GOÄ-Abrechnung in der Ästhetik: Vom Hermann/Brück zur Ein-Klick-Rechnung

Der GOÄ-Workflow im Status quo: Buch, Excel, Pauschalbegründungen

In den meisten ästhetischen Privatpraxen läuft die GOÄ-Abrechnung bis heute genau so: Auf dem Empfangstresen liegt der Hermann/Brück — der Standardkommentar zur GOÄ. Daneben eine Excel-Tabelle, in der die MFA Punktzahl mal Faktor mal Punktwert (5,82873 Cent) für jede Position rechnet. Begründungen für Faktoren über 2,3 kommen aus einer Word-Datei mit zehn Standardsätzen, die sich seit Jahren nicht verändert haben („erhöhter Schwierigkeitsgrad“, „besondere anatomische Verhältnisse“). Materialien wie Botulinumtoxin oder Filler werden separat als Auslagenersatz nach § 10 GOÄ ergänzt — wenn man daran denkt. Brück’sche Ausschlüsse zwischen Ziffern werden erkannt, wenn die Routinierte am Empfang sitzt; ansonsten kürzt die Private Krankenversicherung beim Prüfen. Pro Rechnung kostet das in einer typischen Botox-Praxis 8 bis 10 Minuten — pro Tag bei 25 Patient:innen sind das mehrere Stunden, in denen niemand behandelt.

„Pro Rechnung kostet der Status quo 8 bis 10 Minuten. Bei 25 Patient:innen pro Tag sind das mehrere Stunden, in denen niemand behandelt.“

Was GOÄ in der ästhetischen Medizin besonders schwer macht

Die GOÄ ist ein durchdachtes, aber 30 Jahre altes Werk — und die ästhetische Medizin trifft sie an drei Stellen besonders hart. Erstens beim Steigerungsfaktor: ästhetische Eingriffe sind selten Standard, ein Faktor von 2,3 reicht praktisch nie aus, fast jede Rechnung braucht eine Begründung. Zweitens bei der Materialabrechnung: Botulinumtoxin, HA-Filler und Skin-Booster machen oft die Hälfte der Patientenrechnung aus, werden aber nicht als GOÄ-Ziffer abgerechnet, sondern als Auslagenersatz nach § 10. Drittens bei der Steuer: Eine Lidstraffung bei Sichtfeldeinschränkung ist medizinisch indiziert (0 % USt), die gleiche Lidstraffung aus rein kosmetischen Gründen ist mit 19 % USt zu rechnen — die Software muss das pro Position trennen. Wer in der ästhetischen Medizin nur eine generische Privatpraxis-Software nutzt, behält für jede dieser drei Eigenheiten einen manuellen Workflow — und damit den Pain.

Aufbau einer GOÄ-Position: Ziffer, Punkte, Faktor

Jede ärztliche Leistung hat eine GOÄ-Ziffer (z. B. Ziffer 1 für die symptombezogene Untersuchung, Ziffer 7 für die vollständige körperliche Untersuchung). Zu jeder Ziffer hinterlegt ist eine Punktzahl, die mit dem Punktwert (5,82873 Cent) multipliziert den einfachen Gebührensatz ergibt. Auf diesen wird der Steigerungsfaktor (1,0 bis 3,5) angewendet. Beispiel: Ziffer 7 hat 80 Punkte; einfacher Gebührensatz = 80 × 0,0582873 = 4,66 €. Mit Faktor 2,3 sind das 10,72 €, mit Faktor 3,5 sind es 16,32 €. Bei Ziffern für technische Leistungen (etwa Röntgen, EKG) gelten andere Schwellen: 1,8-fach bzw. 2,5-fach. Für ästhetische Eingriffe sind die Beträge pro Ziffer überschaubar — der eigentliche Hebel liegt in der korrekten Kombination mehrerer Ziffern und in der Materialabrechnung nach § 10.

§ 5 GOÄ: Die Höhe der einzelnen Gebühr bemisst sich nach dem Einfachen bis Dreieinhalbfachen des Gebührensatzes, wobei die Gebühr innerhalb des Gebührenrahmens unter Berücksichtigung der Schwierigkeit, des Zeitaufwandes und der Umstände bei der Ausführung zu bestimmen ist.

