Kostenvoranschlag
in Minuten —
drangeblieben.
Der Kostenvoranschlag in AesthOS ist das Angebots-Modul für ästhetische Privatkliniken und Praxen in DACH. Es erstellt rechtssichere Kostenvoranschläge mit automatischer Steuer-Trennung (0 % medizinisch, 19 % kosmetisch), Finanzierungsraten und PDF-Versand — und verfolgt jedes Angebot mit Kontaktverlauf, Wiedervorlage und strukturierten Zögergründen bis zur Zusage oder Absage. GoBD-konform, mit lückenlosem Protokoll und Übernahme in die Rechnung.
Heute heißt das: Positionen in Word zusammensuchen, Steuersätze nachschlagen, PDF exportieren, per Mail schicken — und dann hoffen, dass der Patient sich meldet. AesthOS erstellt das Angebot in Minuten, verschickt es per Klick und erinnert Sie, bevor es abläuft.
Was ein Angebot heute kostet. Und was AesthOS daraus macht.
20 Minuten
pro Angebot.
Positionen zusammensuchen, Steuersätze nachschlagen, Übernachtung addieren, exportieren, per Mail schicken. Und beim nächsten Patienten fängt das Abtippen von vorne an. In AesthOS wählen Sie die Leistungen — den Rest rechnet das System. Unter zwei Minuten.
Steuer von Hand getrennt.
Medizinisch indiziert null Prozent, kosmetisch neunzehn — pro Position nachschlagen und getrennt summieren. Ein Fehler, und der Steuerberater meldet sich. AesthOS ordnet jede Position automatisch zu.
Wo ist das Angebot geblieben?
Kostenvoranschlag per Mail raus — und dann? Niemand weiß, wer schon nachgefragt hat, wer noch überlegt, wer abgesprungen ist. AesthOS hält jeden Kontakt fest und erinnert vor Ablauf.
Erst der Anruf beim Partner.
Der Patient fragt nach Raten — und Sie vertrösten aufs nächste Gespräch. AesthOS zeigt die Monatsrate direkt im Angebot, aus Ihren hinterlegten Finanzierungspartnern.
Ihre Bausteine, Ihr Angebot.
Andere Systeme geben Ihnen ein starres Formular. In AesthOS legt die Klinikleitung selbst fest, was im Kostenvoranschlag steht, welche Finanzierung angeboten wird und welche Gründe Sie erfassen, wenn ein Patient zögert. Einmal eingestellt, sofort für alle gültig.
Hinweise & Bedingungen,
Ihr Text.
Pro OP-Art und Geschlecht gefiltert — der Patient sieht nur, was zu seiner Behandlung passt. Reihenfolge per Ziehen.
Partner & Raten,
im Angebot sichtbar.
- 8.500 € · 24 Monate≈ 379 €/Mon.
- Partner hinterlegtMediFin
- Im PDFautomatisch
Warum der Patient
noch zögert.
Bei „Patient überlegt“ und bei einer Absage wählt der Empfang einen Grund — Pflichtfeld. So sehen Sie später, woran Angebote scheitern.
Vorlage vom Anbieter anpassen lassen · Finanzierung extern · Absagegründe gar nicht erfasst · Jede Änderung kostet Aufpreis.
Vom ersten Klick bis zur Zusage.
Kostenvoranschlag erstellen, per Mail verschicken, nachfassen — und am Ende in eine Rechnung überführen. Alles in einem System, ohne Word, ohne zweite Software, ohne Zettelwirtschaft.
Positionen wählen, Steuer rechnet das System.
Empfang oder Behandler wählt die OP-Art — Leistungen und Preise sind hinterlegt. Brutto eingeben, AesthOS trennt 0 % und 19 % automatisch, addiert Übernachtung und Anzahlung. Vorschau, fertig.
Aus dem Termin
Kostenvoranschlag direkt aus dem Beratungstermin starten — Patient und Behandlung sind schon übernommen.
PDF per Klick
Professionelles PDF aus Ihrer Vorlage — per Mail an den Patienten, ohne Export und ohne ein Mail-Programm zu öffnen.
Warum gezögert wird
Bei „überlegt“ und „abgelehnt“ wählt der Empfang einen Grund aus Ihrem Katalog. Später sehen Sie, woran Angebote scheitern.
Status auf einen Blick
Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen — jeder Kostenvoranschlag trägt seinen Stand sichtbar. Per Umschalter reversibel.
Angebot raus? AesthOS bleibt dran.
Jeder Anruf, jede Mail, jedes „der Patient überlegt“ wird festgehalten — mit Wiedervorlage-Datum. Vor Ablauf erinnert Sie das System. Kein Angebot versandet, weil es im Posteingang unterging.
