Aufgaben,
die keiner
mehr vergisst.
Das Aufgaben-Modul in AesthOS ist die interne Aufgaben- und Firmentermin-Verwaltung für ästhetische Privatkliniken in DACH. Das Team erfasst To-dos und externe Termine mit zuständiger Person, Fälligkeit und Status. Drei Ansichten — Meine Aufgaben, Alle Aufgaben und ein Board mit einer Spalte pro Person — halten sichtbar, wer woran arbeitet. Aufgaben lassen sich per Fingerzug umverteilen, Berechtigungen trennen Mitarbeiter- von Leitungssicht, sensible Aufgaben bleiben privat.
Wer ruft den Patienten zurück? Wer ordert die Kanülen? Wer empfängt den Wartungstechniker? Statt Zuruf, Zettel und WhatsApp-Gruppe bekommt jede Aufgabe eine zuständige Person, eine Fälligkeit und einen Status — sichtbar fürs ganze Team. Umverteilt wird per Fingerzug auf dem Board.
Aufgaben
Neue Aufgabe
Was „Macht das wer?“ heute kostet. Und was AesthOS daraus macht.
Fünf Zettel
am Monitor.
Rezept nachbestellen, Labor anrufen, Kanülen ordern — alles steht auf Zetteln, in der WhatsApp-Gruppe und im Kopf. Bis mittags ist die Hälfte vergessen. Auf einer gemeinsamen Tafel sieht das ganze Team, was offen ist — und wer dran ist.
Zwei rufen denselben an.
Ohne klare Zuständigkeit ruft eine Kollegin den Patienten an, den die andere längst erreicht hat. Jede Aufgabe hat genau eine zuständige Person — sichtbar für alle.
Was ist hier offen?
Krank, im Urlaub, Feierabend — die Vertretung sieht die offenen Aufgaben der Kollegin auf einen Blick. Keine mündliche Übergabe zwischen Tür und Angel.
Wann kommt der Techniker?
Laser-Wartung, Materiallieferung, Teamsitzung — Firmentermine liegen im selben System wie die Aufgaben. Mit Firma, Ansprechpartner und Telefon. Kein zweiter Kalender.
Dieselbe Wahrheit. Drei Blickwinkel.
Jeder im Team braucht etwas anderes. Die MFA will wissen, was heute dran ist. Die Leitung will alles sehen, filtern, zuordnen. Und manchmal braucht es den Überblick übers ganze Team — wer hat zu viel, wer hat noch Luft. Drei Ansichten auf denselben Datenstand.
Was heute
dran ist.
Jeder Mitarbeiter sieht nur, was ihm zugeordnet ist — plus die offenen Team-Aufgaben. Mehr lenkt nicht ab.
Wer hat was —
auf einen Blick.
- Per Fingerzug von Person zu Person ziehen
- Team-Spalte für noch nicht Zugeordnetes
- Erledigte ein- oder ausblenden
Suchen, filtern,
zuordnen.
Die Gesamtsicht für die Leitung — jede Aufgabe, jede Person, jeder Status. Volltextsuche inklusive.
Zettel am Monitor · WhatsApp-Gruppe · Outlook-Aufgaben die keiner sieht · Drei Listen, die sich widersprechen.
Aufgabe oder Termin. Eine Logik.
Eine interne Aufgabe und ein Firmentermin laufen über dasselbe Modul — mit zuständiger Person, Fälligkeit und Status. Was als schnelles To-do beginnt, lässt sich genauso planen wie der Wartungsbesuch nächste Woche.
Wer. Was. Bis wann.
Titel, zuständige Person, Fälligkeit — fertig. Ohne zuständige Person landet sie in der Team-Spalte, bis jemand sie übernimmt. Sensibles bleibt auf Wunsch privat.
Team-Aufgabe
Keine Person zugeordnet? Die Aufgabe wartet in der Team-Spalte, bis jemand sie übernimmt. Nichts versickert in einem Postfach.
Privat möglich
Sensibles bleibt sensibel: als privat markierte Aufgaben sehen nur die zuständige Person und die Leitung — nicht das ganze Team.
Im selben Verzeichnis
Kein separater Wartungs-Kalender, keine Excel-Liste für Lieferanten. Aufgabe und Firmentermin liegen an einem Ort.
Kontakt griffbereit
Firma, Ansprechpartner und Telefonnummer direkt am Termin. Wer absagen oder verschieben muss, hat die Nummer sofort.
Laser-Wartung? Auch hier.
Der Außendienst, der Wartungstechniker, die Materiallieferung — als Firmentermin mit Start- und Endzeit statt nur Fälligkeitstag. Firma, Ansprechpartner und Telefon gleich daneben.
