Abrechnungssoftware für Ästhetik-Praxen

Eine Privatrechnung in der ästhetischen Medizin braucht laut §12 GOÄ und §14 UStG eine fortlaufende Nummer, das Leistungsdatum, den Steuerbefreiungsgrund (bei medizinisch indizierten Leistungen §4 Nr. 14a UStG), Pflichtangaben des Rechnungsausstellers (USt-IdNr. oder Steuernummer, Berufsbezeichnung), Empfängeranschrift und eine eindeutige Leistungsbeschreibung. AesthOS befüllt diese Felder automatisch aus dem konfigurierten Briefkopf und der Patientenakte; Steuersätze und Befreiungsgründe werden pro Position aus dem hinterlegten Stamm gezogen, Leistungsdatum und Verrechnung von Anzahlungen kommen direkt aus dem Termin.

Medizinisch indizierte Heilbehandlungen sind nach §4 Nr. 14a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Rein kosmetische Eingriffe — ohne medizinische Indikation — unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Die Abgrenzung muss pro Leistung dokumentiert werden; der BFH hat diese Trennung mehrfach bestätigt. AesthOS bildet das als Split-Tax pro Rechnungsposition ab: jede Zeile bekommt ihren Steuersatz und das passende DATEV-Konto direkt bei der Erstellung, der Befreiungsgrund wird pro Position in der Rechnung dokumentiert.

Die GoBD (BMF-Schreiben 28.11.2019) verlangt für aufzeichnungspflichtige Daten Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und ein lückenloses Belegwesen mit 10-jähriger Aufbewahrung (§147 AO). In AesthOS wird jede finalisierte Rechnung als PDF/A archiviert und mit SHA-256-Checksumme versiegelt; Audit-Einträge bilden eine HMAC-Kette, die Manipulation sichtbar macht. Korrekturen an finalisierten Rechnungen sind nicht möglich — Stornos laufen ausschließlich über Voll- oder Teilgutschrift mit Begründung.

Vor einer Behandlung mit Anzahlungspflicht stellt die Praxis eine Vorschussrechnung über die vereinbarte Anzahlung. Sie weist den Betrag mit dem Steuersatz der späteren Hauptleistung aus. In der späteren Liquidation (Abschlussrechnung) wird die geleistete Anzahlung als negative Position verrechnet, sodass nur der offene Restbetrag ausgewiesen wird — ohne 0-%-Ausweisfehler. AesthOS macht das automatisch: Anzahlungs-Modus (fixer Betrag oder Prozent) ist pro Termintyp einstellbar, die Verrechnung in der Liquidation erfolgt ohne Nachrechnen.

Nach 30 Tagen ohne Zahlung gerät der Patient in Verzug und kann gemahnt werden. AesthOS bietet konfigurierbare Mahnstufen mit eigenen Fristen, Gebühren und Mahntexten — pro Stufe als E-Mail oder Brief. Klassisches Inkasso ist bei Privatpatient:innen heikel: die ärztliche Schweigepflicht (§203 StGB) macht eine Datenübergabe an Dritte rechtlich riskant. Der Marketing-Hebel von AesthOS liegt deshalb beim Vorbeugen: frühe Anzahlungspflicht, Outstanding-Tab vor der ersten Mahnung, Girocode auf der Rechnung gegen Tippfehler bei der Überweisung.

Privatärztliche Honorarforderungen unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde (§195 BGB, §199 BGB). Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §147 AO und GoBD gehen darüber hinaus — Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. AesthOS archiviert jede finalisierte Rechnung als PDF/A mit SHA-256-Checksumme, die Nummerierung ist lückenlos und Tenant-eindeutig pro Jahr.

Der Girocode (EPC-069-12 v3.1, gültig seit 19.03.2024) ist ein QR-Code-Standard für SEPA-Überweisungen in der EU. Die Banking-App des Patienten scannt den Code und füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch aus — Tippfehler bei der IBAN sind damit ausgeschlossen. AesthOS rendert den Girocode auf jeder finalisierten EUR-Rechnung; Position (mm-genau) und Größe sind frei konfigurierbar, IBAN/BIC werden aus dem Briefkopf gelesen und vor dem Speichern per Mod-97 validiert.

AesthOS exportiert finalisierte Rechnungen im DATEV-EXTF-CSV-Format mit Debitorenkonto, Gegenkonto und BU-Schlüssel pro Buchungssatz. Konten und Steuerschlüssel sind tenant-konfigurierbar; der Export ist reproduzierbar (jeder Lauf trägt eine Batch-ID), Vorschau ohne DB-Schreiben ist verfügbar. Der Steuerberater bekommt fertige Buchungssätze ohne manuelles Kontieren — Split-Tax-Trennung medizinisch (steuerbefreit) und kosmetisch (19 %) ist bereits eingearbeitet.

Ja. Aus jedem abgeschlossenen Termin im Kalender lässt sich mit einem Klick eine Vorschuss- oder Abschlussrechnung erstellen. AesthOS spiegelt dabei die Wizard-Logik server-seitig (`buildInvoiceCreateInputForAppointment`): Anzahlung wird automatisch verrechnet, Materialien aus der Behandlungs-Doku übernommen, Steuersätze pro Position gesetzt. Der Termin trägt anschließend einen Status-Indikator im Kalender (`UNBILLED`, `DEPOSIT_ONLY`, `BILLED`, `CREDITED`).

AesthOS ist keine Payment-Schnittstelle und auch kein Inkasso-Tool. Wir bieten keine Stripe-Integration, kein Card-on-File, keine SEPA-Lastschriften und keine Membership-/Abo-Modelle. Diese Logik gehört in spezialisierte Tools — und die meisten Aesthetik-Praxen brauchen sie schlicht nicht: Anzahlung, Vorschussrechnung, Girocode-QR und Outstanding-Tracking decken den DACH-Privatabrechnungs-Workflow vollständig ab. Für Banküberweisungen ist die SEPA-Schnittstelle Ihrer Hausbank zuständig, nicht das KIS.