Gültigkeit automatisch
Standard 30 Tage — danach springt das Angebot von selbst auf „abgelaufen“. Keine veralteten Preise im Umlauf.
In die Rechnung
Angenommenes Angebot wird zur Vorschuss- oder Schlussrechnung — dieselben Positionen, kein zweites Mal tippen.
Dashboard-Übersicht
Offene Angebote, ablaufende Fristen, fällige Wiedervorlagen — die Klinikleitung sieht den Stand auf dem Dashboard.
Lückenloses Protokoll
Wer hat wann welchen Status geändert, wann nachgefasst — jede Aktion mit Zeit und Person, betriebsprüfungssicher.
Vom Beratungstermin bis zur Rechnung.
- 01
Patient & Termin
Patient suchen oder direkt aus dem Beratungstermin starten — Stammdaten und Behandlung sind bereits übernommen.
- 02
Positionen & Preise
OP-Art wählen, hinterlegte Leistungen laden, freie Positionen ergänzen. Brutto eingeben, Steuersatz je Position.
- 03
Optionen
Stationär oder ambulant mit Nächten, Anzahlung, Gültigkeit, Finanzierungspartner und Ihre eigenen Textbausteine.
- 04
Vorschau & PDF
Alle Daten im Überblick, Positionen mit getrennter Steuer, Summen brutto. Als PDF erzeugt und per Mail verschickt.
- 05
Nachfassen
Der Status springt auf versendet. Jeder Kontakt wird festgehalten, eine Wiedervorlage erinnert vor Ablauf.
- 06
Zusage → Rechnung
Der Patient sagt zu, der Termin wird gebucht — aus dem Angebot entsteht die Rechnung mit denselben Positionen.
Patient überlegt. Sie wissen, warum.
Statt eines anonymen Erledigt-Häkchens hält AesthOS bei jedem Kontakt fest, was besprochen wurde — und bei Zögern oder Absage einen strukturierten Grund. So wird aus Bauchgefühl eine Grundlage.
- Kontakt festhaltenAngeschrieben, telefoniert, nicht erreicht oder „Patient überlegt“ — mit Kanal, Notiz und optionaler Wiedervorlage. Ein Dialog für alle Wege.
- Grund bei ZögernSagt der Patient nicht sofort zu, wählt der Empfang einen Grund: Preis, Bedenkzeit, zweite Meinung, Finanzierung. Pflichtfeld, aus Ihrem Katalog.
- Wiedervorlage+1, +2 oder +4 Wochen oder ein eigenes Datum. Das Dashboard zeigt, welche Angebote heute oder diese Woche fällig sind.
Jedes Angebot mit seinem Stand.
Die Liste zeigt jeden Kostenvoranschlag mit Status, letztem Kontakt und nächster Wiedervorlage. Ein Klick öffnet das Detail mit Verlauf — wer wann nachgefasst hat und was der Patient gesagt hat.
Angebote, die der Prüfung standhalten.
Kostenvoranschläge sind steuerlich relevante Dokumente. AesthOS erfüllt die formalen Anforderungen automatisch — und schützt die Patientendaten, die dabei anfallen.
- GoBD-NummernkreisEigener, lückenloser Nummernkreis mit Präfix und Jahr. Datenbank-Sperren verhindern doppelte Vergabe — auch wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig erstellen.
- Steuer nach § 4 Nr. 14 UStGMedizinisch indizierte Leistungen mit 0 %, kosmetische mit 19 % — je Position getrennt ausgewiesen und gruppiert summiert, wie es die Buchführung verlangt.
- Rechtmäßig nach DSGVONotizen und Gründe zu einem Patienten sind geschützt. Wird ein Patient gelöscht, werden auch die Freitext-Angaben zum Angebot zuverlässig entfernt.
- Lückenloses ProtokollErstellen, Versenden, Statuswechsel, Nachfassen — jede Aktion mit Zeit und Person. Im Protokoll stehen nur die Fakten, keine sensiblen Freitexte.
- 10:14 · Angebot erstelltM. Schäfer wählt OP-Art und Positionen. Die Steuer wird automatisch getrennt, die Summe brutto berechnet.
- 10:17 · Per Mail versendetPDF erzeugt, an die Patientin geschickt. Der Status springt auf „versendet“, Gültigkeit 30 Tage.
- 10:18 · Wiedervorlage gesetztNotiz „meldet sich nach dem Urlaub“ festgehalten, Wiedervorlage in zwei Wochen angelegt.
- +14 Tage · Wiedervorlage fälligDas Dashboard meldet das Angebot. Der Empfang telefoniert und hält das Gespräch fest.
- +15 Tage · ZusageDie Patientin sagt zu. Status angenommen, Termin gebucht — die Rechnung entsteht aus dem Angebot.
Häufige Fragen zum Kostenvoranschlag.