Per Fingerzug verschieben
Auf dem Board ziehen Sie eine Aufgabe von einer Person zur nächsten — bei Engpass, Urlaub oder Überlast. Die Zuordnung ändert sich sofort.
Avatar oder Kürzel
Jede Spalte trägt das Profilbild der Person — oder ihre Initialen, wenn keins hinterlegt ist. Auf einen Blick erkennbar, wessen Spalte das ist.
Personen ein- & ausblenden
Nur das Team von heute im Blick: abwesende Kolleginnen ausblenden. Ihre Aufgaben bleiben erhalten, nur die Spalte ruht.
Fällig am
Tagesgenaues Fälligkeitsdatum pro Aufgabe. Überfälliges fällt auf — bevor der Patient nachfragt, warum niemand zurückgerufen hat.
Vom Zuruf bis erledigt.
- 01
Aufgabe anlegen
Titel eintippen, Aufgabe oder Firmentermin wählen, optional eine Beschreibung. In Sekunden erfasst — am Empfang, im Sprechzimmer oder zwischendurch.
- 02
Zuständig + fällig
Wer kümmert sich, bis wann? Person zuordnen und ein Fälligkeitsdatum setzen. Oder offen lassen — dann wartet die Aufgabe in der Team-Spalte.
- 03
Landet bei der Person
Die Aufgabe erscheint sofort in den „Meinen Aufgaben" der zuständigen Person. Kein Zuruf, keine Mail, kein vergessener Zettel.
- 04
In Arbeit setzen
Die zuständige Person zieht die Aufgabe auf „In Arbeit". Das Team sieht: hier passiert gerade etwas, niemand muss doppelt ran.
- 05
Bei Engpass umverteilen
Krank gemeldet? Die Leitung zieht offene Aufgaben per Fingerzug auf eine andere Person. Die Übergabe dauert Sekunden, nicht ein Morgen-Meeting.
- 06
Erledigt — dokumentiert
Abgehakt wandert die Aufgabe auf „Erledigt". Sie bleibt protokolliert: wer, was, wann — auch Wochen später nachvollziehbar.
Eine Spalte pro Person. Plus Team.
Das Board zeigt für jede Person eine eigene Spalte — und ganz links die Team-Spalte für alles, was noch niemandem gehört. Aufgaben wandern per Fingerzug zwischen den Spalten.
- Team-SpalteGanz links sammeln sich Aufgaben ohne zuständige Person. Von hier zieht die Leitung sie auf die passende Kollegin — nichts bleibt herrenlos.
- Zuständigkeit per FingerzugEine Aufgabe von Anna auf Bea ziehen — die Zuordnung ändert sich im selben Moment. Bei Engpass oder Überlast in Sekunden umverteilt.
- Nur das heutige TeamAbwesende ausblenden, damit nur die Spalten zählen, die heute besetzt sind. Ihre Aufgaben verschwinden nicht — die Spalte ruht nur.
Aufgabe oder Firmentermin. Ein Dialog.
Typ wählen, Titel und zuständige Person, Fälligkeit — fertig. Firmentermine bekommen Start- und Endzeit plus Firma, Ansprechpartner und Telefon. Sensibles markieren Sie als privat, sichtbar nur für die Beteiligten.
Patientennamen raus aus WhatsApp.
„Ruf bitte Frau Berg wegen ihrem Rezept an“ — solche Aufgaben gehören nicht in eine private WhatsApp-Gruppe. Im geschützten System bleibt der Patientenbezug dort, wo er hingehört: dokumentiert und zugriffsgeschützt.
- Berechtigungen sauber getrenntDrei Stufen: Aufgaben sehen, Aufgaben anlegen, Aufgaben verwalten. Mitarbeiter erledigen ihre eigenen, nur die Leitung verschiebt fremde und sieht wirklich alle.
- Privat heißt privatAls privat markierte Aufgaben sehen nur die zuständige Person und die Klinikleitung. Das übrige Team sieht sie nicht — auch nicht auf dem Board.
- Lückenloses ProtokollJede Anlage, jede Umverteilung, jeder Statuswechsel — mit Zeit, Person und Aktion. Wer wann was übernommen hat, bleibt nachvollziehbar.
- Patientenbezug geschütztEntsteht eine Aufgabe aus einer Patienten-Mail im Posteingang, bleibt der Bezug im System verknüpft — geschützt statt auf einem Zettel im Papierkorb.
- 08:12 · Empfang legt an„Rezept für Frau Berg nachbestellen", fällig heute. Noch keine Person zugeordnet — die Aufgabe wartet in der Team-Spalte.
- 08:30 · Leitung zieht auf ClaraPer Fingerzug von Team auf Clara. Die Aufgabe erscheint sofort in Claras „Meinen Aufgaben".
