Für Empfang & Verwaltung

Zwischen fünf Programmen hin- und herspringen — das ist der eigentliche Zeitfresser

Termin buchen in System A, SMS senden vom Handy, Dokumente checken im Ordner, Rechnung in Excel. Jeder Wechsel kostet Zeit und produziert Fehler. AesthOS verknüpft alles — ein Bildschirm, ein Workflow.

Empfangsmitarbeiterin am Tresen einer modernen ästhetischen Klinik im Gespräch mit einer Patientin

Erleben Sie es selbst

Klicken Sie sich durch einen typischen Moment aus Ihrem Arbeitstag.

Der perfekte Praxistag

Von Check-in bis Tagesabschluss — ein durchgängiger Workflow ohne Zettelwirtschaft.

Patient einchecken

Versichertenkarte (eGK) am Kartenterminal einlesen — Patient wird automatisch erkannt und Stammdaten übernommen. Wartestatus setzen, Dashboard aktualisiert sich in Echtzeit.

Termin & Dokumente prüfen

OP-Cockpit zeigt Ampelstatus: Zahlung, Dokumente, IRegG. Fehlende Unterlagen 14 Tage im Voraus sichtbar.

Behandlung begleiten

Status-Updates live im Dashboard. Vorschuss bezahlt? Termin wird automatisch bestätigt. SMS/E-Mail geht automatisch raus.

Nachbereitung

Nächster Kontrolltermin, Foto-Import per EXIF-Zuordnung, SSI-Surveillance startet automatisch bei OPs.

Tagesabschluss

Clearing-Dashboard: Nicht abgerechnete Termine erkennen. No-Shows nachfassen. Geburtstagsliste für morgen prüfen.

Die vier größten Schmerzpunkte

Ständiger Wechsel zwischen Systemen

Termin buchen — anderes System. Rechnung prüfen — Excel. SMS senden — Handy. Dokumente checken — Ordner. Jeder Medienbruch kostet Zeit und Fehler.

→ Ein System für alles. Termin buchen → Vorschuss wird vorgeschlagen. Anzahlung bezahlt → Termin automatisch bestätigt → SMS automatisch versendet.

Terminkonflikte erst am OP-Tag

Arzt doppelt gebucht. Zwei Patienten im selben Zimmer. Mann und Frau im gleichen Aufwachraum. ITN nicht verfügbar.

→ Echtzeit-Konflikterkennung beim Buchen. Soft-Konflikte als Warnung, Hard-Konflikte (Geschlecht, ITN) blockieren automatisch. Drag & Drop prüft vor dem Loslassen.

Fehlende Dokumente am OP-Tag

OP morgen, aber Aufklärungsbogen fehlt. Arzt hat nicht unterschrieben. IRegG-Dokumentation unvollständig.

→ Mehrstufiges Frühwarnsystem: Automatische Checkliste bei Termin-Erstellung, Dashboard zeigt 14 Tage voraus, OP-Cockpit mit Ampelsystem, Zwei-Stufen-Prüfung.

SMS und E-Mails fehleranfällig

Vergessen, doppelt gesendet, falscher Patient, falsche Uhrzeit in der Nachricht.

→ Dreifach-Schutz gegen ungewollten Versand. Consent-Prüfung vor jedem Versand. Idempotenz — gleiche Bestätigung wird nie doppelt gesendet.

Relevante Module

Dashboard & KPIs

Wer wartet, was fehlt, wo wird es eng — ein Blick

Kalender & Termine

Konflikte werden beim Buchen erkannt, nicht hinterher

Patientenverwaltung

Patient in unter einer Sekunde gefunden

Unterspritzungen

Behandlung dokumentiert, Lager automatisch aktualisiert

Dienstplan

Wer arbeitet heute? Sofort sichtbar, nicht im Ordner suchen

Benachrichtigungen

Erinnerungen laufen automatisch — weniger telefonieren

Dokumenten-Checkliste

14 Tage vor dem Eingriff wissen, was fehlt

Foto-Dokumentation

Fotografieren, fertig — automatische Zuordnung

Häufige Fragen

Wie verhindert AesthOS Terminkonflikte?

Echtzeit-Konflikterkennung beim Buchen: Soft-Konflikte (Arzt doppelt gebucht) werden als Warnung angezeigt, Hard-Konflikte (Geschlechterkonflikt im Aufwachraum, fehlende ITN-Fähigkeit) blockieren automatisch. Drag & Drop prüft vor dem Loslassen.

Was ist der Dreifach-Schutz bei SMS und E-Mails?

1. Consent-Prüfung: Kein Versand ohne dokumentierte Einwilligung (DSGVO Art. 7). 2. Idempotenz: Gleiche Bestätigung wird nie doppelt gesendet. 3. Template-Validierung: Platzhalter werden vor dem Versand auf Vollständigkeit geprüft.

Kann der Empfang Behandlungen und OPs in Echtzeit verfolgen?

Ja. Das Dashboard aktualisiert sich in Echtzeit: Wartezimmer-Status, laufende Behandlungen, Aufwachraum-Belegung. Statusübergänge (Wartet → In Behandlung → Fertig) erfolgen automatisch oder per Klick.

Wie funktioniert die automatische Foto-Zuordnung?

Fotos werden per iPad oder Kamera aufgenommen. AesthOS liest den EXIF-Zeitstempel und ordnet die Bilder automatisch dem richtigen Patienten und Termin zu. Kein manuelles Sortieren in Ordnerstrukturen.