Abrechnung,
die den Vormittag
zurückgibt.

AesthOS führt den GOÄ-Katalog direkt in der Abrechnung: Ziffer, Leistungsbezeichnung, Kurzbezeichnung, Punktzahl und Abschnitt sind hinterlegt, dazu je Ziffer Schwellen-, Höchst- und Standardfaktor sowie Festbeträge. Praxen legen eigene Analogziffern mit Bezug auf die Ausgangsziffer an und fassen häufige Leistungen zu GOÄ-Paketen zusammen, die nach Gruppen sortiert und durchsuchbar sind. Bei Analogziffern wird der Hinweis nach § 12 Abs. 4 GOÄ auf der Rechnung ausgegeben; Faktor und Positionsbezeichnung werden beim Finalisieren GoBD-konform eingefroren. Welche Ziffer oder welcher Faktor im Einzelfall richtig ist, bleibt ärztliche Entscheidung — AesthOS bildet ab, empfiehlt nicht.

Eine Privatrechnung in der ästhetischen Medizin braucht laut §12 GOÄ und §14 UStG eine fortlaufende Nummer, das Leistungsdatum, den Steuerbefreiungsgrund (bei medizinisch indizierten Leistungen § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG), Pflichtangaben des Rechnungsausstellers (USt-IdNr. oder Steuernummer, Berufsbezeichnung), die Empfängeranschrift und eine eindeutige Leistungsbeschreibung. Die Abrechnung in AesthOS befüllt diese Felder automatisch aus dem konfigurierten Briefkopf und der Patientenakte; Steuersätze und Befreiungsgründe werden je Position aus dem hinterlegten Stamm gezogen, Leistungsdatum und Verrechnung von Anzahlungen kommen direkt aus dem Termin.

Medizinisch indizierte Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Rein kosmetische Eingriffe — ohne medizinische Indikation — unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Die Abgrenzung hängt vom Einzelfall ab; maßgeblich ist, ob die Behandlung dem Schutz der Gesundheit dient. Das ist keine Steuerberatung — die Einordnung je Leistung trifft die Praxis mit ihrer Steuerberatung. Die Abrechnung in AesthOS bildet das Satz für Satz pro Rechnungsposition ab: jede Zeile bekommt ihren Steuersatz und das passende DATEV-Konto direkt bei der Erstellung, der Befreiungsgrund wird je Position in der Rechnung dokumentiert.

Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) verlangt für aufzeichnungspflichtige Daten Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und ein lückenloses Belegwesen mit zehnjähriger Aufbewahrung (§147 AO). In AesthOS wird jede finalisierte Rechnung als PDF/A archiviert und mit einer SHA-256-Prüfsumme versiegelt; jede Aktion landet in einem kryptografisch verketteten Protokoll, das Manipulation sichtbar macht. Korrekturen an finalisierten Rechnungen sind nicht möglich — Stornos laufen ausschließlich über Voll- oder Teilgutschrift mit Begründung.

Vor einer Behandlung mit Anzahlungspflicht stellt die Praxis eine Vorschussrechnung über die vereinbarte Anzahlung. Sie weist den Betrag mit dem Steuersatz der späteren Hauptleistung aus. In der späteren Liquidation (Abschlussrechnung) wird die geleistete Anzahlung als negative Position verrechnet, sodass nur der offene Restbetrag erscheint — ohne 0-%-Ausweisfehler. AesthOS macht das automatisch: Der Anzahlungs-Modus (fixer Betrag oder Prozent) ist pro Behandlungsart einstellbar, die Verrechnung in der Liquidation erfolgt ohne Nachrechnen — die Umsatzsteuer stimmt je Steuersatz auf den Cent.

Nach Ablauf der Zahlungsfrist gerät der Patient in Verzug und kann gemahnt werden. AesthOS bietet konfigurierbare Mahnstufen mit eigenen Fristen, Gebühren und Mahntexten — pro Stufe als E-Mail oder Brief. Klassisches Inkasso ist bei Privatpatientinnen und -patienten heikel: die ärztliche Schweigepflicht (§203 StGB) macht eine Datenübergabe an Dritte rechtlich riskant. Der Hebel von AesthOS liegt deshalb beim Vorbeugen — frühe Anzahlungspflicht, die Liste der offenen Posten vor der ersten Mahnung und der Girocode auf der Rechnung gegen Tippfehler bei der Überweisung.

Privatärztliche Honorarforderungen unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde (§195 BGB, §199 BGB). Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §147 AO und GoBD gehen darüber hinaus — Rechnungen müssen zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. AesthOS archiviert jede finalisierte Rechnung als PDF/A mit SHA-256-Prüfsumme, die Nummerierung ist lückenlos und je Klinik eindeutig pro Jahr.

