Dienstplan
Dienstplan: Nie wieder Excel-Chaos
Wer arbeitet wann in welcher Rolle? In den meisten Praxen steckt die Antwort in einer Excel-Tabelle, die niemand aktuell hält. AesthOS plant Schichten auf Basis von Rollen, Verfügbarkeiten und Kapazitäten — und zeigt sofort, wo Lücken entstehen. Planungszeit: 15 Minuten pro Woche statt 2 Stunden.
Kennen Sie das?
Typische Herausforderungen — und wie AesthOS sie löst.
Excel-Dienstplan per E-Mail verschickt — und drei Versionen im Umlauf. Niemand weiß, welche aktuell ist.
Ein zentraler Dienstplan mit Entwurf- und Veröffentlichungs-Status. Alle sehen denselben Plan. Änderungen sind sofort sichtbar.
Donnerstag ist OP-Tag, aber nur eine OP-Assistenz verfügbar. Das merken Sie erst am Mittwochabend.
SOLL/IST-Vergleich zeigt Unterbesetzung Tage vorher statt Stunden vorher. Rote Warnung: 'Do 13.: Station Spätschicht nicht besetzt.' Zeit genug, um zu reagieren.
Verfügbarkeiten per WhatsApp, Zettel und mündlich — und Sie puzzlen 2 Stunden pro Woche alles zusammen.
Mitarbeiter melden Verfügbarkeiten digital: verfügbar, bevorzugt, ungern, nicht verfügbar. Fortschrittsbalken zeigt, wer noch fehlt. Ein Klick erinnert. Planungszeit: 15 Minuten statt 2 Stunden.
Minijobberinnen haben 15 Stunden pro Woche — und Sie verlieren den Überblick, wer noch Kapazität hat.
Stunden-Übersicht pro Mitarbeiterin: 12/15h verplant, 3h frei. Der Vorschlag berücksichtigt Max-Stunden automatisch — keine Überschreitung, kein Ärger mit dem Steuerberater.
Was AesthOS mitbringt
Rollen & Tagesvorlagen
Empfang, Station, OP-Assistenz — definieren Sie Rollen mit Farben und Kürzeln. Tagesvorlagen legen fest, wie viele Personen pro Rolle an OP-Tagen vs. Praxis-Tagen benötigt werden.
Wochenvorlage
Montag = Praxis-Tag, Dienstag = OP-Tag — einmal festlegen, jede Woche automatisch übernehmen. Abweichungen für Feiertage oder Betriebsurlaub einzeln einstellen.
Verfügbarkeitsmanagement
Abgabefrist setzen, Fortschritt verfolgen, säumige Mitarbeiter erinnern. Vier Stufen: verfügbar, bevorzugt, ungern, nicht verfügbar.
Optimierte Vorschläge
Vorschlag generieren: Das System analysiert Bedarf, Verfügbarkeit, Kapazität und Fairness — und füllt den Wochenplan. Sie übernehmen, passen an oder verwerfen.
SOLL/IST auf einen Blick
Grün = besetzt, Rot = Lücke. In der Wochenansicht sehen Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Keine versteckten Engpässe.
Stunden-Tracking
Max-Wochenstunden pro Mitarbeiterin. Balkendiagramm zeigt verplante vs. verfügbare Stunden. Warnung bei Überschreitung — besonders wichtig bei Minijobs und Teilzeit.
Wochen- & Monatsansicht
Wochenansicht für die aktuelle Planung. Monatsansicht für den Überblick: Schichtverteilung, Stundenbalance, unterbesetzte Tage auf einen Blick.
Entwurf → Veröffentlicht
Planen Sie in Ruhe im Entwurf-Modus. Erst nach der Veröffentlichung sehen Mitarbeiter den Plan. Vergangene Wochen werden automatisch archiviert.
Weitere Module entdecken
Personalplanung für ästhetische Kliniken und Praxen
Der AesthOS-Dienstplan ist Teil einer spezialisierten Praxissoftware für ästhetische Medizin — entwickelt auf Basis von über 10 Jahren Praxiserfahrung in ästhetischen Kliniken. Kliniken mit OP-Tagen brauchen an Dienstag und Donnerstag 3 OP-Assistenzen, am Freitag nur Empfang und Pflege. Praxen ohne OP brauchen eine Besetzung für Behandlungszimmer und Empfang. Das Modul bildet beide Szenarien ab — mit Rollen, Tagesvorlagen und einer Wochenvorlage, die den Rhythmus Ihrer Praxis widerspiegelt.
Typische Rollen und Tagesvorlagen
| Tagesvorlage | Rollen | Personal |
|---|---|---|
| OP-Tag | 1× Empfang, 2× Station (Früh + Spät), 3× OP-Assistenz | 6 Personen |
| Praxis-Tag | 1× Empfang, 1× Station/Behandlung | 2 Personen |
| Halber Tag (Sa) | 1× Empfang | 1 Person |
| Geschlossen (So) | — | 0 |
Häufige Fragen zum Dienstplan
Ersetzt der AesthOS-Dienstplan meine Excel-Tabelle komplett?
Ja. AesthOS bildet den gesamten Planungszyklus ab: Rollen definieren, Tagesvorlagen erstellen, Verfügbarkeiten sammeln, Wochenplan generieren und veröffentlichen. Alle Mitarbeiter sehen denselben Plan — keine Versionen per E-Mail, kein Copy-Paste. Die Excel-Tabelle wird nicht mehr gebraucht.
Wie funktioniert die automatische Schichtplanung?
Sie klicken auf 'Vorschlag generieren'. Das System analysiert: Welche Rollen werden an jedem Tag gebraucht? Wer ist verfügbar? Wer hat noch Kapazität? Der Vorschlag berücksichtigt Primärrollen, Fairness und Max-Stunden — besonders wichtig bei Minijobs. Sie übernehmen den Vorschlag, passen einzelne Schichten an oder verwerfen ihn.
Kann ich den Dienstplan auch für eine kleine Praxis mit 3-5 Mitarbeitern nutzen?
Ja. Das Modul skaliert von 2 bis 50+ Mitarbeitern. Für kleine Praxen reichen oft 2 Rollen (Empfang + Behandlung) und 1-2 Tagesvorlagen. Der Mehrwert liegt in der zentralen Verfügbarkeitserfassung und dem SOLL/IST-Vergleich — auch bei 5 Mitarbeitern weiß man am Montag, ob Donnerstag besetzt ist.
Sehen Mitarbeiter nur ihre eigenen Schichten oder den ganzen Plan?
Das wird über Berechtigungen gesteuert. Mit der Berechtigung 'Dienstplan einsehen' sehen Mitarbeiter den veröffentlichten Plan. Mit 'Dienstplan verwalten' können Klinikleitung und Praxismanagement Vorlagen, Rollen und Zuweisungen erstellen und bearbeiten. Entwürfe sind nur für die Leitung sichtbar.
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