Eine Akte.
Jedes Recht.
Lückenlos.

Im Reiter „Notizen“ — er ist im Termin und in der Patientenakte derselbe. Jeder Eintrag ist ein Karteieintrag mit Terminbezug, optionaler Kategorie und Farbe; Änderungen bleiben über Revisionen nachvollziehbar, wie es § 630f BGB verlangt. Anamnese, Untersuchung, Diagnose und Prozedere sind als Kategorien mit Leitfragen vorbelegt. Ästhetische Praxen und Privatkliniken, die frei dokumentieren, lassen die Kategorie einfach weg. Textsuche und Kategorie-Filter finden frühere Einträge, Fotos stehen als Vorschaubilder im selben Verlauf.

Ja. Pronomen sind ein eigenes, optionales Feld und erscheinen im Patientenkopf direkt hinter dem Namen sowie im Termin. Die Anrede ist die einzige Quelle für alle Anreden in Mail, SMS, Brief und Mahnung — mit der Option „neutral“, die „Guten Tag Vorname Nachname“ schreibt. Das Geschlecht aus der Versichertenkarte bestimmt die Anrede damit nicht mehr. Zusätzlich lässt sich je Patient:in Englisch als Korrespondenzsprache festlegen.

Jeder Zugriff — auch reines Ansehen — wird in AesthOS automatisch im Protokoll erfasst: Person, Zeit, IP-Adresse, Browser. Sie sehen jederzeit, wer welche Akte wann geöffnet hat (Reiter „Aktivitäten" in jeder Patientenakte sowie im Audit-Log der Einstellungen). Sensible Patienten sperren Sie über die Diskretions-Markierung — dann sehen nur Behandler mit entsprechendem Recht die Akte überhaupt. Verstößt jemand wiederholt, ist das im Protokoll lückenlos nachweisbar.

VIP ist ein Stern-Badge im Patienten-Header — markiert Stammkunden und Prominente, die besondere Aufmerksamkeit verdienen. Diskret ist ein orangefarbenes Schild — Patienten mit Diskretions-Markierung erscheinen nur in den Listen von Behandlern mit explizitem Recht. Aushilfen, Auszubildende oder externe Mitarbeiter sehen den Patienten gar nicht. Beide Markierungen setzen Sie mit einem Häkchen und sind in jeder Akten-Ansicht sofort sichtbar.

Art. 18 DSGVO gibt Patienten das Recht, die Verarbeitung ihrer Daten einzuschränken — zum Beispiel, wenn sie der weiteren Nutzung widersprechen, ein Streit anhängt oder die Richtigkeit der Daten geprüft wird. In AesthOS sperren Sie den Patienten in einem Dialog mit Begründung. Folgen: orangefarbener Banner über der ganzen Akte, automatische Blockade von SMS- und E-Mail-Nachrichten, Termin-Warnung bei jeder Neubuchung. Aufheben können Sie die Sperre genauso schnell.

Versichertennr., IBAN, BIC und Kontoinhaber werden in AesthOS feldverschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank gespeichert. Der Schlüssel liegt außerhalb der Datenbank, getrennt verwahrt — selbst wer Lese-Zugriff auf die Datenbank-Inhalte bekäme, sieht nur Chiffrat. Zusätzlich liegen alle Daten an sich verschlüsselt auf der Festplatte (Disk-Encryption), und die Übertragung zwischen Browser und Server läuft ausschließlich über TLS (HTTPS).

Patientendaten bleiben standardmäßig 10 Jahre erhalten — ärztliche Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB. Rechnungen müssen 6 Jahre erhalten bleiben (HGB § 257). Beide Fristen können Sie pro Klinik in den Einstellungen anpassen, aber niemals unter die gesetzlichen Minima. Soft-Löschungen (Patient zur Anonymisierung markiert) haben standardmäßig 30 Tage Widerrufsfrist, danach automatische Anonymisierung über einen täglichen Hintergrundprozess.

In jeder Patientenakte gibt es einen Button „Daten exportieren". Ein Klick erzeugt ein strukturiertes JSON mit allen Stammdaten, Terminen, Rechnungen, Dokumenten, Fotos, gesendeten Nachrichten und Einwilligungs-Historie. Sie reichen die Datei dem Patienten weiter — als E-Mail-Anhang oder USB. Der Export selbst wird im Protokoll als Aktion „EXPORT" festgehalten, damit Sie jederzeit nachweisen können, welche Auskünfte Sie wann erteilt haben.

Sie schließen ein handelsübliches Kartenterminal an — AesthOS unterstützt gängige Geräte über die Standard-Schnittstelle. Patient legt die Karte auf, ein Klick im Aufnahme-Dialog liest Versichertennr., Name, Geburtsdatum und Adresse aus. Ist der Patient schon in der Datenbank (Versichertennr.-Treffer), öffnet sich seine bestehende Akte. Andernfalls werden die Daten in das Neuanlage-Formular übernommen, Sie ergänzen optional und speichern.

Die globale Suche im Header durchsucht Name, Geburtsdatum und Patientennummer — bei jedem Tastenanschlag, in unter einer Sekunde Antwortzeit. Vor- und Nachname werden gleichberechtigt behandelt, Reihenfolge spielt keine Rolle. Beim Neuanlegen prüft AesthOS zusätzlich auf ähnliche Patienten: gleiches Geburtsdatum, ähnlicher Name (z. B. „Maier" und „Mayer"). Vor dem Speichern bekommen Sie einen Hinweis, damit Sie keinen Patienten versehentlich doppelt anlegen.