- 11:05 · Clara setzt „In Arbeit"Clara ruft die Apotheke an und zieht die Aufgabe auf „In Arbeit". Das Team sieht: läuft.
- 11:40 · ErledigtRezept ist bestellt, Clara hakt ab. Die Aufgabe wandert auf „Erledigt" — protokolliert mit Zeit und Person.
- 14:00 · Nichts ging unterZur Fälligkeit keine rote offene Aufgabe. Niemand musste nachfragen, niemand hat doppelt angerufen.
Häufige Fragen zu Aufgaben.
Worin unterscheiden sich eine Aufgabe und ein Firmentermin?
Im Aufgaben-Modul von AesthOS gibt es zwei Typen. Eine Aufgabe ist ein internes To-do mit Titel, zuständiger Person, einem tagesgenauen Fälligkeitsdatum und einem Status (Offen, In Arbeit, Erledigt) — etwa „Rezept nachbestellen". Ein Firmentermin ist ein geplanter externer Termin mit Start- und Endzeit sowie Firma, Ansprechpartner und Telefonnummer — etwa die Geräte-Wartung durch den Hersteller. Beide Typen laufen über dasselbe Modul und erscheinen für die zuständige Person an einem Ort.
Was sehen normale Mitarbeiter — und was die Klinikleitung?
Das hängt an drei Berechtigungen. Mit „Aufgaben sehen" sieht eine Mitarbeiterin ihre eigenen zugeordneten Aufgaben plus die offenen Team-Aufgaben. „Aufgaben anlegen" erlaubt das Erstellen neuer Aufgaben. „Aufgaben verwalten" — typischerweise für die Leitung — schaltet die Ansichten „Alle Aufgaben" und „Board" frei und erlaubt das Umverteilen fremder Aufgaben. Ohne diese Berechtigung kann eine Mitarbeiterin nur den Status ihrer eigenen Aufgaben ändern, nicht aber Aufgaben anderer Personen umschreiben.
Wie verschiebe ich eine Aufgabe von einer Person zur anderen?
Auf dem Board ziehen Sie die Aufgabenkarte per Fingerzug aus einer Spalte in die nächste — am Bildschirm mit der Maus, am Tablet mit dem Finger. Die Zuordnung ändert sich im selben Moment, und die Aufgabe erscheint sofort bei der neuen Person. Das Umverteilen fremder Aufgaben setzt die Berechtigung „Aufgaben verwalten" voraus, ist also der Klinikleitung vorbehalten.
Funktioniert das Board auch auf dem Tablet?
Ja. AesthOS ist eine Web-Anwendung und läuft im Browser des Tablets — eine eigene App müssen Sie nicht installieren. Das Board erkennt Berührung: Sie ziehen Aufgabenkarten mit dem Finger zwischen den Spalten. Auf kleinen Bildschirmen eignet sich die Listenansicht „Meine Aufgaben" oft besser, das Board zeigt seine Stärke am Desktop oder größeren Tablet.
Können Mitarbeiter Aufgaben für sich selbst anlegen?
Ja, sofern sie die Berechtigung „Aufgaben anlegen" haben. Eine Mitarbeiterin kann sich selbst eine Aufgabe notieren, einer Kollegin eine zuweisen oder sie offen in der Team-Spalte ablegen. Soll etwas vertraulich bleiben, markiert sie die Aufgabe als privat — dann sehen sie nur die zuständige Person und die Klinikleitung, nicht das übrige Team.
Was passiert mit erledigten Aufgaben?
Erledigte Aufgaben verschwinden nicht, sie wechseln in den Status „Erledigt" und lassen sich auf dem Board ein- oder ausblenden. So bleibt die Arbeitsansicht aufgeräumt, ohne dass etwas verloren geht. Im Protokoll bleibt nachvollziehbar, wer die Aufgabe wann übernommen und abgeschlossen hat — auch Wochen später.
Ist die Aufgabe mit der Patientenakte verknüpft?
Eine Aufgabe ist zunächst ein internes Team-To-do und nicht zwingend an eine Akte gebunden. Entsteht sie jedoch aus einer Patienten-Mail im Posteingang, wird der Patientenbezug automatisch mitgeführt — so bleibt nachvollziehbar, worum es geht, ohne den Namen in eine WhatsApp-Gruppe zu schreiben. Für die laufende Terminplanung der Patienten nutzen Sie den Kalender; das Aufgaben-Modul ist für die interne Organisation des Teams gedacht.
Ihr Team weiß, wer was macht.
30 Minuten Demo. Wir zeigen das echte System mit Ihren Rollen — Aufgaben anlegen, zuordnen, auf dem Board verschieben, Firmentermine planen.