Der Girocode (EPC-069-12, aktuelle Fassung 3.1 vom 19.03.2024) ist ein QR-Code-Standard für SEPA-Überweisungen in der EU. Die Banking-App der Patientin scannt den Code und füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch aus — Tippfehler bei der IBAN sind damit ausgeschlossen. AesthOS druckt den Girocode auf jede finalisierte EUR-Rechnung; Position und Größe sind im Layout frei wählbar, IBAN und BIC werden aus dem Briefkopf gelesen und vor dem Speichern auf Korrektheit geprüft. Für die Schweiz erzeugt AesthOS stattdessen die QR-Rechnung (Swiss QR-Bill).

AesthOS exportiert finalisierte Rechnungen im DATEV-EXTF-Format mit Debitorenkonto, Gegenkonto und Buchungsschlüssel pro Buchungssatz. Konten und Steuerschlüssel sind je Klinik konfigurierbar (Kontenrahmen SKR03/SKR04); der Export ist reproduzierbar und eine Vorschau ohne Schreibvorgang ist verfügbar. Der Steuerberater bekommt fertige Buchungssätze ohne manuelles Kontieren — die Trennung medizinisch (steuerbefreit) und kosmetisch (19 %) ist bereits eingearbeitet. Wurde eine Rechnung gemischt bezahlt, etwa teils bar und teils mit Karte, steht im Buchungstext jede Zahlungsart mit ihrem Teilbetrag — der Steuerberater kann Kasse und Kartenumsätze abstimmen, ohne nachzufragen. Rechnen Sie über mehrere Gesellschaften ab, läuft der Export je Rechnungssteller, auf Wunsch mit eigener DATEV-Berater- und Mandantennummer.

Ja. Ästhetische Praxen und Privatkliniken, die Leistungen über mehrere Gesellschaften abrechnen — zum Beispiel Operationen über eine Klinik-GmbH und Unterspritzungen über die Einzelpraxis —, legen dafür in AesthOS mehrere Rechnungssteller an. Jeder Rechnungssteller hat einen eigenen Nummernkreis, eigene Stammdaten, ein eigenes Briefpapier mit Bankverbindung und optional eigene DATEV-Nummern. Im Rechnungs- und im Kostenvoranschlags-Assistenten wählen Sie die Gesellschaft; Vorschussrechnung, Rechnung und Gutschrift übernehmen sie aus dem Kostenvoranschlag. Beim Finalisieren wird das Briefpapier auf der Rechnung festgeschrieben, spätere Änderungen verändern keinen fertigen Beleg. Wer nur eine Gesellschaft hat, sieht von alldem nichts — die Auswahl erscheint erst ab dem zweiten Rechnungssteller.

Ja. Aus jedem abgeschlossenen Termin im Kalender lässt sich mit einem Klick eine Vorschuss- oder Abschlussrechnung erstellen. AesthOS übernimmt dabei den Patienten, das Leistungsdatum und die Steuersätze und verrechnet eine vorhandene Anzahlung automatisch. Der Termin trägt anschließend einen Status, der zeigt, ob er noch abzurechnen ist, nur eine Anzahlung hat, fertig berechnet oder gutgeschrieben wurde — sichtbar im Kalender und in der Abrechnungs-Übersicht.

Ja. AesthOS bindet Kartenterminal und Online-Zahlung über angebundene Zahlungsanbieter an — derzeit SumUp für Kartenterminal und Online-Zahlung, Stripe für die Online-Zahlung (Zahl-Link und Online-Buchungsgebühr). Am Empfang starten Sie die Kartenzahlung direkt aus „Zahlung buchen“, der Betrag geht ans Terminal, und die Zahlung wird nach der Bestätigung automatisch an der Rechnung verbucht. Alternativ verschicken Sie aus der Rechnung einen Zahl-Link per E-Mail oder SMS, über den die Patientin online bezahlt. Erstattungen, Belege und der Abgleich mit dem Zahlungsanbieter (Belege und Abgleich derzeit für SumUp) sind auf der Seite Zahlungen beschrieben. Ohne angebundenen Anbieter bleibt alles wie gewohnt: Überweisung mit Girocode, oder Sie verbuchen Bar- und Kartenzahlungen vom vorhandenen Gerät von Hand mit der passenden Zahlungsart.

AesthOS ist kein Inkasso-Tool. Es gibt keine SEPA-Lastschrift-Einzüge, keine dauerhaft hinterlegten Karten und keine Abo- oder Mitgliedschaftsmodelle. Kartenzahlungen laufen ausschließlich einzeln — am Terminal oder per Zahl-Link zu einer konkreten Rechnung. AesthOS ist auch keine Kassensoftware: kein Kassenbuch, keine TSE. Barzahlungen verbuchen Sie an der Rechnung, Kartenzahlungen über angebundene Zahlungsanbieter automatisch. Für den privaten Abrechnungs-Workflow im DACH-Raum reichen Anzahlung, Vorschussrechnung, Girocode, Kartenzahlung und das Verfolgen offener Posten in aller Regel aus.