Ein Termin
wird frei.
Sie sehen,
wer passt.

Die Warteliste in AesthOS ist die Nachrückerliste im Kalender ästhetischer Praxen und Privatkliniken: Wird ein Termin frei, zeigt der Kalender an dieser Stelle, wer von der Warteliste passt — nach Terminart, Behandler:in, Wunschzeiten, Wartedauer und Vorrang. Auf der Warteliste stehen zwei Arten von Wartenden: „Termin gesucht“ für alle ohne Termin und „Früher kommen“ für alle, die schon einen Termin haben und gern früher drankämen. Ab Werk entscheidet das Team, wer den Termin angeboten bekommt; auf Wunsch schreibt AesthOS passende Wartende selbst per SMS oder E-Mail an. Die Warteliste ist ab Werk ausgeschaltet und wird von der Praxis selbst eingeschaltet.

Drei Dinge reichen für den Start: Die Warteliste unter Einstellungen › Warteliste einschalten, mindestens eine Terminart als „Kommt für die Warteliste infrage“ freigeben und den Personen, die mit der Liste arbeiten, das Recht „Warteliste verwalten“ geben — ab Werk hat es nur die Administration. Damit kann das Team Wartende eintragen und frei gewordene Termine telefonisch vergeben. Für Wartelisten-Vorschläge per SMS oder E-Mail legt die Praxis zusätzlich eine Nachrichten-Regel auf „Warteliste: Termin vorgeschlagen“ mit eigenem Text an; eine fertige Vorlage wird nicht mitgeliefert. Den Online-Selbsteintrag gibt sie je Buchungsstrecke frei. Die Einstellungen lassen sich schon bearbeiten, solange die Warteliste noch aus ist.

In AesthOS gibt es vier Wege auf die Warteliste: aus der Patientenakte über die Karte „Warteliste“ mit „Auf die Warteliste setzen“, direkt am Termin, aus der Terminsuche, wenn sie keinen passenden Termin findet, und — wenn die Praxis es für die Buchungsstrecke freigibt — online durch die Patienten selbst. Zum Wartelisten-Eintrag gehören die Art („Termin gesucht“ oder „Früher kommen“), optional Wunsch-Behandler:innen, Wochentage mit Zeitfenstern, „Frühestens ab“ und „Gültig bis“. „Gültig bis“ ist mit 60 Tagen vorbelegt und darf höchstens ein Jahr in der Zukunft liegen. Ohne Wunsch-Behandler:in kommt jede buchbare Behandler:in infrage, ohne Zeitfenster jede Uhrzeit.

Der persönliche Link öffnet in AesthOS eine schlichte Seite ohne Anmeldung, zum Beispiel „Termin frei“ mit Datum und Uhrzeit, der Zusage („Für Sie reserviert bis …“ oder „Wer zuerst bestätigt, erhält den Termin“) und den Knöpfen „Termin übernehmen“ und „Passt nicht“ — bei „Früher kommen“ heißen sie „Termin tauschen“ und „Bisherigen Termin behalten“. Darunter steht „Von der Warteliste austragen“. Die Seite zeigt weder den Namen der Patientin noch die Behandlung und immer den aktuellen Stand, also auch, wenn der Termin schon vergeben oder die Reservierung abgelaufen ist. Bloßes Ansehen ändert nichts; erst ein Klick auf einen Knopf zählt. Der Link funktioniert nur auf der Domain der eigenen Praxis.

Ja. Das Team kann einem Wartelisten-Eintrag einzeln Vorrang geben; dafür ist eine Begründung Pflicht, und die Vergabe wird protokolliert. Zusätzlich lassen sich unter Einstellungen › Warteliste › Vorrang Gruppen festlegen: Personen mit bestimmten Patienten-Tags (bis zu 20) und „Früher kommen“ zu einer Nachbehandlung nach einer Operation (Nachsorge). Personen mit Vorrang stehen vor allen anderen, untereinander zählt die Wartedauer. Bei „An mehrere gleichzeitig“ bekommen sie einen frei gewordenen Termin zuerst allein, ab Werk für 30 Minuten. Einen Rang nach Umsatz, Versicherung oder Ähnlichem gibt es nicht.

Kann AesthOS einen Wartelisten-Vorschlag nicht verschicken — etwa weil für den Kanal der Regel kein Empfänger hinterlegt ist, die Nachrichten-Regel ausgeschaltet wurde oder der Versand endgültig abgelehnt wird —, wird der Vorschlag zurückgezogen und die Zeit wieder frei. Bei automatischem Anschreiben ist dann die nächste Person dran; sonst legt AesthOS die Aufgabe „Warteliste: Vorschlag nicht zugestellt — bitte anrufen“ für das Team an. Die Person bleibt auf der Warteliste. Wer keinen Kontaktweg hat oder für Nachrichten gesperrt ist, steht im Dialog von vornherein als „nur telefonisch“ und fällt nicht heraus.

Unter Statistik › Auslastung zeigt der Abschnitt „Warteliste“, wie viele frei gewordene Termine über die Warteliste wieder besetzt wurden: die Nachbesetzungsquote, auch aufgeteilt nach Vorlauf, die Zeit bis zur Nachbesetzung, die gewonnenen Tage bei „Früher kommen“, die Wartelisten-Vorschläge je Wartelisten-Eintrag und die Nachstorno-Quote, also wie viele über die Warteliste vergebene Termine später doch abgesagt wurden. Dazu kommen die Ausgänge der Wartelisten-Vorschläge (angenommen, telefonisch vergeben, abgelehnt, abgelaufen, vergeben, zurückgezogen) und die neuen Wartelisten-Einträge je Woche, getrennt nach Praxis und Online-Buchung.

Nein, die Praxis steuert sie je Terminart. Nur Terminarten, die als „Kommt für die Warteliste infrage“ freigegeben sind, landen auf der Warteliste — ab Werk ist keine freigegeben. Je Terminart lässt sich außerdem ein eigenes Verteilprinzip wählen; ab Werk gilt der Praxis-Standard. Weichen Praxis und Terminart voneinander ab, gilt das strengere Prinzip. So kann eine ästhetische Praxis oder Klinik, die als Standard „Der Reihe nach“ gewählt hat, zum Beispiel Beratungen vor einer Operation auf „Nur Empfang“ stellen — Botox-Auffrischungen und Kontrollen werden weiter der Reihe nach angeboten.