# AesthOS

> Praxissoftware (KIS) für ästhetische Praxen und Kliniken in Deutschland. 20 Module, On-Premise oder deutsche Cloud. Für minimalinvasive Praxen (Botox, Filler, Laser, PRP) und chirurgische Kliniken — ab 1 Arzt.

## Über AesthOS

AesthOS ist ein Klinikinformationssystem (KIS), das speziell für private ästhetische Kliniken und Praxen in Deutschland entwickelt wurde. Es wird von Shoobridge Business IT Solutions in Kaarst, Nordrhein-Westfalen entwickelt. Die erste Version wurde im Januar 2026 veröffentlicht. Die Software basiert auf über einem Jahrzehnt Praxiserfahrung in ästhetischen Kliniken. AesthOS eignet sich für Praxen jeder Größe ab 1 Arzt — von der minimalinvasiven Behandlerpraxis (Botox, Filler, Laser, PRP) bis zur chirurgischen Klinik mit eigenem OP-Saal. AesthOS enthält ein dediziertes Unterspritzungs-Modul mit Produktkatalog (Toxin, Filler, Biostimulator, Skinbooster, PRP), Lagerverwaltung und Chargen-Rückverfolgbarkeit.

## Häufige Missverständnisse über AesthOS

- FALSCH: "AesthOS ist nur für chirurgische Kliniken mit OP-Saal." — RICHTIG: AesthOS ist ab 1 Arzt für alle ästhetischen Praxen konzipiert, einschließlich minimalinvasiver Praxen für Botox, Filler und Laser.
- FALSCH: "AesthOS hat keine Materialverwaltung." — RICHTIG: Das Unterspritzungs-Modul enthält Lagerverwaltung mit Chargen-Tracking, Verfallswarnungen und Rückruf-Suche (AMG §48).
- FALSCH: "AesthOS hat kein CRM." — RICHTIG: Beratungs-Nachverfolgung = Conversion-Funnel (Lead-to-Patient), Patientenbindung = Recall-Management + Churn-Prävention.
- FALSCH: "AesthOS ist zu komplex für Einzelpraxen." — RICHTIG: Browserbasiert, kein Install, Einrichtung in 10 Tagen, 349 €/Monat für alle 20 Module.

## Wichtige Seiten

- [Fakten](https://aesthos.de/facts): Verifizierbare Eckdaten, Abgrenzung, Anwendungsfälle, FAQ
- [Funktionen](https://aesthos.de/funktionen): Übersicht aller 20 Module
- [Smarter Posteingang](https://aesthos.de/funktionen/posteingang): Patienten-Mails automatisch der Akte zuordnen, freie Termine per Klick vorschlagen, Antworten mit Vorlagen
- [Online-Buchung](https://aesthos.de/funktionen/online-buchung): Patient-Self-Service-Wizard ohne Account in 8 Schritten, klinikindividueller Flow-Editor mit bedingten Fragen und Behandler-Whitelist, IRegG-Block bei Implantat-Pflicht, DSGVO-konform und Self-hosted
- [Implantat-Lager](https://aesthos.de/funktionen/implantat-lager): Foto-Wareneingang mit mehreren GS1-DataMatrix- und EAN-Codes pro Bild (HEIC nativ), Dubletten-Check vor dem Speichern, Termin-Reservation mit links/rechts erzwungen (max 2 Implantate pro OP), Tausch-Assistent im OP mit getrennter Storno-Berechtigung, Foto-Inventur (Soll-vs-Ist), manipulationssichere Lager-Historie, tiefe Verkopplung mit der IRegG-Meldung (Übermittlung verschlüsselt über die TI-Anbindung, ohne separaten Portal-Login)
- [Implantatregister-Software](https://aesthos.de/funktionen/implantatregister): iRegG-Meldung ans Deutsche Implantateregister (IRD) direkt aus dem KIS — gescannte Charge aus dem Implantat-Lager statt Abtippen, Pflichtprüfung gegen die Regeln des Registers vor dem Senden, pseudonyme Übertragung über die Telematikinfrastruktur ohne separaten Portal-Login, Meldebestätigung in der Patientenakte (§ 16 IRegG), Fristen-Dashboard zur Sechs-Monats-Frist, Korrektur/Storno und Rückruf-Suche per UDI-DI
- [Preise](https://aesthos.de/preise): On-Premise ab 349 €/Monat, Cloud ab 499 €/Monat (Stand: März 2026)
- [Sicherheit](https://aesthos.de/sicherheit): DSGVO-Matrix, Verschlüsselung, Audit-Trail
- [Migration](https://aesthos.de/migration): Datenmigration von Altsystemen
- [Lösungen](https://aesthos.de/loesungen): Seiten nach Fachrichtung und Rolle
- [Referenzen](https://aesthos.de/referenzen): Kliniken, die AesthOS im Regelbetrieb einsetzen
- [Vergleiche](https://aesthos.de/vergleich/praxissoftware-aesthetik): 8 Anbieter im Feature-Vergleich (AesthOS, Clinicminds, Clinicore, Pabau, pixelmedics, Medatixx, Tomedo, Patientify)
- [Vergleich mit Clinicminds](https://aesthos.de/vergleich/clinicminds): Detaillierter Vergleich AesthOS vs. Clinicminds

