Ratgeber

Kostenvoranschlag-Software für die Ästhetik: vom Behandlungsplan bis zur Konversion

GOÄ- und Freitext-Positionen, Steuersatz je Position, automatische Nummerierung und ein Status, der nicht im PDF verschwindet — worauf es bei Behandlungsplan-Software für Ästhetikkliniken ankommt und wie AesthOS es löst.

Stand: Oktober 2026

Warum der Kostenvoranschlag in der Ästhetik mehr ist als eine Preisliste

In der ästhetischen Medizin sind Eingriffe überwiegend Selbstzahlerleistungen — der Kostenvoranschlag ist deshalb das zentrale wirtschaftliche Dokument zwischen Beratung und Eingriff. Er muss zweierlei zugleich leisten: medizinisch-rechtlich korrekt kalkulieren (GOÄ-Ziffern mit Faktor und Punkten, dazu Leistungen ohne GOÄ-Bezug) und betriebswirtschaftlich nachvollziehbar bleiben (welcher Patient hat welches Angebot, in welchem Stand, wie viel Umsatz steckt noch in offenen Plänen). Ein Behandlungsplan, der nur als statisches PDF existiert, beantwortet keine dieser Fragen. Eine Software für Kostenvoranschläge in der Ästhetik muss den Plan deshalb als strukturierten Datensatz führen — mit Positionen, Steuersatz je Position, Status und einer nachvollziehbaren Historie.

Das Problem mit dem Kostenvoranschlag aus Word und Tabelle

In vielen Praxen entsteht der Kostenvoranschlag in einer Word-Vorlage oder Tabelle. Die Folgen sind systemisch: Jede Nummer wird von Hand vergeben, Lücken und Dubletten sind kaum auszuschließen, eine GoBD-konforme fortlaufende Nummerierung lässt sich so nicht garantieren. Der Steuersatz wird pauschal gesetzt, obwohl ein Plan medizinisch indizierte und rein ästhetische Positionen mischen kann. Vor allem aber verliert sich der Plan nach dem Versand: Niemand weiß ohne Nachsehen, ob das Angebot angenommen, abgelehnt oder schlicht vergessen wurde, wer zuletzt nachgefasst hat und warum ein Patient zögert. Der eigentliche Aufwand liegt nicht im Schreiben des Angebots, sondern im Nachhalten — und genau das leistet ein Dokument ohne Status nicht.

Positionen: GOÄ-Ziffern und Freitext in einem Plan

In AesthOS besteht ein Kostenvoranschlag aus Einzelpositionen, die zwei Formen annehmen können: GOÄ-Positionen mit Ziffer, Faktor und Punkten — oder Freitext-Positionen ohne GOÄ-Bezug, etwa für rein ästhetische Leistungen, die nicht über die Gebührenordnung abgebildet werden. Beide Formen lassen sich in einem Plan mischen. Der Steuersatz wird pro Position gesetzt (0 % oder 19 %), sodass medizinisch indizierte und ästhetische Anteile innerhalb desselben Angebots unterschiedlich behandelt werden können. Textbausteine liefern wiederkehrende Inhalte je Operationsart und Konstellation, damit ein Plan nicht jedes Mal aus dem Nichts entsteht. Wiederkehrende Leistungen lassen sich als Paket hinterlegen; die Paketauswahl ist nach Gruppen sortiert und durchsuchbar.

Status statt Stillstand: vom Entwurf bis zur Konversion

Der entscheidende Unterschied zu einem PDF ist der Lebenszyklus. In AesthOS durchläuft jeder Kostenvoranschlag definierte Stände — vom Entwurf über die Erstellung und den Versand bis zu angenommen, abgelehnt oder abgelaufen, und schließlich konvertiert. Die Statusübergänge sind strukturiert hinterlegt, nicht beliebig: Ein versendetes Angebot kann angenommen, abgelehnt oder als abgelaufen markiert werden, ein angenommenes wieder auf eine neutrale Entscheidung zurückgesetzt werden. So zeigt die Übersicht jederzeit, welche Angebote offen sind und wie viel Umsatz darin gebunden ist — die Grundlage jeder belastbaren Pipeline. Beim Erstellen vergibt das System automatisch eine fortlaufende, GoBD-konform aufgebaute Nummer im Format KVA-XXX-YYYY-00001.

