Ratgeber

Praxissoftware für Dermatologie: worauf Ästhetik-Praxen achten sollten

Die Botox-Charge steht auf einem Klebezettel, die Fotos liegen auf dem Stick, die Umsatzsteuer wird je Rechnung von Hand getrennt. Neun Kriterien für Praxissoftware in der ästhetischen Dermatologie, eine ehrliche Abgrenzung zur Kassenpraxis und wie AesthOS es löst.

Stand: Oktober 2026 · Faktenstand AesthOS v1.1.153

Dermatologin bespricht mit einer Patientin am Schreibtisch einer hellen Praxis einen Vorher-Nachher-Vergleich auf dem Bildschirm

Für wen diese Seite gedacht ist

Dermatologie ist zwei Welten. Die vertragsärztliche Hautarztpraxis rechnet mit der Kassenärztlichen Vereinigung ab und braucht dafür ein von der KBV zertifiziertes Praxisverwaltungssystem mit den Anwendungen der Telematikinfrastruktur. Die ästhetische Dermatologie arbeitet mit Selbstzahlern: Botulinumtoxin, Filler, Skinbooster, PRP, Laser- und Peeling-Behandlungen, abgerechnet nach GOÄ oder als Privatleistung. Wer nach einem Praxisverwaltungssystem Dermatologie oder nach dermatologischer Software sucht, landet deshalb oft zwischen beiden Welten. Diese Seite richtet sich an die zweite, an ästhetische Hautarztpraxen und Praxen für ästhetische Medizin, die ihre Selbstzahlerleistungen dokumentieren, abrechnen und ihre Patientinnen und Patienten im Rhythmus halten wollen. Wer überwiegend Kassenpatienten behandelt, findet hier Kriterien für den Privatbereich, aber keine Software für die GKV-Abrechnung. AesthOS ist kein KBV-zertifiziertes System und rechnet nicht mit der Kassenärztlichen Vereinigung ab.

Was eine Software für ästhetische Dermatologie dokumentieren muss

Die Behandlungsdokumentation ist in § 630f BGB geregelt: Alle für die Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse gehören in die Akte, zeitnah und so, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. In der ästhetischen Dermatologie heißt das konkret: Welches Präparat, welche Menge, welche Zone, welche Seite, welche Charge. Dazu der Ausgangsbefund im Bild und das Ergebnis im Verlauf. Und die Einwilligungen, auf denen all das beruht. Eine Software, die dafür nur ein Freitextfeld anbietet, verlagert die Struktur in den Kopf der Behandlerin. Nach zwanzig Patientinnen am Tag ist dort kein Platz mehr.

Warum reicht ein Notizfeld nicht?

Weil sich aus Freitext nichts zurückrechnen lässt. Welche Patientinnen haben die Charge erhalten, die der Hersteller gerade zurückruft? Wie viel Toxin wurde in diesem Quartal verbraucht, und stimmt das mit dem Lager überein? Welche Nachher-Aufnahme gehört zu welcher Vorher-Aufnahme? Diese Fragen beantwortet nur eine Dokumentation, die Produkt, Menge, Zone, Charge und Foto als getrennte Felder kennt.

Injektionen: Produkt, Zone und Charge statt Klebezettel

Der Alltag in vielen Unterspritzungspraxen: Das Vial steht auf dem Tisch, die Chargennummer wandert auf einen Klebezettel in die Papierakte oder gar nicht. Der Verbrauch wird im Kopf geführt. Eine Praxissoftware für diesen Bereich erfasst jede Behandlung strukturiert: Produkt aus dem Katalog, Menge vorbelegt, Zone und Seite zugeordnet, Charge verknüpft. Daraus entstehen zwei Dinge von selbst: ein Lagerbestand, der mit jeder Behandlung mitläuft, und die Möglichkeit, von der Charge zurück zu allen behandelten Personen zu kommen.

Welche Rolle spielt die Charge rechtlich?

Botulinumtoxin ist ein verschreibungspflichtiges Arzneimittel, Filler sind Medizinprodukte mit eindeutiger Produktkennung (UDI) nach der EU-Medizinprodukteverordnung. Für beide gilt: Die Charge gehört in die Dokumentation, weil sich nur so bei einem Rückruf belegen lässt, wer welches Produkt erhalten hat; § 630f BGB verlangt die Dokumentation der wesentlichen Maßnahmen. Ob das in Sekunden geht oder tagelange Aktensuche bedeutet, entscheidet die Software.