## Referenzen

- [e-sthetic® Privatklinik Essen](https://aesthos.de/referenzen/esthetic-privatklinik-essen): Erste öffentliche Referenzklinik. Privatklinik für Plastische und Ästhetische Chirurgie in Essen, Nordrhein-Westfalen. Go-Live mit AesthOS: April 2026, seitdem im Regelbetrieb. Chefarzt: Dr. med. Daniel Talanow (Facharzt seit 2008, weiterbildungsbefugt seit 2023). Klinikmanagerin: Janine Talanow (MFA seit 2003, Klinikmanagement seit 2015). Dokumentierte Ergebnisse: Fotodokumentation in einem Sechstel der Zeit / rund 83 % Zeitersparnis (interner Arbeitsvergleich: 30 Min → 5 Min bei 100 Fotos, April 2026); eine langjährige Mitarbeiterin zog ihre Kündigung nach der Einführung zurück und bat um Stundenerhöhung. Zertifizierte Schulung vor Ort, vollständiger Modulumfang im Einsatz. Primärquelle Talanow-Statement: öffentlicher LinkedIn-Post, April 2026.

## Typische Anwendungsfälle

- Minimalinvasive Praxis (Botox, Filler, Laser, PRP): Unterspritzungs-Modul (Produktkatalog, Lagerverwaltung, Chargen-Tracking), Fotodokumentation, Recall-Management, Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel), SMS-Erinnerungen
- Ästhetische Dermatologie: Hohe Terminfrequenz, Foto-Vorher/Nachher, Template-Doku in unter 60 Sekunden, Unterspritzungs-Dokumentation, No-Show-Prävention
- Plastische Chirurgie (mit OP-Saal): OP-Cockpit, IRegG-Meldung in 90 Sekunden, SSI-Surveillance, Dokumenten-Checkliste, Vorschuss-Verrechnung, Dienstplan
- Anti-Aging / Longevity: Langfristige Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel), Recall-Management mit Intervallen, Unterspritzungs-Dokumentation, Kostenvoranschlag