Vom Finalisieren bis zur Rechnung: PDF automatisch, Prozessleiste im Blick

Ein Angebot ist erst fertig, wenn es beim Patienten liegt — und danach beginnt die eigentliche Strecke bis zur Behandlung. In AesthOS entsteht das PDF automatisch, sobald der Kostenvoranschlag finalisiert wird: aus der KVA-Vorlage der Praxis, und wo noch keine angelegt ist, aus einer mitgelieferten Standardvorlage. Ob das Angebot dann per E-Mail rausgeht oder in der Beratung ausgedruckt übergeben wird, spielt keine Rolle — mit „Als übergeben markieren“ steht es ebenfalls auf versendet, die Übergabe landet im Kontaktverlauf, und das Nachfassen beginnt. Für die Strecke danach gibt es eine Prozessleiste: Kostenvoranschlag, Honorarvereinbarung, Termin, Unterschrift, Rechnung — jeweils mit Stand und nächstem Schritt. Sie erscheint nicht nur am Angebot, sondern auch an der Termin-Karte im Kalender, im Termin, in der Tagesansicht der Behandler und im Rechnungsassistenten. Fehlt vor dem Behandlungstag noch eine Unterschrift, sieht das Team es dort, wo es ohnehin arbeitet. Rechnet eine Praxis über mehrere Gesellschaften ab, wählt sie die Gesellschaft schon im Kostenvoranschlag; Vorschuss und Rechnung übernehmen sie.

Nachfassen mit Struktur: Kontaktverlauf und Wiedervorlage

Ob aus einem Angebot eine Behandlung wird, entscheidet sich häufig im Nachfassen — und das ist in AesthOS strukturiert statt nur eine Erinnerung im Kopf. Jeder Kontaktversuch wird mit Kanal, Ergebnis und Grund festgehalten; bei zögernden Patienten lässt sich der Zögergrund, bei Absagen der Absagegrund aus einem Katalog erfassen. Diese Gründe sind als personenbezogene Notizen behandelbar und bei Bedarf redigierbar. Ein Wiedervorlage-Filter trennt überfällige von dieser Woche fälligen und noch offenen Angeboten, sodass kein Plan unbemerkt liegen bleibt. Die zuletzt erfolgten Kontakte sind direkt am Datensatz sichtbar — der Empfang muss keine Notizzettel durchsuchen.

Compliance, Versand und Konversion zur Rechnung

Der Kostenvoranschlag ist in AesthOS in die Compliance des KIS eingebettet. Der PDF-Versand per E-Mail prüft die Einwilligung des Empfängers und respektiert eine DSGVO-Sperrung nach Art. 18 (Einschränkung der Verarbeitung): Wer einer Verarbeitungseinschränkung unterliegt, erhält keine automatische Zusendung. Mandantentrennung und Fremdschlüssel-Prüfungen vor jeder Änderung stellen sicher, dass Daten den eigenen Mandanten nicht verlassen. Wird aus einem angenommenen Kostenvoranschlag eine Rechnung (Liquidation) erzeugt, markiert das System den Plan automatisch als konvertiert — der Bogen von der Beratung bis zur Abrechnung schließt sich, ohne dass jemand den Status manuell nachzieht.

Was eine Kostenvoranschlag-Software NICHT leisten muss

Ehrliche Abgrenzung gehört zur Auswahl dazu. AesthOS plant und verfolgt das Angebot — es ist kein Bildgebungs- oder Simulationswerkzeug: Es gibt keine Morphing-, 3D- oder Vorher-Nachher-Visualisierung, denn der Kostenvoranschlag ist ein Kosten- und Behandlungsplan, keine Patientenberatung am Bildschirm. Auch eine Stapelerstellung vieler Angebote auf einmal gehört bewusst nicht zum Funktionsumfang — jeder Plan wird einzeln erstellt. Ebenso wenig nimmt der Patient das Angebot per Online-Signatur selbst an; das Angebot geht per E-Mail raus oder wird persönlich übergeben, die Annahme wird im System geführt. Das ist Absicht: Der Kostenvoranschlag konzentriert sich auf strukturierte Kalkulation und Nachverfolgung — nicht auf Visualisierung oder automatische Preisfindung.