Was gehört zu einer brauchbaren Lagerführung?

Chargen mit LOT-Nummer und Verfallsdatum, automatische Abbuchung bei jeder dokumentierten Behandlung, Verfallswarnung mit einstellbarer Vorwarnzeit und Mindestbestand, eine Bewegungshistorie für Wareneingang, Korrektur und Verwurf. Praktisch wichtig: Eine Filler-Spritze auf zwei Regionen darf nur einmal vom Lager abgehen, und verdünntes Toxin braucht die verabreichte Menge getrennt vom Lagerabzug.

Mehr dazu: Unterspritzungen in AesthOS: Katalog, Charge, Lager und Rückruf-Suche

Fotodokumentation und Einwilligung: drei Fragen, drei Antworten

Vorher- und Nachher-Aufnahmen sind in der ästhetischen Dermatologie Teil der Behandlungsdokumentation und zugleich Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Eine Software muss zwei Dinge leisten: die Bilder zuverlässig dem richtigen Termin und der richtigen Person zuordnen, am besten automatisch über die Aufnahmezeit, und sie verschlüsselt ablegen, mit Zugriff nur für berechtigtes Personal. Die zweite Hälfte ist die Einwilligung, und hier scheitern pauschale Lösungen.

Warum eine Foto-Einwilligung nicht reicht

Es sind drei verschiedene Fragen an die Patientin: Dürfen wir die Fotos als Teil Ihrer Behandlungsdokumentation speichern? Dürfen wir sie anonymisiert anderen Patientinnen in der Beratung zeigen? Dürfen wir sie für Website und Marketing verwenden? Wer diese Fragen in einer Zeile zusammenfasst, bekommt entweder zu wenige Einwilligungen oder zu weitreichende. Eine Praxissoftware sollte die drei getrennt erfassen, mit Zeitstempel protokollieren und den Widerruf einzeln umsetzen. Zieht eine Patientin die Beratungs-Einwilligung zurück, verschwinden ihre Bilder aus der Beratungs-Galerie, bleiben aber in der Akte, weil die Dokumentationspflicht das verlangt.

Mehr dazu: Fotodokumentation in der Ästhetik: Pflichten, Workflows und DSGVO

Terminfrequenz, Erinnerungen und Recall-Rhythmen

Ästhetische Dermatologie läuft in kurzen Takten: viele Termine am Tag, viele davon Wiederholungen. Ein ausgefallener Termin ist bei dieser Dichte nicht nur eine Lücke im Kalender, sondern eine Behandlung, die nie stattfindet. Zwei Mechanismen helfen. Erstens Erinnerungen vor dem Termin per SMS und E-Mail mit der Möglichkeit, online abzusagen, damit die Lücke rechtzeitig wieder buchbar wird. Zweitens Recall-Rhythmen, also die Erinnerung an die nächste fällige Behandlung: Botulinumtoxin wirkt drei bis sechs Monate, Skinbooster und Biostimulatoren folgen eigenen Intervallen. Dehnt sich der Rhythmus unbemerkt, verliert die Praxis keine Termine, sondern Behandlungen, ohne dass irgendjemand etwas storniert.

Was unterscheidet einen Recall vom Newsletter?

Die Rechtsgrundlage. Die Erinnerung an eine vereinbarte Wiedervorstellung ist Behandlungskommunikation. Die Reaktivierung einer Patientin ohne vereinbarten Rhythmus ist Werbung und braucht eine Marketing-Einwilligung (§ 7 UWG, DSGVO). Eine Praxissoftware sollte beides trennen, die passende Einwilligung zum Versandzeitpunkt prüfen und in jeder Nachricht einen Abmeldeweg anbieten. Gute Systeme führen den Rhythmus je Patientin, erkennen, wer aus dem Takt fällt, und legen dem Team die fertige Erinnerung zur Freigabe vor, statt eine Liste zu drucken, die liegen bleibt.

Mehr dazu: Takt in AesthOS: Behandlungsrhythmus und Recall mit Freigabe per Klick

Selbstzahler-Abrechnung und Umsatzsteuer-Trennung

Die Abrechnung in der ästhetischen Dermatologie ist einfacher als in der Kassenpraxis und an einer Stelle schwieriger. Einfacher, weil es keine Quartalsabrechnung und keine Budgets gibt; jede Rechnung geht direkt an die Patientin, nach GOÄ oder als Privatleistung mit frei gesetztem Preis. Schwieriger wegen der Umsatzsteuer: Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei, rein ästhetische Leistungen ohne medizinische Indikation unterliegen 19 Prozent. In einer Praxis, die beides anbietet, muss die Trennung auf jeder Rechnung stimmen, oft innerhalb derselben Rechnung. Eine Praxissoftware für diesen Bereich kennt den GOÄ-Katalog mit Faktor und Begründung, erlaubt Freitextpositionen, trennt die Steuersätze je Position, druckt einen Girocode für die Überweisung per Banking-App und übergibt an den Steuerberater im DATEV-Format.