Brück’sche Ausschlüsse: Die teuerste Wissens-Lücke der GOÄ

Der Hermann/Brück-Kommentar (kurz „Brück“ oder „Brück-Kommentar“) ist das maßgebliche Standardwerk zur Auslegung der GOÄ. Er definiert insbesondere die „Brück’schen Ausschlüsse“: welche GOÄ-Ziffern nicht nebeneinander oder nicht in zeitlicher Nähe abgerechnet werden dürfen. Diese Regeln stehen nur teilweise direkt im Gesetzestext der GOÄ. Ein Beispiel: Bei einer Untersuchung nach Ziffer 7 ist die Beratung nach Ziffer 1 oder 3 grundsätzlich enthalten — wer beides separat abrechnet, bekommt die Beratung gestrichen und merkt das im PKV-Prüfbescheid Wochen später. Wer manuell abrechnet, muss diese Ausschlüsse für jede Rechnung im Kopf haben. Eine spezialisierte Praxissoftware mit eingebauter Ausschluss-Validierung verhindert solche Fehler beim Erstellen — bei AesthOS sind die Brück’schen Ausschlussregeln im System hinterlegt und werden bei jeder Rechnungsstellung geprüft. Aus „PKV-Kürzung in vier Wochen“ wird „Hinweis am Bildschirm in der Sekunde, in der die Position hinzugefügt wird“.

„Wer manuell abrechnet, muss die Brück’schen Ausschlüsse für jede Rechnung im Kopf haben — oder verliert beim PKV-Prüfbescheid Geld.“

Steigerungsfaktor 1,0 bis 3,5 — und die Begründungs-Falle

Der Schwellenwert ist 2,3 (bei technischen Leistungen 1,8). Bis dahin darf jede Ärztin ohne weitere Begründung abrechnen. Über 2,3 wird eine schriftliche Begründung Pflicht — und genau hier passiert in vielen Praxen der teuerste Fehler: Pauschale Begründungen wie „erhöhter Schwierigkeitsgrad“ oder „besondere anatomische Verhältnisse“ werden von Privaten Krankenversicherungen regelmäßig zurückgewiesen, die Differenz trägt der Arzt. Eine valide Begründung muss konkret und fallbezogen sein — etwa „Mehrfachpunktion in unmittelbarer Nähe zum N. facialis bedingte erhöhten Konzentrationsaufwand“ oder „Ungewöhnlich enge anatomische Verhältnisse erforderten zusätzliche 15 Minuten Präparation“. In AesthOS gehört der Begründungstext direkt an die GOÄ-Position in der Akte — er erscheint automatisch auf der Rechnung und ist im Prüffall jederzeit nachvollziehbar. Über 3,5 reicht eine Begründung nicht; dann braucht es vorab eine schriftliche Honorarvereinbarung nach § 2 Abs. 2 GOÄ.

Material-Abrechnung: Wo bei Botox und Filler Geld liegen bleibt

Bei Unterspritzungen macht das Material — Botulinumtoxin, HA-Filler, Biostimulator, PRP-Kit — oft 30 bis 50 % des Patientenpreises aus. Es wird zusätzlich zur ärztlichen Leistung als Auslagenersatz nach § 10 GOÄ abgerechnet. Im Status-quo-Workflow vergisst die MFA das gerne — entweder weil sie es übersieht oder weil das Material aus einem anderen System kommt als die Rechnung. Pro vergessener Charge sind das schnell 50 bis 150 € entgangener Umsatz. Bei 25 Behandlungen pro Tag und nur 5 % Vergessensquote rechnet sich das schnell auf einen vierstelligen Monatsverlust. In AesthOS wird das Material beim Dokumentieren der Unterspritzung erfasst (Charge, Menge, MHD aus dem Lager) und automatisch als § 10-Position auf die Rechnung übernommen — keine Doppelpflege, keine Übersehen. Die Charge ist gleichzeitig Compliance-Dokumentation nach AMG § 48.