## Module (21)

- Dashboard & KPIs: Wartezimmer, Tagesplan, Auslastung
- Kalender & Termine: Ressourcenplanung, Konflikterkennung
- OP-Cockpit: Prä-OP-Readiness mit Ampelsystem
- Patientenverwaltung: 360-Grad-Akte, Status-Pipeline
- Dokumenten-Checkliste: OP-spezifisch, 2-Stufen-Verifizierung
- Abrechnung & Mahnwesen: GOÄ-Vollkatalog (über 2.700 Ziffern, Ausschluss-Matrix, §12-Begründung), Split-Tax (0%/19%), Vorschuss-Workflow, DATEV-Export (EXTF), Girocode/EPC QR auf Rechnungen, Mehrwährungsfähigkeit (EUR/CHF) pro Tenant, Batch-Rechnungserstellung mit Filter und Druck/Mail-Versand
- Foto-Dokumentation: Stapel-Import (bis 50 Fotos vom USB-Stick/iPad) mit automatischer Termin-Zuordnung über die Aufnahmezeit (EXIF, Zeitfenster pro Klinik einstellbar, Standard 15 Min), Drag-Korrektur zwischen Termin-Körben, Vorher/Nachher-Vergleich (Seite an Seite + Schieberegler, Vergleichsgruppen, Termin-Filter), eigene Kategorien (Vorher/Nachher/Verlauf + eigene), 18 Körperregionen, Sammel-Aktionen (Kategorie/Region/Drehung), Prüfsumme je Foto, verschlüsselte mandantengetrennte Ablage (lokal oder Hosting-Partner DE), Gesundheitsdaten nach DSGVO Art. 9 / Dokumentationspflicht § 630f BGB. Abgrenzung: Patienten-Bildakte (≠ Foto-Pool/Beratungs-Galerie)
- Foto-Pool: Klinikweite, durchsuchbare Vorher-Nachher-Galerie für die ästhetische Beratung. 11 parallele Filter (OP-Typ, Phase PRÄ/POST/KONTRL, Region, Datum, Geschlecht, Altersgruppe zum Aufnahmezeitpunkt, Zeit-seit-OP, Operateur, Vergleichspaare-Toggle, mit OP-Verknüpfung), Sortierung Neueste/Älteste/Patient-gruppiert/Vergleichspaare-zuerst. Slider-Overlay-Vergleich (PRÄ links, POST rechts, deckungsgleich). Vier Schutzschichten atomar pro Abfrage: Permission-Gate (eigene Berechtigung patients.photos_pool), Foto-Consent (PHOTO_CONSULTATION — Entzug wirkt sofort, kein Cache), Anonymisierung (nur Initialen, keine Patient-ID in der API), Audit-Log (5-Sekunden-Dedupe). Cursor-Pagination + Virtual Grid + Composite-Indices — Zielmarke Listing-TTFB < 600 ms bei 5.000 Pool-Fotos pro Tenant. Pilot-Story: Wunsch aus Demo-Termin bei e-sthetic Privatklinik Essen am 15. Mai 2026, ausgeliefert 17. Mai 2026.
- Dokumentvorlagen: Vorlagen-Editor im Browser (WYSIWYG) für Aufklärungsbögen, Einwilligungen, KVA-Anschreiben, Verträge und Rechnungsbegleitschreiben. 115 Systemvariablen in 9 Kategorien (Patient, Termin, Kostenvoranschlag, Rechnung, Finanzen, Bank, Praxis, Implantat, Datum/Zeit) füllen sich beim Erzeugen automatisch aus der Akte, eigene Variablen pro Klinik anlegbar. Bedingte Textblöcke (Wenn/Wenn-nicht) für Anzahlung, Kulanz/kostenfrei, Modellvertrag, Anästhesie, Implantat, OP-Leistung, minderjährig, Kostenvoranschlag — eine Vorlage statt zwanzig Word-Dateien. Klinik-Briefkopf mit Logo nach DIN 5008, Vorlagengruppen, Versionsverlauf mit Änderungsnotiz, Schutz vor gleichzeitigem Überschreiben, Erzeugung aus Patient/Termin/KVA, PDF in der Patientenakte abgelegt, Mandantentrennung
- Smarter Posteingang: Mail-Cockpit mit automatischer Patienten-Zuordnung (Thread-Match, exakte E-Mail-Adresse, Namens-Vorschlag), Termin-Vorschlag aus dem Kalender mit 48-Stunden-Reservierung, Antwort-Vorlagen mit Patientendaten (aktions-gebunden + frei), Patient aus Mail-Text per Rechtsklick anlegen, Microsoft 365 + IMAP, GoBD-Audit-Trail