Mehr dazu: IGeL und Selbstzahler: Split-Tax, Vorschuss, DATEV-Export

Hosting: Cloud oder eigener Server

Cloudbasierte Praxissoftware ist für eine Dermatologie-Praxis attraktiv, weil sie keinen eigenen Server und keine Wartung braucht. Für Gesundheitsdaten zählt dabei, wo der Server steht und wer ihn betreibt: ein Rechenzentrum in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag und nachweisbarer Zertifizierung, verschlüsselte Ablage, Rollen und Rechte, Audit-Protokoll. Praxen mit hohem Foto-Aufkommen oder dem Wunsch, dass Patientendaten das Haus nicht verlassen, wählen eher den eigenen Server. Entscheidend ist, dass die Software beides kann und die Praxis nicht an ein Modell bindet. Die Bedienung sollte in beiden Fällen im Browser laufen, ohne Installation an jedem Arbeitsplatz.

Mehr dazu: On-Premise oder Cloud: die Abwägung für Praxen und Kliniken

Aufnahme digital und Auswertungen, die zur Praxis passen

Zwei Kriterien werden bei der Auswahl oft übersehen. Erstens die Aufnahme: Bei vielen Neupatientinnen am Tag kostet jeder Papierbogen Zeit am Empfang und erzeugt Tippfehler. Eine digitale Aufnahme am iPad oder per QR-Code auf dem eigenen Handy, mit Stammdaten, eigenen Fragen zu Allergien, Medikamenten und Vorbehandlungen und den Einwilligungen in einem Durchgang, auf Wunsch mit Unterschrift, nimmt dem Empfang die Abschrift ab. Zweitens die Auswertungen: Eine ästhetische Praxis steuert über Auslastung je Behandlerin, Ausfallquote, Umsatz je Behandlerstunde und die Frage, woher die Patientinnen kommen. Diese Kennzahlen sollten fertig in der Software liegen, nicht in einer Excel-Tabelle, die jemand am Monatsende befüllt.

Mehr dazu: Digitale Anamnese: Selbsterfassung am iPad oder per QR-Code

Was eine Praxissoftware für ästhetische Dermatologie NICHT leisten muss

Ehrliche Abgrenzung spart Fehlkäufe. Erstens die Kassenabrechnung: Wer vertragsärztlich tätig ist, braucht ein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem mit eAU, eRezept und ePA. Eine Software für den Selbstzahlerbereich ersetzt das nicht, und AesthOS beansprucht es nicht. Zweitens KI-Diagnostik: Automatische Auswertung von Dermatoskopie-Aufnahmen, Hautkrebs-Screening per Bildanalyse oder KI-gestützte Befundung sind eigene Medizinprodukte mit eigener Zulassung. AesthOS enthält keine Bildanalyse; Fotos werden dokumentiert, verglichen und geschützt, nicht ausgewertet. Drittens die Videosprechstunde: Für die ästhetische Beratung ist sie selten entscheidend, und AesthOS bietet sie nicht an. Wer eines dieser drei Dinge braucht, sollte es als eigenes Werkzeug prüfen, nicht als Nebenfunktion einer Praxissoftware.

Warum keine generische Praxissoftware

Allgemeine Praxissoftware ist um die Kassenabrechnung herum gebaut. Das prägt alles: Die Dokumentation denkt in Diagnosen und Ziffern, nicht in Produkt, Zone und Charge. Fotos sind Anhänge, keine Behandlungsdaten mit Vorher-Nachher-Logik. Die Einwilligungen kennen die Datenverarbeitung, aber nicht die Frage, ob ein Bild in der Beratung gezeigt werden darf. Ein Lager für Injektionspräparate fehlt oder ist ein Zusatzmodul. Recall bedeutet Serienbrief. Die Umsatzsteuer-Trennung innerhalb einer Rechnung ist ein Sonderfall, der von Hand gelöst wird. Umgekehrt schleppt eine solche Software Funktionen mit, die eine Selbstzahlerpraxis nie öffnet. Eine Software für die ästhetische Dermatologie dreht die Prioritäten um: Injektionen, Fotos, Rhythmus und Selbstzahler-Rechnung sind der Kern, nicht der Rand.