Botox & Filler nach GOÄ: Die Analogbewertung nach § 6 Abs. 2

Botulinumtoxin-Injektionen und HA-Filler-Unterspritzungen werden nach GOÄ analog nach § 6 Abs. 2 GOÄ abgerechnet: Weil die GOÄ in ihrem Kern von 1982 stammt (letzte größere Anpassung 1996) und für diese Behandlungen keine eigene Ziffer kennt, wird eine nach Art, Kosten- und Zeitaufwand gleichwertige Ziffer des Gebührenverzeichnisses herangezogen — die Bundesärztekammer veröffentlicht dazu Analogbewertungs-Empfehlungen. Auf der Rechnung muss die Analogposition als „entsprechend“ bzw. „analog“ kenntlich gemacht sein (§ 12 GOÄ); fehlt der Hinweis, kürzt die PKV. Getrennt davon läuft das Material — das Botulinumtoxin oder der Filler selbst — als Auslagenersatz nach § 10 GOÄ. Die Umsatzsteuer richtet sich nach der Indikation: rein kosmetische Faltenbehandlung 19 %, medizinisch indizierte Anwendung (Botox bei chronischer Migräne oder Bruxismus) 0 % nach § 4 Nr. 14 UStG. In AesthOS bildet sich diese Analog-Position als GOÄ-Position mit der Analogie-Begründung im strukturierten Begründungsfeld oder als Freitextposition ab — Material, Split-Tax und Begründung hängen an derselben Position und landen gemeinsam auf der prüfsicheren Rechnung.

„Botox und Filler gab es 1982 noch nicht — sie haben keine eigene GOÄ-Ziffer und werden analog nach § 6 Abs. 2 GOÄ abgerechnet.“

Split-Tax in der Ästhetik: 0 % oder 19 %?

Eine Besonderheit der ästhetischen Medizin: Die umsatzsteuerliche Behandlung hängt davon ab, ob die Leistung medizinisch indiziert ist. Heilbehandlungen (z. B. Botox bei Bruxismus oder chronischer Migräne, Lidstraffung bei Sichtfeldeinschränkung, Hyperhidrose-Therapie) sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerbefreit. Rein kosmetische Leistungen (Faltenbehandlung aus ästhetischen Gründen, Lippenaufbau, Body-Sculpting ohne medizinische Indikation) unterliegen 19 % Umsatzsteuer. Diese Trennung muss pro Position auf der Rechnung sauber dokumentiert sein — ein Fehler, der bei Betriebsprüfungen schnell teuer wird. AesthOS unterstützt diese Split-Tax-Logik direkt aus der GOÄ-Position heraus: Pro Position ist hinterlegt, ob sie medizinisch oder kosmetisch ist; die Rechnungssumme wird automatisch nach Steuersatz aufgeteilt und im DATEV-Export getrennt ausgewiesen — der Steuerberater muss nichts mehr nacharbeiten.

§ 4 Nr. 14 UStG: Steuerbefreit sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt erbracht werden.

Leistungspakete & Batch: Wenn jede Standard-Behandlung ein Klick ist

In ästhetischen Praxen wiederholen sich Behandlungsabläufe erheblich. Eine typische Botox-Behandlung enthält fast immer dieselbe Kombination — Beratung, Anamnese, Injektionsbehandlung, Material. Eine HA-Filler-Lippe entsprechend. Wer jede Position für jeden Patienten manuell zusammenstellt, verschwendet pro Rechnung mehrere Minuten und produziert systematisch Fehler durch vergessene Ziffern. Eine moderne Praxissoftware bietet GOÄ-Leistungspakete: vordefinierte Kombinationen, die mit einem Klick auf eine Rechnung übernommen werden. Bei AesthOS pflegen Praxen ihre Pakete pro Behandlungstyp; eine einzelne Rechnung steht damit in 1 bis 2 Minuten statt 8 — und die Wahrscheinlichkeit, eine Position zu vergessen, sinkt gegen null. Wer am Abrechnungstag viele Rechnungen auf einmal erstellt, nutzt zusätzlich die Batch-Rechnungserstellung: nach Filter (Datum, Patient, Termintyp) schlägt das System die GOÄ-Positionen vor, die MFA prüft und gibt frei, Druck oder E-Mail-Versand erfolgt im Stapel. Über einen Batch mit 20 und mehr Rechnungen sinkt der Zeitaufwand pro Rechnung so unter 30 Sekunden. Personalisierungen (anderer Faktor, abweichende Materialmenge, individuelle Begründung) bleiben pro Patient möglich.

