Kostenvoranschlag
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Ein Kostenvoranschlag in der ästhetischen Medizin sollte alle geplanten Leistungen mit Einzelpreisen, die korrekte Steuer-Zuordnung (0 % für medizinisch indizierte und 19 % für kosmetische Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG), gegebenenfalls Übernachtungskosten, eine Gültigkeitsdauer und die Zahlungsbedingungen enthalten. Der Kostenvoranschlag in AesthOS ordnet die Steuersätze je Position automatisch zu, summiert sie gruppiert und erzeugt ein GoBD-konformes PDF — für Privatkliniken und Praxen gleichermaßen.

Split-Tax bedeutet, dass medizinisch indizierte Leistungen (etwa eine Septumkorrektur) mit 0 % und kosmetische Leistungen (etwa eine ästhetische Nasenkorrektur) mit 19 % auf demselben Kostenvoranschlag ausgewiesen werden. AesthOS ordnet den Steuersatz je Position automatisch zu, summiert pro Satz getrennt und weist beide Sätze korrekt aus — gemäß § 4 Nr. 14 UStG. Sie geben den Bruttopreis ein, das System rechnet die Nettobeträge.

Nach dem Versand hält AesthOS jeden Kontakt zum Angebot fest: ob angeschrieben, telefoniert, nicht erreicht oder „Patient überlegt“ — mit Kanal, Notiz und optionaler Wiedervorlage. Sie legen ein Wiedervorlage-Datum (+1, +2 oder +4 Wochen oder frei) fest — und diese Wiedervorlage ist eine Aufgabe im Aufgaben-Modul: mit Fälligkeit, zuweisbar an Person oder Team, sichtbar in der Aufgabenliste, auf dem Board und im Dashboard. Ändern Sie das Datum, wird dieselbe Aufgabe verschoben; nimmt der Patient an oder lehnt ab, schließt sie sich von selbst. Auf Wunsch entsteht die Nachfass-Aufgabe automatisch eine feste Zahl Tage nach dem Versand. So untergeht kein Kostenvoranschlag mehr im Posteingang, und Sie sehen den Verlauf jeder Beratung auf einen Blick.

Ja. Sagt ein Patient nicht sofort zu, wählt der Empfang einen strukturierten Grund aus einem Katalog, den Sie selbst pflegen: Preis, Bedenkzeit, zweite Meinung, Finanzierung, medizinische Bedenken, Zeitpunkt oder Sonstiges als Freitext. Der Grund ist bei „Patient überlegt“ und bei einer Absage Pflicht. So sehen Sie über die Zeit, woran Angebote scheitern — als Grundlage für Ihre Beratung, ohne Bauchgefühl.

Sie erledigt sich von selbst. Die Wiedervorlage am Kostenvoranschlag ist eine Aufgabe mit Bezug zum Angebot. Wechselt das Angebot auf angenommen, abgelehnt oder in Rechnung überführt, schließt AesthOS die Nachfass-Aufgabe automatisch und vermerkt den Grund an der Aufgabe — etwa „Automatisch erledigt — Kostenvoranschlag angenommen“. Niemand muss eine Erinnerung von Hand löschen, niemand ruft einen Patienten an, der längst zugesagt hat. Läuft ein Angebot dagegen nur ab, bleibt die Aufgabe bewusst offen, damit Sie weiter nachfassen können. Wer die Aufgabe aus der Aufgabenliste abhakt, dokumentiert im selben Schritt das Kontaktergebnis — erreicht, nicht erreicht, Patient überlegt — und kann gleich die nächste Wiedervorlage setzen.

Ja. In AesthOS hinterlegen Sie Finanzierungspartner mit individuellen Laufzeiten (etwa 12 bis 48 Monate) und Zinssätzen. Die monatliche Rate wird automatisch berechnet und direkt im Kostenvoranschlag sowie im PDF angezeigt — so sieht der Patient schon im Beratungsgespräch, was die Behandlung pro Monat kostet, statt auf einen separaten Anruf beim Finanzierungspartner zu warten.

Ja. AesthOS verwendet einen eigenen Nummernkreis für Kostenvoranschläge mit konfigurierbarem Präfix und Jahr (zum Beispiel KVA-2026-001). Datenbank-Sperren verhindern doppelte Vergabe, auch bei paralleler Erstellung durch mehrere Mitarbeiter. Die lückenlose, fortlaufende Nummerierung und das vollständige Protokoll jeder Statusänderung entsprechen den GoBD-Anforderungen.

Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich nicht verbindlich, solange er nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet ist. In der ästhetischen Medizin dient er primär der Transparenz gegenüber dem Patienten. AesthOS setzt eine konfigurierbare Gültigkeitsdauer (Standard: 30 Tage), nach deren Ablauf der Status automatisch auf „abgelaufen“ wechselt — so sind keine veralteten Preise im Umlauf.

Sagt der Patient zu, übernehmen Sie das Angebot in einem Schritt in die Abrechnung: Aus dem akzeptierten Kostenvoranschlag entsteht die Vorschuss- oder Schlussrechnung mit denselben Positionen und Steuersätzen — ohne ein zweites Mal zu tippen. Zusätzlich lässt sich aus einem angenommenen Angebot direkt der OP-Termin buchen, mit vorausgefüllten Patientendaten und Behandlung.