Wie AesthOS das löst

AesthOS ist eine Praxissoftware für ästhetische Praxen und Kliniken in Deutschland, ab einer Ärztin oder einem Arzt, und deckt die neun Kriterien dieser Seite so ab:

Dokumentation, Lager und Fotos

Das Unterspritzungs-Modul erfasst jede Behandlung mit Produkt, Menge, Zone, Seite und Charge; vorbelegt sind sieben Kategorien (Toxin, Filler, Biostimulator, Skinbooster, PRP, Injektionslipolyse, Hyaluronidase), das Lager bucht automatisch ab, warnt vor Verfall und findet bei einem Rückruf per LOT-Nummer jede betroffene Person. Die Foto-Dokumentation ordnet Stapel-Importe über die Aufnahmezeit dem Termin zu und vergleicht Vorher und Nachher im Schieberegler. Die Einwilligung ist dreifach getrennt in Foto-Dokumentation, Fotos in der Beratung anderer Patienten und Fotos für Marketing; der Foto-Pool zeigt nur Fälle mit Beratungs-Einwilligung, anonymisiert mit Initialen.

Rhythmus, Abrechnung und Betrieb

Erinnerungen gehen 48 und 24 Stunden vor dem Termin per SMS und E-Mail, mit Absage per Link. Takt führt den Rhythmus je Patientin, erkennt, wer aus dem Takt fällt, und bereitet die Erinnerung mit Buchungslink zur Freigabe vor. Die Abrechnung bringt den GOÄ-Katalog mit über 2.700 Ziffern, Freitextpositionen, die Trennung 0 und 19 Prozent je Position, Girocode auf jeder Rechnung und DATEV-Export. Die Aufnahme läuft am iPad oder per QR-Code mit 20 Stammdaten-Feldern, bis zu 50 eigenen Fragen und 8 Einwilligungstypen. Betrieb wahlweise auf dem eigenen Server (349 € pro Monat) oder in einem deutschen Rechenzentrum (499 € pro Monat), in beiden Fällen im Browser.

Mehr dazu: AesthOS für Dermatologie: der Behandlungstag im Überblick

9 Kriterien für Praxissoftware in der ästhetischen Dermatologie

Diese Kriterien trennen eine Software, die den Alltag einer ästhetischen Hautarztpraxis trägt, von einer, um die herum gearbeitet wird:

Injektionen strukturiert: Produkt, Menge, Zone, Seite und Charge als eigene Felder, nicht als Freitext.
Lager mit Verfall und Rückruf: automatische Abbuchung je Behandlung, Verfallswarnung, Rückruf-Suche von der Charge zu allen behandelten Personen.
Fotodokumentation mit automatischer Terminzuordnung, Vorher-Nachher-Vergleich und verschlüsselter Ablage.
Foto-Einwilligung dreifach getrennt: Dokumentation, Beratung anderer Patienten, Marketing; Widerruf wirkt einzeln und sofort.
Erinnerungen 48 und 24 Stunden vor dem Termin per SMS und E-Mail, mit Online-Absage, damit kurze Slots rechtzeitig wieder buchbar werden.
Recall-Rhythmen je Patientin mit Trennung von Behandlungskommunikation und Marketing und Abmeldeweg in jeder Nachricht.
Selbstzahler-Abrechnung mit GOÄ-Katalog, Freitextpositionen, Umsatzsteuer-Trennung je Position, Girocode und DATEV-Export.
Hosting nach Wahl: deutsches Rechenzentrum oder eigener Server, Bedienung im Browser, Rollen und Audit-Protokoll in beiden Fällen.
Digitale Aufnahme am iPad oder per QR-Code und fertige Auswertungen zu Auslastung, Ausfallquote und Herkunft der Patientinnen.

Häufige Fragen zur Praxissoftware für Dermatologie

Welche Kriterien zählen bei Praxissoftware für Dermatologie-Praxen?

