Was kostet Praxissoftware? Preise, Modelle & versteckte Kosten

Kostenmodelle im Überblick

Praxissoftware wird heute überwiegend als monatliches Abonnement (SaaS) angeboten. Einmalkauf-Modelle sind selten geworden — und wenn, kommen jährliche Wartungsgebühren hinzu. Die gängigen Preismodelle:

1. Per-User — Abrechnung pro Arzt oder Nutzer
2. Flat-Rate — alle Nutzer inklusive, fester Monatspreis
3. Per-Patient — Preis nach Patientenzahl
4. Einmalkauf + Wartung — selten, aber bei On-Premise-Lösungen möglich

Was kostet Praxissoftware in Deutschland? (Richtwerte 2026)

Praxis- bzw. Arztsoftware kostet 2026 zwischen rund 39 € und 500 € pro Monat — je nach Funktionsumfang, Zahl der Ärzte und Betriebsmodell. Öffentliche Preislisten sind die Ausnahme: Viele große Anbieter wie tomedo (zollsoft), CGM (u. a. ALBIS, TurboMed, data vital) oder Doc Cirrus nennen ihre Preise nur im individuellen Angebot. Zwei Beispiele mit veröffentlichtem Preis: Patientify startet bei 39 €/Monat (Starter, 1 Behandler) bzw. 79 €/Monat (Pro, jeder weitere Behandler 39 €/Monat, jeweils netto). medatixx bietet ein „Zukunftspaket“ für 444 €/Monat an — inklusive TI-as-a-Service und 6 Zugriffslizenzen, bei 24 Monaten Mindestlaufzeit (buchbar bis 31.12.2026). Spezialisierte Software für ästhetische Medizin wie AesthOS kostet 349–499 €/Monat inklusive 3 Ärzten. Entscheidend ist nicht der Listenpreis, sondern die Total Cost of Ownership (TCO): Was kostet Sie das System tatsächlich über 3–5 Jahre — inklusive Setup, Zusatzmodule, Support und Datenmigration?

Versteckte Kosten: Worauf Sie achten müssen

Versteckte Kosten sind kein Randthema: In der PVS-Befragung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi, 2025, über 3.100 Praxisinhaber) nannten wechselwillige Praxen „versteckte Preissteigerungen“ und „zu hohe Wartungskosten“ jeweils zu 46 % als Grund für einen Anbieterwechsel. Rund ein Drittel der Praxen denkt über einen Wechsel nach. Die häufigsten versteckten Kosten bei Praxissoftware:

1. Zusatzmodule — Foto-Dokumentation, Recall-Management oder Compliance-Module kosten bei vielen Anbietern extra.
2. Support-Gebühren — Basis-Support ist oft inkl., Premium-Support (Reaktionszeit <4h) kostet Aufpreis.
3. Schnittstellen — DATEV-Export, Laboranbindungen oder Telematik-Infrastruktur (TI) sind nicht immer im Preis enthalten.
4. Datenmigration — Der Umzug von einem System zum nächsten kann 2.000–10.000 € kosten, je nach Datenvolumen und Komplexität.
5. Cloud-Speicher — Bei foto-intensiven Praxen summieren sich die Speicherkosten schnell. 100 GB sind bei vielen Anbietern inklusive, darüber wird es teuer.
6. Preise pro Behandler — Ein niedriger Einstiegspreis gilt oft nur für einen Arzt. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Behandlern und Standorten.

Telematikinfrastruktur: Wer zahlt die TI-Kosten?

Für Kassenpraxen ist die TI-Anbindung (Konnektor bzw. TI-Gateway, Kartenterminals, SMC-B) ein eigener Kostenblock. Vertragsärztliche Praxen erhalten dafür von der Kassenärztlichen Vereinigung eine monatliche TI-Pauschale — 2026 sind das 263,62 € für Praxen mit bis zu 3 Ärzten und 313,52 € bei 4 bis 6 Ärzten (+2,8 % gegenüber 2025). Reine Privatpraxen und Privatkliniken erhalten diese Pauschale nicht. Für ästhetische Kliniken ist das relevant: Wer Brustimplantate einsetzt, muss nach dem Implantateregistergesetz melden — und diese Meldung läuft über die TI. Fragen Sie deshalb bei jedem Angebot, ob TI-Anbindung und TI-Betrieb im Preis enthalten sind oder separat abgerechnet werden.