9 Auswahlkriterien für Kostenvoranschlag- und Behandlungsplan-Software

Diese neun Kriterien trennen ein echtes Angebots- und Nachverfolgungssystem von einer digitalisierten Preisliste:

Strukturierte Positionen: GOÄ-Ziffern mit Faktor und Punkten ebenso wie Freitext-Leistungen ohne GOÄ-Bezug — in einem Plan kombinierbar.
Steuersatz je Position (0 % oder 19 %), damit medizinisch indizierte und ästhetische Anteile getrennt behandelt werden können.
GoBD-konforme, fortlaufende Nummerierung — automatisch vergeben, nicht von Hand.
Mehrstufiger Status (offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen, konvertiert) mit kontrollierten Übergängen statt statischem PDF.
Strukturiertes Nachfassen mit Kontaktverlauf (Kanal, Ergebnis, Grund) und erfassbaren Zöger- und Absagegründen.
Wiedervorlage-Filter, der überfällige, diese Woche fällige und offene Angebote trennt.
Finanzierungsoptionen mit Laufzeit, Zinssatz und Monatsrate direkt am Plan.
Teil des KIS statt Insellösung: gemeinsame Patientendaten, Compliance und automatische Konversion zur Rechnung.
Durchgängiger Prozess nach dem Angebot: PDF automatisch beim Finalisieren und ein sichtbarer Stand bis zur Unterschrift und Rechnung.

Kostenvoranschlag aus Word vs. AesthOS

Der Unterschied zwischen einem statischen Dokument und strukturierter Angebotsverfolgung.

Kriterium	Word / Tabelle	AesthOS
Positionen	Freitext im Dokument	GOÄ-Ziffern + Freitext, gemischt im Plan
Steuersatz	Pauschal, ein Satz	0 % / 19 % je Position
Nummerierung	Von Hand, Lücken möglich	Automatisch, GoBD-konform fortlaufend
Status	Statisches PDF	Entwurf → versendet → angenommen → konvertiert
Nachfassen	Im Kopf, auf Zetteln	Kontaktverlauf + Zöger-/Absagegründe
Wiedervorlage	Wird vergessen	Filter: überfällig / diese Woche / offen
PDF	Von Hand exportiert	Automatisch beim Finalisieren
Weg zur Behandlung	Unterschrift im Kopf behalten	Prozessleiste bis Unterschrift und Rechnung
Konversion	Manuell nachgehalten	Auto-Markierung bei Rechnungserzeugung

Warum nicht eine generische Angebots- oder CRM-Lösung?

Allgemeine Angebots-Tools und CRM-Systeme kennen die Klinik nicht: Sie wissen nichts von GOÄ-Ziffern, vom unterschiedlichen Steuersatz medizinisch indizierter und ästhetischer Leistungen oder von der GoBD-konformen Belegnummerierung. Ein Angebot lebt dort getrennt von Patientenakte, Termin und Rechnung — der Plan und die spätere Liquidation finden nicht zueinander, und beim Nachfassen fehlt der Bezug zur Behandlung. Weil der Kostenvoranschlag in AesthOS dieselben Patientendaten, dieselbe Compliance und dieselbe Rechnungslogik wie das übrige KIS nutzt, schließt sich der Bogen von der Kalkulation über das Nachfassen bis zur automatischen Konversion in die Rechnung. Außerdem bleiben Patienten-, Angebots- und Abrechnungsdaten in einem System statt über mehrere Anbieter verteilt — ein Vorteil, den eine Insellösung strukturell nicht bieten kann.

Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag in der Ästhetik

Welche Software für Ästhetikkliniken hat die besten Behandlungsplan- und Kostenvoranschlag-Funktionen?

AesthOS führt den Kostenvoranschlag als strukturierten Datensatz direkt im Klinikinformationssystem — nicht als loses PDF. Ein Plan besteht aus GOÄ-Positionen (Ziffer, Faktor, Punkte) und Freitext-Positionen, jede mit eigenem Steuersatz; die Nummerierung läuft GoBD-konform automatisch. Ein mehrstufiger Status (offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen, konvertiert) und ein Wiedervorlage-Filter machen sichtbar, welche Angebote noch offen sind. Das ist ein Kosten- und Behandlungsplan mit Angebotsverfolgung — kein Bildgebungs- oder Simulationswerkzeug.