Bei Praxissoftware für Dermatologie-Praxen zählen unterschiedliche Kriterien, je nachdem, ob die Praxis mit der Kasse oder mit Selbstzahlern arbeitet. Vertragsärztliche Hautarztpraxen brauchen ein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem für die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung und die Telematikinfrastruktur. In der ästhetischen Dermatologie entscheiden strukturierte Injektionsdokumentation mit Produkt, Zone und Charge, Lager mit Rückruf-Suche, Fotodokumentation mit getrennten Einwilligungen, Recall-Rhythmen, Selbstzahler-Abrechnung mit Umsatzsteuer-Trennung und das Hosting-Modell. AesthOS ist für diesen Selbstzahlerbereich gebaut und nicht für die GKV-Abrechnung vorgesehen.

Welche Software nutzen Dermatologen?

Dermatologinnen und Dermatologen in Deutschland nutzen in der Kassenpraxis ein KBV-zertifiziertes Praxisverwaltungssystem, weil die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung ohne Zertifizierung nicht möglich ist. Manche ästhetisch tätige Praxen ergänzen dieses System um eine zweite Lösung für den Selbstzahlerbereich; reine Privatpraxen arbeiten ganz ohne Kassensoftware. Dort entscheidet nicht die Zertifizierung, sondern ob die Software Injektionen mit Charge, Fotos mit Einwilligung, Recall-Rhythmen und die Umsatzsteuer-Trennung beherrscht. AesthOS ist eine solche Software für den ästhetischen Selbstzahlerbereich.

Gibt es Cloud-Software für ästhetische Hautarztpraxen?

Cloud-Software für ästhetische Hautarztpraxen gibt es, zum Beispiel AesthOS: Die Cloud-Variante läuft in einem deutschen Rechenzentrum (499 € pro Monat netto, inklusive Hosting, Backups und Monitoring), alternativ läuft dieselbe Software auf dem eigenen Server der Praxis (349 € pro Monat netto). Der Funktionsumfang ist in beiden Modellen identisch, bedient wird im Browser ohne Installation an den Arbeitsplätzen. Welche Variante zu welcher Praxis passt, erklärt der Ratgeber „On-Premise oder Cloud“ unter Weiterführend.

Was muss eine Software für ästhetische Dermatologie dokumentieren?

Eine Software für ästhetische Dermatologie muss je Behandlung das Präparat, die Menge, die Behandlungszone, die Seite und die Charge erfassen, dazu die Fotodokumentation mit Vorher- und Nachher-Aufnahmen und die zugehörigen Einwilligungen. Grundlage ist die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB, die alle wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse in der Akte verlangt. Die Charge ist dabei entscheidend, weil sich nur so bei einem Rückruf belegen lässt, wer welches Präparat erhalten hat. Fotos sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und gehören verschlüsselt und zugriffsbeschränkt abgelegt.

Reicht eine Terminsoftware für die ästhetische Hautarztpraxis?

Eine Terminsoftware reicht in der ästhetischen Hautarztpraxis für die Terminvergabe, nicht für Dokumentation und Abrechnung. Sie kennt weder die Charge der Behandlung noch die Fotos noch die Einwilligungen und stellt keine Rechnung mit getrennten Steuersätzen. In der ästhetischen Dermatologie hängen diese Dinge zusammen: Aus dem Termin entsteht die Dokumentation, aus der Dokumentation die Rechnung, aus der Behandlung der nächste Rhythmus. AesthOS verbindet Kalender, Online-Buchung, Dokumentation, Fotos, Recall und Abrechnung in einem System.

Dokumentiert AesthOS auch Laser- und Peeling-Behandlungen?

AesthOS dokumentiert Laser- und Peeling-Behandlungen als eigene Behandlungsart über Dokumentvorlagen, Fragebögen und Fotodokumentation; einen Gerätekatalog mit Parametern gibt es nicht. Das strukturierte Unterspritzungs-Modul mit Katalog, Charge und Lager gilt für Injektionen: Botulinumtoxin, Filler, Biostimulatoren, Skinbooster, PRP, Injektionslipolyse und Hyaluronidase. Wer überwiegend Laser anbietet, sollte den Ablauf in der Demo mit den eigenen Behandlungen prüfen.

Rechtsquellen

§ 630f BGB — Dokumentation der Behandlung
Art. 9 DSGVO — Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, Behandlungsfotos)
Art. 7 DSGVO — Bedingungen für die Einwilligung, Widerruf
§ 4 Nr. 14 UStG — Steuerbefreiung für Heilbehandlungen; rein ästhetische Leistungen sind steuerpflichtig
§ 7 UWG — Unzumutbare Belästigung, Einwilligung für Werbung per E-Mail und SMS
Verordnung (EU) 2017/745 (MDR), Art. 27 — System der eindeutigen Produktidentifikation (UDI) für Medizinprodukte