Cloud vs. On-Premise: Kostenvergleich

Cloud-Software hat niedrigere Einstiegskosten (kein Server nötig), aber höhere laufende Kosten. On-Premise erfordert eine einmalige Server-Investition (2.000–5.000 €), spart aber langfristig Lizenzgebühren und Speicherkosten. Bei AesthOS: On-Premise kostet 349 €/Monat, Cloud 499 €/Monat — eine Differenz von 150 €/Monat oder 1.800 €/Jahr. Über 5 Jahre spart On-Premise 9.000 € bei identischem Funktionsumfang. Dazu kommt: On-Premise-Speicher ist unbegrenzt — eigene Festplatten kosten einmalig, nicht monatlich pro Gigabyte.

Tipp: Rechnen Sie immer mit 5 Jahren TCO. Die günstigste Monatslizenz ist nicht automatisch die günstigste Lösung.

ROI-Rechnung: Wann amortisiert sich die Software?

Die wichtigste Frage ist nicht, was die Software kostet, sondern was sie spart. Bei AesthOS: 48 Minuten weniger Verwaltung pro OP (Foto-Zuordnung, IRegG-Meldung, Abrechnung, Checkliste, Terminbestätigung). Bei einer Klinik mit 30 OPs pro Monat und einem Stundensatz von 50 € ergibt das: 30 × 48 Min × 50 €/Std = 1.200 €/Monat Zeitersparnis. Dazu kommen weniger vergessene Abrechnungen (~2.000 €/Monat Mehrumsatz) und reduzierte No-Show-Verluste. Die Software-Lizenz (349 €/Monat) amortisiert sich damit oft innerhalb des ersten Monats.

AesthOS: Transparente Preise, keine versteckten Kosten

AesthOS setzt auf ein All-inclusive-Modell: 349 €/Monat (On-Premise) bzw. 499 €/Monat (Cloud) beinhaltet alle Module, 3 Ärzte, unbegrenzte Nutzer (MFA, OP-Assistenz, Empfang), Updates und Support — die Cloud-Variante zusätzlich Hosting, Backups, Monitoring und 200 GB Speicher. Zusätzliche Ärzte kosten 99 €/Monat (On-Premise) bzw. 119 €/Monat (Cloud). Setup einmalig 2.900 € (Konfiguration, Datenmigration, Schulung, Go-Live in 10 Tagen). Kein Aufpreis für Foto-Modul, Compliance, Recall-Management oder DATEV-Export. Zusätzliche Standorte werden individuell angeboten. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit. Und: Cloud und On-Premise haben identischen Funktionsumfang — kein Feature fehlt.

Rechenbeispiel: Was kostet AesthOS über 3 Jahre?

Damit Sie Angebote vergleichen können, hier die vollständige Rechnung mit allen Posten (netto, zzgl. MwSt.; Setup einmalig 2.900 €, darin enthalten Konfiguration, Datenmigration und Schulung):

1. Einzelpraxis, 1 Arzt, On-Premise: 2.900 € + 36 × 349 € = 15.464 € (rund 430 €/Monat)
2. Einzelpraxis, 1 Arzt, Cloud: 2.900 € + 36 × 499 € = 20.864 € (rund 580 €/Monat)
3. Klinik, 5 Ärzte, On-Premise: 2.900 € + 36 × 547 € (349 € + 2 × 99 €) = 22.592 € (rund 628 €/Monat)
4. Klinik, 5 Ärzte, Cloud: 2.900 € + 36 × 737 € (499 € + 2 × 119 €) = 29.432 € (rund 818 €/Monat)

Bei On-Premise kommen Server-Hardware und ggf. IT-Betreuung als eigene Kosten hinzu; die Cloud-Variante enthält Hosting, Backups, Monitoring und 200 GB Speicher. Zusätzliche Standorte werden individuell angeboten.