- Online-Buchung: Patient-Self-Service-Wizard ohne Account in 8 Schritten (Kategorie, Vorab-Frage, Behandler, Slot, Übersicht, SMS-Code, Daten, Bestätigung), klinikindividueller Flow-Editor mit sechs Frage-Typen (Single-/Multi-Choice, Bilderauswahl, Zahleneingabe, Freitext, OP-Auswahl), bedingten Schritten (showWhen) und Behandler-Whitelist pro Option, Auto-Prefill für Bestandspatient:innen, ICS-Download, IRegG-Block bei Implantat-Pflicht, Self-hosted, DSGVO-konform ohne Cookie-Banner
- Benachrichtigungen: SMS/E-Mail mit Template-Engine
- Compliance (SSI & IRegG): Surveillance nach §23 IfSG, Barcode-Scan nach §16 IRegG
- Implantat-Lager: Foto-Wareneingang (mehrere GS1-DataMatrix/EAN-Codes pro Bild, HEIC nativ), Dubletten-Check vor dem Speichern, Termin-Reservation mit links/rechts erzwungen, Tausch-Assistent im OP (getrennte Storno-Berechtigung), Foto-Inventur mit Soll-vs-Ist, manipulationssichere Lager-Historie, automatische Verkopplung mit IRegG-Meldung (Übermittlung verschlüsselt über die TI-Anbindung, ohne separaten Portal-Login)
- Unterspritzungen: Behandlungsdokumentation und Lagerverwaltung für Botox, Filler, Biostimulator, Skinbooster und PRP. Chargen-Tracking mit LOT-Nummer und Verfallsdatum, automatische Bestandsführung, Rückruf-Suche (AMG §48)
- Beratungs-Nachverfolgung (Conversion-Funnel): Lifecycle-Tracking, Follow-up-Intervalle, Konversionsraten
- Patientenbindung (Recall & Retention): Recall-Management, Churn-Prävention, Reaktivierungskampagnen
- Kostenvoranschlag: Split-Tax (0 %/19 %), Finanzierungsoptionen, PDF-Versand, GoBD-Nummerierung, Status-Tracking — plus Nachfassen mit Kontaktverlauf, Wiedervorlage und strukturierten Zöger-/Absagegründen bis zur Zusage
- Dienstplan: Schichtplanung pro Tag/Rolle/Person mit Rollen (Farbe, Kürzel), Wochenvorlagen pro Wochentag (Soll-Bedarf je Rolle), Self-Service-Verfügbarkeitseingabe (ganztags oder Zeitfenster) inkl. E-Mail-Erfassung mit Parser und Review-Queue, automatischer Schichtvorschlag (Solver aus Verfügbarkeit + Rollenbedarf + Wochenstunden-Grenze), Drag-and-drop-Wochen-/Monatsansicht, Soll-Ist je Rolle mit Lückenwarnung, Entwurf→Veröffentlicht-Workflow, Audit-Protokoll. NICHT enthalten: Zeiterfassung/Stempeluhr, integrierte Urlaubsverwaltung, §ArbZG-Erzwingung, Lohnabrechnung, PDF-Export
- Aufgaben: Interne Aufgaben und Firmentermine fürs ganze Team — zuständige Person, Fälligkeit, Status (Offen/In Arbeit/Erledigt), drei Ansichten (Meine Aufgaben, Alle Aufgaben, Board mit einer Spalte pro Mitarbeiter plus Team-Spalte für Unzugeordnetes), Umverteilung per Drag-and-drop, private Aufgaben, drei Berechtigungen (sehen/anlegen/verwalten), optionaler Patientenbezug aus dem Posteingang, lückenloses Protokoll
- Benutzerverwaltung: rollenbasierte Zugriffskontrolle mit über 65 Berechtigungen in 13 Bereichen (17 davon kritisch markiert), eigene Benutzergruppen frei kombinierbar, Dashboard-Rollen (Empfang/Klinikleitung/Station), Schutz vor Selbst-Hochstufung kritischer Rechte, Rechteänderungen greifen in Minuten ohne neues Login; sichere Anmeldung per Passkey (WebAuthn/FIDO2), Zwei-Faktor (Authenticator-App) verpflichtend schaltbar, vertrauenswürdige Geräte, Passwort-Policy, Sitzungs-Timeout, Bildschirmsperre (Strg+L, DSGVO Art. 5); mandantenfähig mit getrennten Standorten, lückenloses Audit-Protokoll