Was ist eine Behandlungsplan-Software für die ästhetische Medizin?

In AesthOS ist die Behandlungsplan-Software der Kostenvoranschlag: ein strukturiertes Angebot, das die geplanten Leistungen mit Positionen, Preisen und Steuersatz kalkuliert und über seinen gesamten Lebenszyklus nachverfolgt. Sie bildet ab, welcher Patient welches Angebot in welchem Stand hat, wie nachgefasst wurde und ob daraus eine Behandlung und Rechnung geworden ist. Gemeint ist die kaufmännisch-organisatorische Planung — nicht eine medizinische Bildgebung oder Simulation des Eingriffs.

Kann ich im Kostenvoranschlag GOÄ-Positionen und freie Leistungen mischen?

Ja. In AesthOS kann ein Kostenvoranschlag GOÄ-Positionen mit Ziffer, Faktor und Punkten sowie Freitext-Positionen ohne GOÄ-Bezug innerhalb desselben Plans enthalten. Der Steuersatz wird pro Position gesetzt (0 % oder 19 %), sodass medizinisch indizierte und rein ästhetische Anteile getrennt behandelt werden.

Wie verfolgt AesthOS, ob ein Kostenvoranschlag angenommen wurde?

AesthOS führt jeden Kostenvoranschlag durch definierte Stände — vom Entwurf über den Versand bis zu angenommen, abgelehnt oder abgelaufen und schließlich konvertiert. Die Übergänge sind strukturiert hinterlegt, sodass jederzeit sichtbar ist, welche Angebote offen sind. Ergänzend hält ein Kontaktverlauf jeden Nachfass-Versuch mit Kanal, Ergebnis und Grund fest, und ein Wiedervorlage-Filter trennt überfällige von noch offenen Angeboten.

Muss ich das PDF eines Kostenvoranschlags von Hand erzeugen?

Nein. In AesthOS entsteht das PDF automatisch beim Finalisieren des Kostenvoranschlags — aus der KVA-Vorlage der Praxis oder, falls noch keine angelegt ist, aus einer mitgelieferten Standardvorlage. Ästhetische Praxen und Privatkliniken verschicken es danach per E-Mail oder geben es ausgedruckt mit; für die persönliche Übergabe gibt es „Als übergeben markieren“, damit Status, Kontaktverlauf und Nachfassen trotzdem stimmen.

Bietet die Software Finanzierungsoptionen für Patienten an?

Ja. In AesthOS lassen sich am Kostenvoranschlag Finanzierungsoptionen hinterlegen — mit Laufzeit, Zinssatz und resultierender Monatsrate. So sieht der Patient zum Gesamtbetrag auch die Ratenvariante. AesthOS ist dabei keine Bank und schließt keinen Finanzierungsvertrag; es kalkuliert und stellt die Option transparent im Angebot dar.

Ist die Kostenvoranschlag-Nummerierung GoBD-konform?

In AesthOS wird die Kostenvoranschlag-Nummer beim Erstellen automatisch und fortlaufend vergeben — im Format KVA-XXX-YYYY-00001, je Mandant und Jahr lückenlos hochgezählt. Damit entfällt die manuelle Vergabe, bei der Lücken oder Dubletten entstehen können. Die automatische, nachvollziehbare Vergabe ist Voraussetzung für eine GoBD-konforme Belegnummerierung.

Erstellt AesthOS Vorher-Nachher-Simulationen oder 3D-Visualisierungen?

Nein — und das bewusst. In AesthOS ist der Kostenvoranschlag ein Kosten- und Behandlungsplan mit Angebotsverfolgung, kein Bildgebungs- oder Simulationswerkzeug. Es gibt keine Morphing-, 3D- oder Vorher-Nachher-Visualisierung. Die Stärke liegt in strukturierter Kalkulation (GOÄ- und Freitext-Positionen, Steuersatz je Position), Status-Nachverfolgung und Nachfassen — nicht in der bildlichen Patientenberatung.