Was muss ein Kostenvoranschlag in der ästhetischen Medizin enthalten?
Ein Kostenvoranschlag in der ästhetischen Medizin sollte alle geplanten Leistungen mit Einzelpreisen, die korrekte Steuer-Zuordnung (0 % für medizinisch indizierte und 19 % für kosmetische Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG), gegebenenfalls Übernachtungskosten, eine Gültigkeitsdauer und die Zahlungsbedingungen enthalten. Der Kostenvoranschlag in AesthOS ordnet die Steuersätze je Position automatisch zu, summiert sie gruppiert und erzeugt ein GoBD-konformes PDF — für Privatkliniken und Praxen gleichermaßen.
Wie funktioniert die automatische Steuer-Trennung (Split-Tax)?
Split-Tax bedeutet, dass medizinisch indizierte Leistungen (etwa eine Septumkorrektur) mit 0 % und kosmetische Leistungen (etwa eine ästhetische Nasenkorrektur) mit 19 % auf demselben Kostenvoranschlag ausgewiesen werden. AesthOS ordnet den Steuersatz je Position automatisch zu, summiert pro Satz getrennt und weist beide Sätze korrekt aus — gemäß § 4 Nr. 14 UStG. Sie geben den Bruttopreis ein, das System rechnet die Nettobeträge.
Wie verfolgt AesthOS einen verschickten Kostenvoranschlag nach?
Nach dem Versand hält AesthOS jeden Kontakt zum Angebot fest: ob angeschrieben, telefoniert, nicht erreicht oder „Patient überlegt“ — mit Kanal, Notiz und optionaler Wiedervorlage. Sie legen ein Wiedervorlage-Datum (+1, +2 oder +4 Wochen oder frei) fest, das Dashboard zeigt fällige Angebote. So untergeht kein Kostenvoranschlag mehr im Posteingang, und Sie sehen den Verlauf jeder Beratung auf einen Blick.
Kann ich erfassen, warum ein Patient ein Angebot ablehnt?
Ja. Sagt ein Patient nicht sofort zu, wählt der Empfang einen strukturierten Grund aus einem Katalog, den Sie selbst pflegen: Preis, Bedenkzeit, zweite Meinung, Finanzierung, medizinische Bedenken, Zeitpunkt oder Sonstiges als Freitext. Der Grund ist bei „Patient überlegt“ und bei einer Absage Pflicht. So sehen Sie über die Zeit, woran Angebote scheitern — als Grundlage für Ihre Beratung, ohne Bauchgefühl.
Kann ich Finanzierungsoptionen direkt im Kostenvoranschlag anbieten?
Ja. In AesthOS hinterlegen Sie Finanzierungspartner mit individuellen Laufzeiten (etwa 12 bis 48 Monate) und Zinssätzen. Die monatliche Rate wird automatisch berechnet und direkt im Kostenvoranschlag sowie im PDF angezeigt — so sieht der Patient schon im Beratungsgespräch, was die Behandlung pro Monat kostet, statt auf einen separaten Anruf beim Finanzierungspartner zu warten.
Ist die KVA-Nummerierung GoBD-konform?
Ja. AesthOS verwendet einen eigenen Nummernkreis für Kostenvoranschläge mit konfigurierbarem Präfix und Jahr (zum Beispiel KVA-2026-001). Datenbank-Sperren verhindern doppelte Vergabe, auch bei paralleler Erstellung durch mehrere Mitarbeiter. Die lückenlose, fortlaufende Nummerierung und das vollständige Protokoll jeder Statusänderung entsprechen den GoBD-Anforderungen.
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Ein Kostenvoranschlag ist grundsätzlich nicht verbindlich, solange er nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet ist. In der ästhetischen Medizin dient er primär der Transparenz gegenüber dem Patienten. AesthOS setzt eine konfigurierbare Gültigkeitsdauer (Standard: 30 Tage), nach deren Ablauf der Status automatisch auf „abgelaufen“ wechselt — so sind keine veralteten Preise im Umlauf.
Wird aus einem angenommenen Kostenvoranschlag automatisch eine Rechnung?
Sagt der Patient zu, übernehmen Sie das Angebot in einem Schritt in die Abrechnung: Aus dem akzeptierten Kostenvoranschlag entsteht die Vorschuss- oder Schlussrechnung mit denselben Positionen und Steuersätzen — ohne ein zweites Mal zu tippen. Zusätzlich lässt sich aus einem angenommenen Angebot direkt der OP-Termin buchen, mit vorausgefüllten Patientendaten und Behandlung.
Ihr nächstes Angebot kommt zur Zusage.
30 Minuten Demo. Wir zeigen das echte System mit Ihren Behandlungen — Split-Tax, Finanzierung, PDF-Versand und das neue Nachfassen bis zur Zusage.