datenbank bekäme, sieht nur Chiffrat. Schlüssel separat verwahrt.
- Lückenloses Protokoll (GoBD)Jede Aktion — Anlegen, Ansehen, Ändern, Exportieren, Anonymisieren — wird mit Person, Zeit und IP-Adresse erfasst. Jeder Eintrag kryptografisch verkettet (HMAC-SHA256). Manipulation wird beim Prüfen erkannt.
- 09:42 · Empfang sucht „Berg…"Globale Suche zeigt drei Treffer mit Geburtsdatum. M. Berger ausgewählt — Akte öffnet sich in 0,4 Sekunden.
- 09:42 · Zugriff protokolliertIm Hintergrund landet ein Protokoll-Eintrag: M. Schäfer, IP, Browser, Zeitstempel. HMAC-versiegelt.
- 09:43 · Akte zeigt „Diskret"Orange-Badge im Header sichtbar — die Aushilfe rechts neben ihr hätte den Patienten in der Liste nicht einmal gefunden.
- 09:45 · Termin gebuchtAus der Akte heraus: Botox · 12.06. · 14:30. Status steigt automatisch von Beratung auf Behandelt. Auch protokolliert.
- 14:30 · Auskunfts-ExportPatient ruft an, möchte seine Daten haben. „Daten exportieren" — JSON liegt 30 Sekunden später im Postausgang. Export ist Protokoll-Eintrag.
Häufige Fragen zur Patientenakte.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Akte ansieht, die er nicht behandelt?
Jeder Zugriff — auch reines Ansehen — wird in AesthOS automatisch im Protokoll erfasst: Person, Zeit, IP-Adresse, Browser. Sie sehen jederzeit, wer welche Akte wann geöffnet hat (Reiter „Aktivitäten" in jeder Patientenakte sowie im Audit-Log der Einstellungen). Sensible Patienten sperren Sie über die Diskretions-Markierung — dann sehen nur Behandler mit entsprechendem Recht die Akte überhaupt. Verstößt jemand wiederholt, ist das im Protokoll lückenlos nachweisbar.
Wie funktioniert die VIP- und Diskretions-Markierung?
VIP ist ein Stern-Badge im Patienten-Header — markiert Stammkunden und Prominente, die besondere Aufmerksamkeit verdienen. Diskret ist ein orangefarbenes Schild — Patienten mit Diskretions-Markierung erscheinen nur in den Listen von Behandlern mit explizitem Recht. Aushilfen, Auszubildende oder externe Mitarbeiter sehen den Patienten gar nicht. Beide Markierungen setzen Sie mit einem Häkchen und sind in jeder Akten-Ansicht sofort sichtbar.
Was bedeutet die Sperre nach Art. 18 DSGVO und wann brauche ich sie?
Art. 18 DSGVO gibt Patienten das Recht, die Verarbeitung ihrer Daten einzuschränken — zum Beispiel, wenn sie der weiteren Nutzung widersprechen, ein Streit anhängt oder die Richtigkeit der Daten geprüft wird. In AesthOS sperren Sie den Patienten in einem Dialog mit Begründung. Folgen: orangefarbener Banner über der ganzen Akte, automatische Blockade von SMS- und E-Mail-Nachrichten, Termin-Warnung bei jeder Neubuchung. Aufheben können Sie die Sperre genauso schnell.
Wie sicher sind sensible Felder wie Versichertennummer und IBAN?
Versichertennr., IBAN, BIC und Kontoinhaber werden in AesthOS feldverschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank gespeichert. Der Schlüssel liegt außerhalb der Datenbank, getrennt verwahrt — selbst wer Lese-Zugriff auf die Datenbank-Inhalte bekäme, sieht nur Chiffrat. Zusätzlich liegen alle Daten an sich verschlüsselt auf der Festplatte (Disk-Encryption), und die Übertragung zwischen Browser und Server läuft ausschließlich über TLS (HTTPS).
Wie lange werden Patientendaten gespeichert?
Patientendaten bleiben standardmäßig 10 Jahre erhalten — ärztliche Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB. Rechnungen müssen 6 Jahre erhalten bleiben (HGB § 257). Beide Fristen können Sie pro Klinik in den Einstellungen anpassen, aber niemals unter die gesetzlichen Minima. Soft-Löschungen (Patient zur Anonymisierung markiert) haben standardmäßig 30 Tage Widerrufsfrist, danach automatische Anonymisierung über einen täglichen Hintergrundprozess.
Wie funktioniert die DSGVO-Auskunft nach Art. 15 und Art. 20?
In jeder Patientenakte gibt es einen Button „Daten exportieren". Ein Klick erzeugt ein strukturiertes JSON mit allen Stammdaten, Terminen, Rechnungen, Dokumenten, Fotos, gesendeten Nachrichten und Einwilligungs-Historie. Sie reichen die Datei dem Patienten weiter — als E-Mail-Anhang oder USB. Der Export selbst wird im Protokoll als Aktion „EXPORT" festgehalten, damit Sie jederzeit nachweisen können, welche Auskünfte Sie wann erteilt haben.
Wie wird die Versichertenkarte (eGK) eingelesen?
Sie schließen ein handelsübliches Kartenterminal an — AesthOS unterstützt gängige Geräte über die Standard-Schnittstelle. Patient legt die Karte auf, ein Klick im Aufnahme-Dialog liest Versichertennr., Name, Geburtsdatum und Adresse aus. Ist der Patient schon in der Datenbank (Versichertennr.-Treffer), öffnet sich seine bestehende Akte. Andernfalls werden die Daten in das Neuanlage-Formular übernommen, Sie ergänzen optional und speichern.
Findet AesthOS einen Patienten wieder, wenn er den Namen anders schreibt?
Die globale Suche im Header durchsucht Name, Geburtsdatum und Patientennummer — bei jedem Tastenanschlag, in unter einer Sekunde Antwortzeit. Vor- und Nachname werden gleichberechtigt behandelt, Reihenfolge spielt keine Rolle. Beim Neuanlegen prüft AesthOS zusätzlich auf ähnliche Patienten: gleiches Geburtsdatum, ähnlicher Name (z. B. „Maier" und „Mayer"). Vor dem Speichern bekommen Sie einen Hinweis, damit Sie keinen Patienten versehentlich doppelt anlegen.
Eine Akte, die jede Pflicht abdeckt.
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