Aufnahme im Empfang — wie Sie es brauchen.

In den Einstellungen unter „Aufnahmeformular” legen Sie drei Dinge fest. (1) Welche der 17 Standard-Felder der Patient sieht und welche Pflicht sind — pro Feld zwei Schalter. (2) Welche eigenen Fragen Sie zusätzlich brauchen: einzeilige Antwort, mehrzeiliger Text, Auswahl (eine oder mehrere), Ja/Nein, Datum, Zahl — jeweils mit Hilfetext und Pflicht-Markierung. (3) Welche Einwilligungen abgefragt werden und mit welchem Text. Speichern, fertig — der nächste Patient sieht die geänderte Version. Kein Anruf beim Anbieter, keine Wartezeit, kein Aufpreis.

Walk-In ist für neue Patienten ohne Termin — Empfang erzeugt einen frischen QR-Code, der Patient füllt das komplette Formular aus, im Posteingang entsteht ein neuer Eintrag zur Anlage. Datencheck ist für bestehende Patienten zur Aktualisierung der Stammdaten — Empfang öffnet die Akte, klickt „Datencheck”, der Patient bekommt das Formular mit seinen vorausgefüllten Daten und ändert nur was sich geändert hat. Im Posteingang sehen Sie auf einen Blick, welche Felder der Patient geändert hat — Sie entscheiden Feld für Feld, ob die Änderung übernommen wird.

Sie legen eine eigene Frage an — z. B. „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?” — mit Ihren Antwortmöglichkeiten: Instagram, Google-Suche, Empfehlung, Anzeige in der Lokalzeitung. Pro Antwort hinterlegen Sie den passenden Marketing-Kanal aus Ihrer Klinik. Wenn der Patient antwortet, ist der Kanal automatisch in der Akte verbucht — kein händisches Eintragen, kein Excel. Im Statistik-Modul sehen Sie später Umsätze pro Kanal. Wer die Online-Buchung nutzt, profitiert zusätzlich: aus Google-Anzeigen kommende Buchungen landen automatisch in der gleichen Auswertung.

Das Formular, das der Patient ausfüllt, ist vom Rest Ihrer Klinik-Software vollständig getrennt. Es gibt keine Patientenliste, keine Namensvorschläge anderer Patienten, keinen Klick in fremde Akten. Der Zugangs-Code zum Formular ist 15 Minuten gültig, nur einmal verwendbar und in der Datenbank ausschließlich verschlüsselt gespeichert — niemand, auch nicht Ihr Anbieter, kann ihn nachträglich auslesen oder erneut benutzen.

Der QR-Code enthält einen einmaligen Zugangs-Code. Sobald der Patient das Formular einmal geöffnet hat, ist der Code verbraucht — ein abfotografierter QR oder ein zweiter Tab kommen nicht mehr durch. Auch ohne Öffnen läuft der Code automatisch nach 15 Minuten ab (Sie können in den Einstellungen 5 bis 120 Minuten festlegen). Selbst wenn jemand den Code im Wartezimmer mitbekommt: ohne den Empfang, der den Vorgang gestartet hat, ist er nutzlos.

Ja, das ist der Datencheck-Modus. Der Empfang klickt in der Patientenakte „Datencheck” — entweder reicht er das iPad rüber oder gibt einen QR-Code aufs eigene Handy des Patienten. Der Patient sieht seine vorhandenen Daten und ändert nur, was sich geändert hat. Im Posteingang sehen Sie auf einen Blick, welche Felder anders sind, und entscheiden Feld für Feld, ob die Änderung übernommen wird. Vorname, Nachname und Geburtsdatum können Sie für den Datencheck sperren (empfohlene Einstellung) — die Sperre wirkt dann tief im System, nicht nur in der Anzeige.

Sie wählen pro Klinik eine von drei Stufen. (1) Ohne Verifizierung: der Patient öffnet das Formular direkt — schnellster Weg, sinnvoll wenn der Patient gleich danach am Empfang steht. (2) Mit Geburtsdatum: Vor der Freigabe sind nur die Initialen sichtbar (z. B. „M. S.”), der Patient gibt sein Geburtsdatum ein — stimmt es nicht, ist nach drei Versuchen Schluss. So sind vorher keine persönlichen Daten sichtbar. (3) Mit SMS-Code: ein Code geht an die hinterlegte Mobilnummer (maskiert: +49 *** **67), der Patient gibt ihn ein.

Nichts. Die Klinikleitung loggt sich ein, geht in die Einstellungen, fügt die Frage hinzu, klickt Speichern — der nächste Patient sieht sie. Kein Anruf beim Anbieter, keine Stundensatz-Rechnung für Anpassungen, kein Warten auf das nächste Update. Bis zu 50 eigene Fragen können Sie selbst anlegen.

Ein Eintrag im Posteingang bleibt 30 Tage als „wartend auf Freigabe” stehen. Wird er bis dahin nicht bearbeitet, läuft er automatisch ab. Verworfene oder abgelaufene Einträge werden nach weiteren 60 Tagen endgültig gelöscht. Bestätigte Einträge fließen sofort in die angelegte Akte. Hintergrund: Daten, die der Patient selbst eingegeben hat, sind nach DSGVO (Art. 6) rechtmäßig erfasst — die Fristen sind fest hinterlegt und dokumentiert.

Aktuell nicht — ein Aufnahmeformular pro Klinik. Mehrere Formulare nach Behandlungsart (z. B. eigenes für Botox-Beratung, eigenes für OP-Aufklärung) sind in Vorbereitung, aber noch nicht produktiv. Die meisten Praxen kommen mit einem gut durchdachten Master-Formular sehr weit — Sie können einzelne Fragen mit Hilfetexten erklären, sodass der Patient nur die für ihn relevanten Antworten gibt.