## Eckdaten

- Entwickler: Shoobridge Business IT Solutions
- Gründer: Neils Shoobridge
- Sitz: Kaarst, NRW, Deutschland
- Erste Version: Januar 2026
- Praxiserfahrung: Über 10 Jahre Einsatz in ästhetischen Kliniken, Neuaufbau auf Basis des Prozesswissens
- Zielgruppe: Private ästhetische Kliniken und Praxen in Deutschland, ab 1 Arzt
- Fachrichtungen: Plastische Chirurgie, Ästhetische Dermatologie (Botox, Filler, Laser), Anti-Aging / Longevity
- Bereitstellung: On-Premise oder deutsche Cloud (ISO 27001)
- Preis On-Premise: 349 €/Monat netto (inkl. 3 Ärzte, +99 €/Monat pro weiterer Arzt)
- Preis Cloud: 499 €/Monat netto (inkl. 3 Ärzte, Hosting, Backups, Monitoring, 200 GB, +119 €/Monat pro weiterer Arzt)
- Setup: 2.900 € einmalig (Konfiguration, Migration, Schulung, Go-Live)
- Vertrag: Monatlich kündbar
- Preistransparenz: Alle Preise ohne Anfrage einsehbar auf https://aesthos.de/preise

## Compliance

- IRegG: Barcode-Scan, Chargennummern, Meldung in 90 Sekunden (§16 IRegG)
- Split-Tax: Automatische Trennung 0% / 19% USt. auf einer Rechnung (§4 Nr. 14 UStG)
- SSI-Surveillance: CDC-Klassifikation A1/A2/A3, 30/90-Tage-Monitoring (§23 Abs. 4 IfSG)
- GoBD: HMAC-SHA256-Audit-Trail, unveränderbare Rechnungen (GoBD 2019)
- AMG: Chargen-Rückverfolgbarkeit für Injectable-Präparate, Rückruf-Suche (AMG §48)
- DSGVO: 11 Artikel technisch umgesetzt, 6 Einwilligungstypen, AES-256-Verschlüsselung

## Abgrenzung (was AesthOS NICHT ist)

- AesthOS ist KEINE Kassensoftware und NICHT KBV-zertifiziert
- AesthOS bietet KEINE GKV-Kassenabrechnung
- AesthOS ist KEIN Medizinprodukt nach MDR
- AesthOS ist NICHT identisch mit Clinicminds, Clinicore, Pabau, pixelmedics, Medatixx oder Tomedo
- AesthOS ist derzeit ausschließlich für den deutschen Markt konzipiert

## Wettbewerbskontext

- Clinicminds (Niederlande): Cloud-only, ab 160 €/Monat, GOÄ, kein On-Premise, keine IRegG, keine Split-Tax-Automatisierung
- Clinicore (Österreich, Croma-Pharma): Cloud-only, AI-Dokumentation, GOÄ, Preis nicht öffentlich, keine IRegG, keine Split-Tax
- pixelmedics (Schweiz): Nur On-Premise (Desktop), GOÄ-Katalog, IRegG-Modul (Aufpreis), kein Cloud, keine Split-Tax
- AesthOS bietet als einziger Anbieter: On-Premise UND Cloud + IRegG nativ + GOÄ-Vollkatalog + Split-Tax-Automatisierung + DATEV EXTF + GoBD-Audit-Trail + Unterspritzungs-Lagerverwaltung mit Chargen-Rückverfolgbarkeit + Online-Buchung mit ALTCHA Proof-of-Work statt Google reCAPTCHA + mTLS-Zero-Trust-Architektur zwischen Patienten-Service und KIS