Honorarvereinbarung über 3,5x — wann sie nötig wird

Über dem 3,5-fachen Faktor reicht eine Begründung allein nicht — § 2 Abs. 2 GOÄ verlangt eine schriftliche, individuelle Honorarvereinbarung mit dem Patienten, die vor der Behandlung getroffen wird. In der ästhetischen Medizin ist das praktisch der Standardfall, weil viele Eingriffe (insbesondere ästhetische Chirurgie und aufwändige Filler-Sitzungen) zeit- und materialaufwändig sind. Die Honorarvereinbarung muss Pflichtangaben enthalten: konkrete Leistung, voraussichtliche Vergütung, ausdrückliche schriftliche Vereinbarung, Hinweis auf die abweichende Faktorhöhe. Sie wird Bestandteil der Patientenakte und gehört zwingend zur Aufklärung. Eine Praxissoftware sollte solche Vereinbarungen als Vorlagensystem unterstützen, sodass die Vereinbarung bei der Erstberatung in zwei Klicks erstellt, vom Patienten unterschrieben und in der Akte abgelegt ist — ohne separates Word-Dokument.

GOÄ-Optimierung: Wo bei manueller Abrechnung Geld liegen bleibt

Eine GOÄ-Abrechnungsanalyse — die systematische Prüfung, wo bei manueller Abrechnung Honorar liegen bleibt — deckt in fast jeder Praxis ohne integrierte GOÄ-Logik dieselben drei Verlustquellen auf. Erstens: vergessene Materialien — gerade in stressigen Tagen wird die Filler-Charge nicht als § 10 GOÄ ergänzt, mehrere zehn Euro pro Behandlung gehen verloren. Zweitens: zu konservative Faktoren — aus Angst vor Begründungs-Aufwand wird auf 2,3 abgerechnet, obwohl 2,8 mit konkreter Begründung anerkannt würde. Drittens: übersehene Ziffern — die ausführliche Beratung neben der Behandlung wird vergessen, weil sie nicht im üblichen Zifferncluster steht. Eine Praxissoftware mit guter GOÄ-Integration adressiert alle drei Verluste: Material aus dem Behandlungs-Workflow, Faktor mit Begründungs-Vorlage an der Position, Ziffern-Vorschläge aus den Behandlungs-Tags. Über das Jahr summieren sich diese drei Verluste in einer mittelgroßen Praxis schnell auf einen fünfstelligen Betrag.

Nicht jede Position ist eine GOÄ-Ziffer: Freitextpositionen

Nicht jede berechenbare Leistung in einer ästhetischen Praxis hat eine passende GOÄ-Ziffer — oder die Praxis möchte einen Pauschalpreis für ein Komplettpaket setzen, statt jede Einzelleistung über die Gebührenordnung herzuleiten. Für genau diese Fälle erfasst AesthOS Rechnungspositionen wahlweise aus dem GOÄ-Katalog oder als Freitextposition mit individueller Bezeichnung und frei gesetztem Preis. Beide Positionsarten stehen nebeneinander auf derselben Rechnung; die Split-Tax-Trennung (0 % / 19 %) lässt sich auch an einer Freitextposition hinterlegen. So bleibt die Rechnung sauber, ob es um eine reguläre GOÄ-Ziffer mit Faktor, eine § 10-Materialposition oder eine frei kalkulierte Leistung geht — ohne Hilfskonstruktion in einem zweiten Programm.

Was AesthOS in der Abrechnung bewusst NICHT leistet

Ehrliche Abgrenzung gehört zur Auswahl dazu. AesthOS erstellt die GOÄ- und Freitext-Rechnung und druckt dafür einen Girocode/EPC-QR-Code auf, mit dem der Patient den Betrag in der Banking-App per Überweisung begleicht. Damit endet der Funktionsumfang bewusst: AesthOS ist keine Kassensoftware und ersetzt kein Karten-Zahlterminal — es verarbeitet keine EC- oder Kreditkartenzahlung am Tresen und führt keine Barkasse. Wer am Empfang Kartenzahlung anbieten möchte, braucht dafür weiterhin ein separates Zahlterminal; das KIS und die eigentliche Zahlungsabwicklung bleiben getrennte Systeme. Ebenso wenig ist AesthOS für die GKV-Kassenabrechnung gedacht oder KBV-zertifiziert — die Zielgruppe sind private, selbstzahlende Behandlungen. Diese Grenze ist Absicht: AesthOS konzentriert sich auf die korrekte, prüfsichere GOÄ-Rechnung samt Begründung, Material und Split-Tax — nicht auf das Bezahl-Terminal.