Abrechnung,
die den Vormittag
zurückgibt.

Eine Privatrechnung in der ästhetischen Medizin braucht laut §12 GOÄ und §14 UStG eine fortlaufende Nummer, das Leistungsdatum, den Steuerbefreiungsgrund (bei medizinisch indizierten Leistungen §4 Nr. 14a UStG), Pflichtangaben des Rechnungsausstellers (USt-IdNr. oder Steuernummer, Berufsbezeichnung), die Empfängeranschrift und eine eindeutige Leistungsbeschreibung. Die Abrechnung in AesthOS befüllt diese Felder automatisch aus dem konfigurierten Briefkopf und der Patientenakte; Steuersätze und Befreiungsgründe werden je Position aus dem hinterlegten Stamm gezogen, Leistungsdatum und Verrechnung von Anzahlungen kommen direkt aus dem Termin.

Medizinisch indizierte Heilbehandlungen sind nach §4 Nr. 14a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Rein kosmetische Eingriffe — ohne medizinische Indikation — unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Die Abgrenzung muss je Leistung dokumentiert werden; der BFH hat diese Trennung mehrfach bestätigt. Die Abrechnung in AesthOS bildet das Satz für Satz pro Rechnungsposition ab: jede Zeile bekommt ihren Steuersatz und das passende DATEV-Konto direkt bei der Erstellung, der Befreiungsgrund wird je Position in der Rechnung dokumentiert.

Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) verlangt für aufzeichnungspflichtige Daten Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und ein lückenloses Belegwesen mit zehnjähriger Aufbewahrung (§147 AO). In AesthOS wird jede finalisierte Rechnung als PDF/A archiviert und mit einer SHA-256-Prüfsumme versiegelt; jede Aktion landet in einem kryptografisch verketteten Protokoll, das Manipulation sichtbar macht. Korrekturen an finalisierten Rechnungen sind nicht möglich — Stornos laufen ausschließlich über Voll- oder Teilgutschrift mit Begründung.

Vor einer Behandlung mit Anzahlungspflicht stellt die Praxis eine Vorschussrechnung über die vereinbarte Anzahlung. Sie weist den Betrag mit dem Steuersatz der späteren Hauptleistung aus. In der späteren Liquidation (Abschlussrechnung) wird die geleistete Anzahlung als negative Position verrechnet, sodass nur der offene Restbetrag erscheint — ohne 0-%-Ausweisfehler. AesthOS macht das automatisch: Der Anzahlungs-Modus (fixer Betrag oder Prozent) ist pro Behandlungsart einstellbar, die Verrechnung in der Liquidation erfolgt ohne Nachrechnen — die Umsatzsteuer stimmt je Steuersatz auf den Cent.

Nach Ablauf der Zahlungsfrist gerät der Patient in Verzug und kann gemahnt werden. AesthOS bietet konfigurierbare Mahnstufen mit eigenen Fristen, Gebühren und Mahntexten — pro Stufe als E-Mail oder Brief. Klassisches Inkasso ist bei Privatpatientinnen und -patienten heikel: die ärztliche Schweigepflicht (§203 StGB) macht eine Datenübergabe an Dritte rechtlich riskant. Der Hebel von AesthOS liegt deshalb beim Vorbeugen — frühe Anzahlungspflicht, die Liste der offenen Posten vor der ersten Mahnung und der Girocode auf der Rechnung gegen Tippfehler bei der Überweisung.

Privatärztliche Honorarforderungen unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde (§195 BGB, §199 BGB). Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §147 AO und GoBD gehen darüber hinaus — Rechnungen müssen zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. AesthOS archiviert jede finalisierte Rechnung als PDF/A mit SHA-256-Prüfsumme, die Nummerierung ist lückenlos und je Klinik eindeutig pro Jahr.

Der Girocode (EPC-069-12, gültig seit 19.03.2024) ist ein QR-Code-Standard für SEPA-Überweisungen in der EU. Die Banking-App der Patientin scannt den Code und füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch aus — Tippfehler bei der IBAN sind damit ausgeschlossen. AesthOS druckt den Girocode auf jede finalisierte EUR-Rechnung; Position und Größe sind im Layout frei wählbar, IBAN und BIC werden aus dem Briefkopf gelesen und vor dem Speichern auf Korrektheit geprüft. Für die Schweiz erzeugt AesthOS stattdessen die QR-Rechnung (Swiss QR-Bill).

AesthOS exportiert finalisierte Rechnungen im DATEV-EXTF-Format mit Debitorenkonto, Gegenkonto und Buchungsschlüssel pro Buchungssatz. Konten und Steuerschlüssel sind je Klinik konfigurierbar (Kontenrahmen SKR03/SKR04); der Export ist reproduzierbar und eine Vorschau ohne Schreibvorgang ist verfügbar. Der Steuerberater bekommt fertige Buchungssätze ohne manuelles Kontieren — die Trennung medizinisch (steuerbefreit) und kosmetisch (19 %) ist bereits eingearbeitet.

Ja. Aus jedem abgeschlossenen Termin im Kalender lässt sich mit einem Klick eine Vorschuss- oder Abschlussrechnung erstellen. AesthOS übernimmt dabei den Patienten, das Leistungsdatum und die Steuersätze und verrechnet eine vorhandene Anzahlung automatisch. Der Termin trägt anschließend einen Status, der zeigt, ob er noch abzurechnen ist, nur eine Anzahlung hat, fertig berechnet oder gutgeschrieben wurde — sichtbar im Kalender und in der Abrechnungs-Übersicht.

AesthOS ist keine Payment-Schnittstelle und kein Inkasso-Tool. Es gibt keine Stripe-Integration, kein Card-on-File, keine SEPA-Lastschriften und keine Abo-Modelle. Diese Logik gehört in spezialisierte Tools — und die meisten Aesthetik-Praxen und -Kliniken brauchen sie schlicht nicht: Anzahlung, Vorschussrechnung, Girocode und das Verfolgen offener Posten decken den privaten Abrechnungs-Workflow im DACH-Raum vollständig ab. Für die Überweisung ist die Hausbank zuständig, nicht das Klinik-System.