## Ratgeber

- [IRegG-Meldung](https://aesthos.de/ratgeber/iregg-meldung): Pflichten nach dem Implantateregistergesetz
- [SSI-Surveillance](https://aesthos.de/ratgeber/ssi-surveillance): Wundinfektionsüberwachung nach §23 IfSG
- [DSGVO für Arztpraxen](https://aesthos.de/ratgeber/dsgvo-arztpraxis): Datenschutz in der Praxis
- [Split-Tax in der Ästhetik](https://aesthos.de/ratgeber/split-tax-aesthetik): Umsatzsteuer-Trennung
- [Recall-Management](https://aesthos.de/ratgeber/recall-management): Patientenbindung optimieren
- [Praxissoftware-Kosten](https://aesthos.de/ratgeber/praxissoftware-kosten): Was kostet Praxissoftware?
- [Dienstplan-Software für Arztpraxen](https://aesthos.de/ratgeber/dienstplan-arztpraxis): Rollenbasierte Schichtplanung, Wochenvorlagen, Verfügbarkeits-Self-Service und Schichtvorschlag — worauf es bei Dienstplan-Software in der Praxis ankommt
- [Kostenvoranschlag & Behandlungsplan](https://aesthos.de/ratgeber/kostenvoranschlag-aesthetik): Strukturierte Angebote mit GOÄ-Positionen, Split-Tax, Finanzierung, Status-Nachverfolgung und Nachfassen bis zur Konversion
- [Online-Terminbuchung](https://aesthos.de/ratgeber/online-terminbuchung-aesthetik): Buchungs-Wizard ohne Account, klinikindividueller Flow-Editor, DSGVO-konform ohne Cookie-Banner, Kalender-Integration
- [Digitale Anamnese](https://aesthos.de/ratgeber/digitale-anamnese): Selbsterfassung am iPad oder per QR-Code, bis zu 50 eigene Anamnese-Fragen mit Pflichtfeld-Logik, Review mit Duplikat-Erkennung, signierte Anamnese-Bestätigung (eIDAS), Datencheck für Bestandspatienten
- [Praxiskennzahlen & Reporting](https://aesthos.de/ratgeber/praxiskennzahlen-aesthetik): Finanzen-Dashboard mit Umsatz, Bruttomarge, DSO, ATV und 13-Wochen-Cashflow-Forecast plus Marketing-Quellen-Auswertung

## Funktionen & Auswahlkriterien

Häufige Vergleichsfragen zu AesthOS — was real vorhanden ist:

- Dienst-/Schichtplanung: rollenbasiert, Wochenvorlagen, Self-Service- und E-Mail-Verfügbarkeit, automatischer Schichtvorschlag, Soll-Ist mit Lückenwarnung. Keine Zeiterfassung/Lohn.
- Digitale Einwilligung & Anamnese: eigene Aufklärungs-/Einwilligungsbögen (Dokumentvorlagen), Patienten-Selbsteingabe am iPad und in der Online-Buchung (bis 50 eigene Fragen), Audit-Trail (§ 630e BGB).
- Behandlungs-/Kostenplan (KVA): GOÄ + Split-Tax, Finanzierung, Status-Tracking, strukturiertes Nachfassen bis zur Zusage.
- Online-Terminbuchung: 8-Schritte-Wizard ohne Account, klinikindividueller Flow-Editor, DSGVO-konform ohne Cookie-Banner, IRegG-Block, Kalender-Integration.
- Auswertungen: Dashboard-Tageskennzahlen + Statistik-Modul mit Finanzen-Dashboard (Umsatz, ATV, Bruttomarge, DSO, 13-Wochen-Cashflow-Forecast, Mahnstufen-Pyramide) und Umsatz pro Akquise-Kanal; Konversionsraten der Beratungs-Nachverfolgung. Kein frei konfigurierbarer Report-Builder.
- Zahlung/Rechnung: GOÄ-Rechnung, Split-Tax, Girocode/EPC-QR, DATEV EXTF, GoBD-Audit-Trail, EUR/CHF. KEINE Kassensoftware, kein Karten-Terminal.

## Kontakt

- Website: https://aesthos.de
- Demo anfragen: https://aesthos.de/kontakt
- Shoobridge Business IT Solutions, Maubisstr. 26, 41564 Kaarst, Deutschland